Címjegyzéke áthelyezése a Gmailből vagy az Outlookból a webmailbe
Ha a Gmailről vagy az Outlookról WebOké postafiókra vált, a névjegyei nem kerülnek át automatikusan. Akkor sem, ha a leveleit átköltöztetjük: a címjegyzék nem a postafiókban található, hanem egy külön listában. Egy fájl segítségével viheti át. Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan teheti ezt meg, és hogyan kerülheti el a duplikátumokat és a csoportok elvesztését.
1. lépés: exportálás a korábbi programból
A névjegyekhez kétféle fájltípus létezik:
- vCard (.vcf): névjegykártyákat tartalmazó fájl. Minden adatnak rögzített neve van, például
FNa névhez ésEMAILa címhez. A csoportok aCATEGORIESsorban szerepelnek. - CSV: szöveges táblázat, adatonként egy oszloppal. Az oszlopok elnevezésére nincs rögzített szabály, ezért a webmailnek hozzá kell rendelnie őket a saját mezőihez.
Ha választhat, a vCard formátumot válassza. A Google Névjegyek, az Outlook és az Apple Névjegyek egyaránt képes vCard vagy CSV formátumban exportálni. A lépéseket a Google a Névjegyek exportálása, biztonsági mentése vagy visszaállítása oldalon, a Microsoft pedig a Névjegyek importálása vagy exportálása az Outlookban .csv-fájl használatával oldalon ismerteti.
2. lépés: importálás a webmailbe
- Jelentkezzen be a webmailbe, és kattintson a menüben a Címjegyzék elemre.
- Kattintson felül az Importálás gombra.
- Válassza ki a fájlt az Importálás fájlból résznél.
- A Csoporttagságok importálása résznél adja meg, mi történjen a fájlban szereplő csoportokkal (lásd alább).
- A A teljes címjegyzék cseréje opciót hagyja kikapcsolva.
- Kattintson az Importálás gombra.
A folyamat végén láthatja, hány névjegy importálása sikerült, és hányat hagyott ki a rendszer.
| Csoporttagságok importálása | Mi történik |
|---|---|
| Nincs | Csak a névjegyek kerülnek be, csoportok nélkül |
| Mind (szükség esetén csoportok létrehozása) | A fájl minden csoportja bekerül; a hiányzó csoportokat a webmail létrehozza |
| Csak a meglévő csoportokhoz | Csak a már meglévő csoportjai töltődnek fel |
CSV-fájl esetén: mezők hozzárendelése
CSV-fájl importálásakor a webmail megmutatja, melyik oszlop melyik mezőhöz tartozik, és megkérdezi, helyes-e a hozzárendelés. Ezt alaposan ellenőrizze:
- Az e-mail-címet tartalmazó oszlop az e-mail mezőhöz van rendelve? Klasszikus hiba, hogy a munkahelyi címet tartalmazó oszlop nincs hozzárendelve. Ilyenkor száz névjegyet kap e-mail-cím nélkül.
- A szükségtelen oszlopokat állítsa Nem hozzárendelt mező (nem importálandó) értékre.
- Ha az első sor az oszlopok neveit tartalmazza, válassza Az első sor (fejlécek) kihagyása opciót.
Ha az importálás után furcsa karaktereket lát, például „Müller” a „Müller” helyett, akkor a fájl nem UTF-8 kódolással lett mentve. Mentse el újra a táblázatkezelőben UTF-8 kódolású CSV-fájlként, és importálja ismét. Ha minden adat egyetlen oszlopba kerül, a webmail rosszul ismerte fel az elválasztó karaktert: a holland vagy magyar területi beállítású táblázatkezelők gyakran pontosvesszőt használnak vessző helyett.
Duplikátumok
Ha már létezik azonos e-mail-címmel és azonos névvel rendelkező névjegy, a webmail az importáláskor kihagyja. Ha tehát véletlenül kétszer importálja ugyanazt a fájlt, nem történik baj. Ha a név eltérően van írva, például „Sanne de Vries” és „S. de Vries”, a személy kétszer kerül be. Ha két forrásból importál, utána keressen rá néhány névre, és törölje a duplikátumokat.
Exportálás biztonsági mentésként
A levelei a szerveren vannak, a címjegyzékét azonban egyetlen rossz kattintással törölheti. Ezért időnként készítsen exportot:
- Lépjen a Címjegyzék menüpontra.
- Kattintson az Exportálás melletti nyílra, és válassza az Összes exportálása lehetőséget. A Kijelöltek exportálása lehetőséggel csak a kijelölt névjegyeket menti.
Egyetlen .vcf-fájlt kap. A csoportok CATEGORIES formában szerepelnek benne, így egy újabb importáláskor ismét átkerülnek. Egy ilyen fájl személyes adatokat tartalmaz: tárolja biztonságos helyen, és ne hagyja szanaszét a Letöltések mappában.
Jó tudni
- A telefonja egy másik címjegyzék. A telefonján lévő névjegyek és a webmail címjegyzéke két külön lista. A webmail nem szinkronizál a telefonjával; a névjegyeket exportálással és importálással viheti át.
- Összegyűjtött címzettek. A Személyes címjegyzék mellett a webmail automatikusan megjegyez minden címet, amelyre levelet küld, az Összegyűjtött címzettek listában. Az importált névjegyek a személyes címjegyzékbe kerülnek.
- Névjegykártya egy levélben. Ha mellékletként .vcf-fájlt kap, a webmail egy gombot jelenít meg, amellyel azonnal hozzáadhatja a címjegyzékéhez.
A lépéseket képernyőképekkel a Roundcube-útmutató Névjegyek importálása és exportálása, valamint Csoportok létrehozása című részében találja.