A Bcc használata és az adatvédelem: levélküldés olyan csoportnak, amelynek tagjai nem ismerik egymást
Ha egyszerre ír ügyfeleinek, tagjainak vagy egy sportegyesület szülőinek, valószínűleg nem szeretné, hogy mindenki lássa a többiek e-mail-címét. Erre szolgál a Bcc mező. Ebből a cikkből megtudhatja, mikor érdemes a Címzett, a Cc vagy a Bcc mezőt használni, miért lehet a látható címekből adatvédelmi incidens, és hogyan küldhet biztonságosan levelet egy csoportnak a webmailben.
Címzett, Cc és Bcc
| Mező | Kinek szól? | Ki látja a címet? |
|---|---|---|
| Címzett | Annak, akinek teendője van, vagy akitől választ vár | Minden címzett |
| Cc (carbon copy, másolat) | Annak, aki olvassa a levelet, de nincs teendője | Minden címzett |
| Bcc (blind carbon copy, titkos másolat) | Annak, aki olyan másolatot kap, amelyről a többiek nem tudhatnak | Senki, a többi Bcc-címzett sem |
A Bcc azért működik, mert a levelezőszerver a „boríték” címeire kézbesít, nem arra, ami magában az üzenetben szerepel. A Bcc mezőbe írt cím rákerül a borítékra, de a Bcc fejléc nem kerül bele abba az üzenetbe, amelyet a többiek megkapnak.
A látható címek adatvédelmi incidenst jelenthetnek
Egy természetes személy e-mail-címe, például a sanne@example.com, személyes adatnak minősül. Ha egyetlen levelet küld negyven ügyfélnek a Címzett vagy a Cc mezőben, minden ügyfél megkapja a másik harminckilenc címét. Ehhez ők soha nem járultak hozzá.
A GDPR ezt adatvédelmi incidensnek nevezi (4. cikk 12. pont): a biztonság olyan sérülése, amely többek között a személyes adatok jogosulatlan közléséhez vezet. Közérthetően: adatszivárgás. Az, hogy be kell-e jelentenie a felügyeleti hatóságnak (Hollandiában az Autoriteit Persoonsgegevens), az érintett személyekre jelentett kockázattól függ (33. cikk). Egy virágbolt negyven ügyfelének címe más eset, mint egy adósságproblémákkal foglalkozó beszélgetőcsoport negyven résztvevőjének címe. Utóbbinál már maga az a tény is érzékeny információ, hogy valaki szerepel a listán. Ha bizonytalan, rögzítse az esetet, és járjon utána, szükséges-e a bejelentés. Ez nem minősül jogi tanácsadásnak.
Így küldhet biztonságosan levelet egy csoportnak
- Kattintson a webmailben az Új üzenet gombra.
- A Címzett mezőbe írja be a saját címét. Így a levélnek lesz rendes címzettje, és Ön is kap belőle egy példányt.
- Kattintson a Címzett mezőtől jobbra lévő plusz jelre, és válassza a Bcc lehetőséget.
- Írja be az összes többi címet a Bcc mezőbe.
- Mielőtt a Küldés gombra kattint, ellenőrizze még egyszer, hogy nem szerepel-e a Címzett vagy a Cc mezőben olyan cím, amely nem oda való.
Csoport a címjegyzékből
Létrehozott már egy csoportot a címjegyzékében, például Beszállítók vagy Tagok néven? Ilyenkor írja be a csoport nevét a mezőbe, vagy válassza ki a mező melletti, emberkéket ábrázoló gombbal. A webmail ekkor a csoport összes címét abba a mezőbe teszi, ahol a csoportot kiválasztotta. Ha a csoportot a Címzett mezőben választja ki, a csoport minden tagja látja az összes többi címet. Az egymást nem ismerő emberekből álló csoportot ezért mindig a Bcc mezőben válassza ki. A csoport létrehozásának módját a Csoportok létrehozása című cikk ismerteti.
Sok címzett: a napi korlát és a hírlevélszolgáltatás
A postafiók személyes levelezésre készült, nem hírlevelek küldésére. Naponta korlátozott számú levelet küldhet, és ez a korlát a teljes csomagjára együttesen vonatkozik: az összes postafiókra, a webmailre és a weboldalára. Minden címzett beleszámít, a Bcc mezőben szereplők is. Egy üzenet kétszáz Bcc-címmel tehát kétszáz levélnek számít. Olvassa el a Levélküldési korlát című cikket.
Ha rendszeresen szeretne nagy csoportot elérni, használjon hírlevélszolgáltatást. Ez gondoskodik a leiratkozásról és a rendezett listáról. A címjegyzék csoportjaiban nincs leiratkozás gomb: ha valaki azt kéri, hogy ne kapjon több levelet, Önnek kell eltávolítania őt a csoportból. Erről bővebben az E-mail rendben című tanfolyam Hozzájárulás, leiratkozás és tiszta lista című leckéjében olvashat.
Mégis véletlenül láthatóvá váltak a címek?
Az elküldött levelet nem lehet visszahívni. Rögzítse, mi történt: melyik levélről van szó, mikor és kinek küldte. Ezután mérlegelje, hogy be kell-e jelentenie az esetet. Hogy mi számít adatvédelmi incidensnek és hogyan működik a bejelentési kötelezettség, azt a Biztonságosan online című tanfolyam Adatvédelmi incidensek és a bejelentési kötelezettség című leckéjében olvashatja.
A webmailben elvégzendő lépéseket a Roundcube-útmutató Új üzenet írása című része is tartalmazza. A GDPR szövegét az EUR-Lex oldalon találja.