Modul 7 · 7.3
Biztonságos megosztás és együttműködés
Modul 7: Hozzáférés, beszállítók és felhő · Olvasási idő: 10 perc
Tanulási cél: E lecke után minden helyzethez ki tudja választani a legbiztonságosabb megosztási módot: belső megosztás egy fiókkal, személyes megosztás, vagy nyilvános link jelszóval, lejárati dátummal és letöltési korláttal, és tudni fogja, mit jobb nem e mailben elküldeni.
Kulcsfogalmak: megosztási link, nyilvános link, lejárati dátum, jelszó a linken, letöltési korlát, fájlbekérés, titkosított küldés, minimális adat
A megosztás az új melléklet
Korábban egy dokumentumot e mail mellékleteként küldött el. Manapság egyre inkább egy linket oszt meg a felhőtárhelyen lévő fájlra. Ennek nagy előnyei vannak: nincsenek szerteszét kóborló másolatok, mindig a legfrissebb verzió érhető el, akár nagy fájlok esetén is, és a hozzáférést később vissza is vonhatja. Egy egyszer elküldött mellékletet viszont soha többé nem tud visszahívni.
Egy linknek azonban megvan a maga kockázata is. Egy nyilvános link bárki számára működik, aki rendelkezik vele. Ha továbbküldik, bemásolják egy csoportos alkalmazásba, vagy egy feltört postaládába kerül, akkor az is hozzáférhet. Egy jelszó vagy végdátum nélküli link, amelyet három évvel ezelőtt egy munkához hoztak létre, gyakran még mindig működik.
Háromféle megosztás
Szinte minden felhőtárhely háromféle megosztást ismer. Mindig a legszűkebb lehetőséget válassza, amelyik megfelel.
| Mód | Ki férhet hozzá | Mikor használja |
|---|---|---|
| Belső megosztás egy fiókkal rendelkező kollégával | Csak az adott személy, saját fiókkal és 2FA-val történő bejelentkezés után | Együttműködés a vállalkozáson belül |
| Személyes megosztás e mail cím alapján | Csak az adott személyes link címzettje, személyenként visszavonható | Egy ügyfél vagy könyvelő, akinek nincs fiókja |
| Nyilvános link | Bárki, aki rendelkezik a linkkel | Valami, amit széles körben lehet megosztani, vagy ha a másik két mód nem működik |
A belső megosztás a legbiztonságosabb: nincs olyan link, amely kiszivároghatna, és ha a kolléga távozik és a fiókját letiltják (7.1. lecke), a hozzáférés azonnal megszűnik. Személyes megosztás esetén minden címzett saját linket kap, így személyenként láthatja, kivel oszt meg valamit, és személyenként állíthatja le a hozzáférést.
Egy link beállításai
Ha mégis nyilvános linkre van szükség, azt tudatosan állítsa be. A legtöbb szolgáltatás a következő lehetőségeket kínálja:
- Jogosultságok: csak megtekintés, vagy szerkesztés is. Alapértelmezésként válassza a csak megtekintést. Ez elegendő, ha valakinek csak bele kell néznie.
- Jelszó a linken: aki megnyitja a linket, annak előbb meg kell adnia egy jelszót. Ezt a jelszót másik csatornán küldje el, mint a linket: a linket e mailben, a jelszót sms-ben vagy telefonon. Aki csak az e mailt szerzi meg, annak így semmi haszna belőle.
- Lejárati dátum: ez után a dátum után a link már nem működik. Így nem kell arra gondolnia, hogy el kell távolítania.
- Letöltési korlát: a link bizonyos számú letöltés után leáll.
- Letöltés elrejtése: a címzett nem lát letöltés gombot. Ez nem jelent valódi védelmet: amit valaki láthat, azt rögzíteni is tudja, akár egy képernyőfotóval.
- Címke vagy név a linkhez, hogy később tudja, mire szolgált.
Ezen felül magát a fájlt ossza meg, ne a körülötte lévő mappát, hacsak a másik fél valóban nem láthatja az adott mappa teljes tartalmát. Egy linket a "Ügyfelek 2026" mappára egyetlen árajánlat miatt megosztani klasszikus adatszivárgási hiba.
Fájlbekérés
Ha egy ügyfélnek vagy beszállítónak valamit Önnek kell eljuttatnia, használjon fájlbekérést (feltöltési linknek vagy "csak letétel" funkciónak is nevezik). A másik fél fel tud tölteni fájlokat, de nem látja, mi van már a mappában. Adjon minden ügyfélnek saját mappát és saját bekérést, jelszóval és végdátummal. Így az A ügyfél soha nem láthatja a B ügyfél anyagait, és Ön azonnal tudja, kitől érkezett mi.
Mit ne küldjön sima e mailben
Egy sima e mail olyan, mint egy képeslap, amely néhány postahivatalon halad át. A levelezőszerverek közötti kapcsolat gyakran titkosított, de a levél utána olvasható formában marad a feladó és a címzett postaládájában, sokszor évekig, és egy elgépelt cím máris elegendő egy adatszivárgáshoz (8.2. lecke).
Ezért sima mellékletként ne küldjön:
- útlevelek vagy személyazonosító okmányok másolatait;
- egészségügyi vagy egészséggel kapcsolatos adatokat;
- fizetési jegyzékeket, bérkimutatásokat és személyazonosító adatokat (adóazonosító jel, TAJ szám);
- jelszavakat és helyreállító kódokat (ezek egy jelszókezelőbe valók, adott esetben egy megosztott széfen keresztül, lásd a 2.2. leckét).
Ehelyett használjon jelszóval és lejárati dátummal ellátott megosztást a saját tárhelyéről, vagy egy olyan szolgáltatást, amely titkosított küldést támogat, amelynél csak a címzett tudja megnyitni az üzenetet. Többféle megoldás létezik: a levelezőprogramba vagy levelezőcsomagba beépített titkosítás, egy biztonságos üzenetküldő szolgáltatás, vagy egy önálló szolgáltatás fájlok titkosított küldésére.
Minimális adat
A legjobb védelem egy szivárgás ellen az, ha olyan adatot nem oszt meg, amelyre nincs is szükség. Minden megosztásnál tegye fel a kérdést: valóban szüksége van erre a másik félnek? Egy könyvelőnek a számláira van szüksége, nem a teljes ügyféladatbázisára. Egy bérbeadó azt akarja tudni, hogy valaki létezik, de nem mindig van szüksége a személyazonosító okmány másolatára. Ha mégis szükséges egy igazolvány másolata, akkor eltakarhatja a személyazonosító adatokat és az arcképet, és vízjelet helyezhet el a céllal és a dátummal. Erre ingyenes alkalmazások is léteznek, amelyekkel a másolaton elrejthetők az érzékeny adatok és feltüntethető a felhasználás célja.
Rendrakás
A linkek felhalmozódnak. Sok szolgáltatás áttekintést ad mindarról, amit megosztott. Negyedévente nézze át ezeket:
- Állítsa le azokat a lejárati dátum nélküli nyilvános linkeket, amelyekre már nincs szükség.
- Ellenőrizze, hogy külső személyeknek van e még hozzáférésük egy lezárt munka mappáihoz.
- Ahol lehet, állítson be alapértelmezett lejárati dátumot az új linkekhez.
A gyakorlatban: így néz ki
A példakörnyezetben, a Nextcloudban egy fájl Megosztás fülén keresztül hozhat létre nyilvános linket. A Módosít link alatt találja a jogosultságokat (Csak megtekintés vagy Szerkesztés engedélyezése), a Speciális beállítások alatt pedig a jelszót, a lejárati dátumot, a Letöltés elrejtése opciót, egy megjegyzést a címzett számára, valamint a Letöltések korlátozása funkciót. A Megosztás leállítása paranccsal azonnal visszavonhatja a linket. Ha e mail címen keresztül oszt meg valamit, a Nextcloud minden címzettnek saját linket küld, amelyet személyenként vissza tud vonni. Beérkező anyagokhoz ott van a fájlbekérés, saját mappával minden ügyfélhez, jelszóval és végdátummal. Az Euro-Office-ban ugyanilyen linkeken keresztül oszthat meg dokumentumokat; a kézikönyv azt javasolja, hogy szerkesztési jogosultságot csak akkor adjon, ha arra valóban szükség van. Más felhőtárhelyek hasonlóan működnek, bár a gombok elnevezése eltérő lehet, és néhány lehetőség (például a letöltési korlát) nem mindenhol érhető el.
Összefoglalás
- Válassza a legszűkebb megosztási módot, amely még megfelel: belső, személyes, és csak legutolsó esetben nyilvános link.
- Egy nyilvános link bárki számára működik, aki rendelkezik vele; lássa el jelszóval (másik csatornán küldve), lejárati dátummal és csak olvasási joggal.
- A fájlt ossza meg, ne a mappát; használjon fájlbekérést, ha valakinek anyagot kell eljuttatnia Önhöz.
- Érzékeny adatokat ne küldjön sima mellékletként, és csak azt ossza meg, amire a másik félnek valóban szüksége van.
- Rendszeresen takarítsa el a régi linkeket és a külső hozzáféréseket.
Kvíz
Feladat
A7.3 feladat: Értékelje a megosztási linket. Egy sor helyzetet kap egy megosztási link beállításaival: mit osztanak meg, kivel, milyen jogosultságokkal, van e rajta jelszó és lejárati dátum, és hogyan küldik el a jelszót. Értékelje helyzetenként, hogy rendben van e, lehetne e jobb, vagy nem így kellene legyen, és válassza ki a legfontosabb javítást. A program ellenőrzi a válaszát, és helyzetenként magyarázatot ad.
További olvasnivaló
A WebOké cikkekben szereplő lépések a WebOké környezetére vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.
- Nextcloud kézikönyv 5.2: Nyilvános hivatkozás létrehozása: megtekintés, szerkesztés, jelszó, lejárati idő és letöltési korlát
- Nextcloud kézikönyv 5.4: Megosztás e-mailben valakivel, akinek nincs fiókja
- Nextcloud kézikönyv 16.5: Egy ügyféllel fájlokat beküldetni jelszóval és lejárati dátummal védett fájlkéréssel
- Euro-Office útmutató 9.3: Jelszó és lejárati idő beállítása hivatkozáson
- Euro-Office útmutató 9.5: Megosztás a szervezeten kívüli személyekkel