Mappák a postafiókjában: Beérkezett üzenetek, Elküldött üzenetek, Piszkozatok, Kuka, Levélszemét és Archívum

A postafiókjában mindig van néhány állandó mappa: Beérkezett üzenetek, Elküldött, Piszkozatok, Kuka, Levélszemét és gyakran Archívum is. A telefonján ezek néha más néven jelennek meg, mint a számítógépén, és előfordul, hogy egy mappát kétszer lát. Ebben a cikkben bemutatjuk, honnan tudják a levelezőprogramok, melyik mappa mire szolgál, hogyan működik ez a WebOké rendszerében, és hogyan oldhatja meg a leggyakoribb problémákat.

A szabvány: speciális mappák állandó címkével

A levelezőprogramja IMAP-on keresztül kommunikál a levelezőszerverünkkel. Az állandó mappákra egy világszerte elfogadott megállapodás létezik, a SPECIAL-USE IMAP-bővítmény (RFC 6154). A szerver minden állandó mappához egy címkét rendel, amely jelzi, mire szolgál a mappa:

A Beérkezett üzenetek mappának nincs szüksége címkére: IMAP-ban mindig INBOX a neve. A \All és a \Flagged nem valódi mappák, hanem áttekintő nézetek, mint például a Gmail „Összes levél” nézete. Ha a megjelölt leveleket egy helyen szeretné látni, ezt a levelezőprogramja maga oldja meg, például egy intelligens mappával.

A szabványt követő levelezőprogram a címkét nézi, nem a nevet. Ezután a mappát az Ön nyelvén jeleníti meg. Ezért látja iPhone-on, Outlookban és a webmailben Levélszemét néven, a Gmail-alkalmazásban pedig Spam néven, miközben a szerveren ez egy és ugyanaz a Junk mappa. Amit ebben a mappában tesz, az tehát mindenhol megjelenik.

Melyik programban milyen nevet lát?

Az alábbi nevek a programok magyar nyelvű változataiban szereplő nevek. Változatonként kissé eltérhetnek.

A klasszikus Outlook nem mindig követi a szabványt. Ilyenkor saját maga is létrehozhat további mappákat, például Levélszemét vagy Törölt elemek néven, a szerveren már meglévő mappák mellé. Hogy ezt hogyan oldhatja meg, azt lentebb olvashatja.

A mappák egyenként

Beérkezett üzenetek. Ide érkezik minden új levél, kivéve a spamet és azokat a leveleket, amelyeket saját szűrővel egy másik mappába irányít. Ez az egyetlen mappa, amelyet POP3-mal is letölt a program.

Elküldött. Amikor levelet küld, a levelezőprogramja egy másolatot ment a szerveren lévő Sent mappába. Így az elküldött leveleit a telefonján és a webmailben is látja. A legtöbb programban beállíthatja, hogy mentse-e a program ezt a másolatot, és ha igen, hova. Mindig a szerveren lévő mappát válassza, ne a saját számítógépén lévő mappát.

Piszkozatok. A még el nem küldött levél a Drafts mappába kerül. Így elkezdheti a számítógépén, és befejezheti a telefonján.

Kuka. Ha töröl egy levelet, a levelezőprogramja áthelyezi a Trash mappába. Csak a kuka ürítésekor törlődik véglegesen. Addig beleszámít a postafiókja tárhelyébe.

Levélszemét (Junk). Ide kerül a szerverünk által felismert spam. Ebbe a mappába helyezheti Ön is a spamet. Hogy hogyan működik a spamszűrő, és mennyire szigorú, azt a Hogyan szűri ki a WebOké a spamet? című cikkben olvashatja.

Archívum. Az Archiválás gombbal törlés nélkül eltávolíthatja a leveleket a Beérkezett üzenetek mappából. A mappa a szerveren található, így a leveleket minden eszközén megtalálja. A tárhelyébe viszont beleszámítanak. Ha a régi leveleket éppen a szerverről szeretné eltávolítani, olvassa el a Levelek helyi mentése a levelezőszerver tárhelyének megtakarításához című cikket.

Így működik a WebOkénál

• Minden állandó mappa a szabványt követi. A Sent, Drafts, Trash és Junk minden postafiókban megtalálható, és mindig látható. Az Archive mappát a levelezőprogramja hozza létre, amikor először archivál valamit.
• A spam a Junk mappába kerül. A szerver által kiszűrt spam ugyanabba a mappába kerül, ahová Ön a spamet jelöli. A Beérkezett üzenetek alatt már nincs külön spammappa.
• A spamszűrő Öntől tanul. Ha egy üzenetet a Junk mappába húz, vagy a levélszemét gombot használja, a szűrő megtanulja, hogy az spam. Ha egy jó üzenetet a Junk mappából visszahúz a Beérkezett üzenetek közé, a szűrő megtanulja, hogy az nem spam. További tippek: Hogyan taníthatja a spamszűrőt?
• A webmail ugyanazokat a mappákat használja. Amit a webmailben lát, pontosan az található a szerveren. Lásd: A webmail megnyitása, és mi a teendő, ha nem sikerül a bejelentkezés.
• IMAP-ot használjon, ne POP3-at. POP3 esetén a programja csak a Beérkezett üzenetek mappát tölti le. Így nem látja a Junk mappát, a más eszközökről elküldött leveleket és a többi mappát sem. Olvassa el: IMAP vagy POP3: mi a különbség?

Mappák megjelenítése vagy elrejtése: feliratkozás

A levelezőprogram csak azokat a mappákat mutatja, amelyekre Ön feliratkozott. Az a mappa, amelyre nem iratkozott fel, ugyanúgy létezik, benne az összes levéllel, de nem jelenik meg a mappalistájában. Ha egy mappát a webmailben lát, a programjában viszont nem, vagy fordítva, szinte mindig ez az oka.

• Webmail: Beállítások, Mappák, majd a mappa melletti kapcsoló.
• Thunderbird: jobb kattintás az e-mail-címére, Feliratkozás.
• Klasszikus Outlook: jobb kattintás az e-mail-címére, IMAP-mappák.

A Junk és a többi állandó mappa bekapcsolásával nincs teendője: ezek minden postafióknál mindig láthatók.

Gyakori problémák

Két mappám van az elküldött levelekhez, például Elküldött és Elküldött elemek. Ilyenkor valamelyik programja a Sent helyett saját mappát használ. Minden programban állítsa az elküldött levelek mappáját a címkével ellátott mappára, húzza át a leveleket a felesleges mappából, majd törölje az üres felesleges mappát. Ugyanez érvényes a Kuka és a Törölt elemek mappára is. Ha a szerveren olyan mappák is vannak, mint a Sent Messages vagy a Sent Items, például egy régi eszközről, szerverünk ezeknek is a \Sent címkét adja. Ilyenkor válasszon ki egyet, lehetőleg a Sent mappát.

A klasszikus Outlook saját Levélszemét mappát hoz létre. Az Outlooknak saját spamszűrője van, a miénktől függetlenül. Kapcsolja ki, így minden spam egy helyen marad: kattintson a Kezdőlap, Levélszemét, Levélszemét-beállítások menüpontra, és válassza a Nincs automatikus szűrés lehetőséget. Ezután helyezze át a Levélszemét mappa tartalmát a Junk mappába, és törölje az üres mappát, ha az Outlook ezt engedi.

A klasszikus Outlook nem a szerveren tárolja az elküldött vagy törölt leveleket. Nyissa meg a Fájl, Fiókbeállítások menüt, válassza ki a címét, és kattintson a Módosítás, majd a További beállítások gombra. Ott, ha az Ön verziója felkínálja, válassza ki az elküldött és a törölt elemekhez a szerveren lévő mappát (Sent és Trash). A gyökérmappa elérési útjának mezőjét hagyja üresen. Ha ez nem sikerül, törölje a fiókot, és adja hozzá újra IMAP-fiókként. Lásd: Outlook Windowshoz (új és klasszikus).

Az elküldött leveleim nem jelennek meg a telefonomon vagy a webmailben. Először ellenőrizze, hogy IMAP-ot használ-e. POP3 esetén az elküldött levél csak azon az eszközön található meg, amelyről elküldte. Ha IMAP-ot használ, nézze meg a programjában, melyik mappát használja az elküldött levelekhez. Thunderbirdben ez a Fiókbeállítások, Másolatok és mappák menüpontban található. iPhone-on nyissa meg a fiókját, majd a Haladó menüt, és a postafiókok viselkedésénél válassza a szerveren lévő mappákat. Lásd még: Thunderbird és iPhone és iPad.

Nem látom a spamet. Ellenőrizze, hogy IMAP-ot használ-e, és nézze meg azt a mappát, amelyet a programja Levélszemét vagy Spam néven mutat. Azt, hogy mennyire szigorú a szűrő, és hogy a nagyon magas pontszámú spam azonnal törlődjön-e, a SpamAssassin beállítása részben állíthatja be.

Meddig őrződik meg a Kuka és a spam tartalma?

Szerverünk semmit sem töröl automatikusan a Kukából vagy a Junk mappából. A levelek addig maradnak ott, amíg Ön vagy a levelezőprogramja ki nem üríti a mappát, és addig beleszámítanak a postafiók tárhelyébe. Ezért időnként ürítse ki mindkét mappát. Azt, hogy mennyire telhet meg a postafiókja, itt olvashatja el: Tárhely postafiókonként, és mi történik, ha megtelik.

Ha szeretné, hogy ez magától történjen, állítsa be a levelezőprogramjában. iPhone-on a fiókjánál a Haladó menüben választhatja ki, mennyi idő után törlődjenek a törölt üzenetek. Thunderbirdben a Kiszolgáló beállításai alatt kapcsolhatja be a Kuka ürítését kilépéskor. A régi leveleket egyszerre a DirectAdminban is eltávolíthatja: olvassa el a Postafiók tisztítása helyfelszabadításhoz a DirectAdminban című cikket.

Átállás a WebOkéra vagy költözés

Ha a leveleit az e-mail-költöztető eszközzel vagy az IMAPSync segítségével a DirectAdminban költözteti, az összes mappája átkerül, azzal a névvel, amellyel a korábbi szolgáltatójánál szerepelt. Emiatt a költözés után néha a Sent és a Trash mellett egy Elküldött elemek vagy Törölt elemek mappa is megjelenik. Ez nem probléma: semmi sem vész el. Ha mindent egy helyen szeretne látni, húzza át a leveleket az állandó mappába, majd törölje az üres régi mappát. Állítsa be újra az eszközeit is, hogy szerverünk állandó mappáit használják.