Outlook: új és klasszikus

Modul 2: A postafiókja beállítása · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: Ennek a leckének a végén Ön be tudja állítani egy IMAP-postafiókot az új és a klasszikus Outlookban Windows alatt, valamint az Outlook for Mac alkalmazásban, és tudja, mi a különbség abban, hogy hová kerül a levelezése és a jelszava.

Kulcsfogalmak: új Outlook, klasszikus Outlook, Outlook for Mac, Outlook-alkalmazás telefonon, szinkronizálás a Microsoft Clouddal, IMAP, Exchange, .ost- és .pst-fájl, kézi beállítás

Két program, ugyanaz a név

Az "Outlook" manapság gyűjtőfogalom. Egy Windows-számítógépen két egészen különböző programmal is találkozhat:

A régi Windows-alkalmazásokat, a Mail-t és a Naptár-t 2024 vége óta nem támogatják; aki ezeket használta, automatikusan az új Outlookhoz kerül. Emiatt sok ember anélkül használja az új Outlookot, hogy ezt tudatosan választotta volna.

Mit jelent a "Microsoft felhőjén keresztül"

Ez a legfontosabb különbség, és kevesen tudják. A klasszikus Outlook, a Thunderbird és az Apple Mail saját maga kapcsolódik az IMAP-szerveréhez. A jelszava csak a saját számítógépén marad.

Az új Outlook másként működik. A Microsoft ezt "a fiókja szinkronizálása a Microsoft Clouddal" néven nevezi: egy Microsoft-szerver az Ön nevében bejelentkezik a levelezőszerverére, letölti a levelezését, és egy másolatot tárol róla a Microsoft adatközpontjaiban. Az Ön számítógépén futó új Outlook ezután a Microsofttal kommunikál, nem a saját levelezőszerverével. Ehhez a Microsoft megkapja az e-mail-címét, a jelszavát, valamint a levelezéséről, naptárjáról és névjegyeiről készült másolatot. A Microsoft maga is leírja, hogy ezekre az adatokra a saját feltételei és adatvédelmi nyilatkozata vonatkozik. Ugyanez igaz az iPhone-on és Androidon futó Outlook-alkalmazásra, valamint ha nem kapcsolja ki, az Outlook for Mac alkalmazásra is.

Következmények, amelyeket a gyakorlatban észrevehet:

• Késés. Az új levél néha csak egy idő után jelenik meg, mert a Microsoftnak előbb le kell töltenie.
• Homályos hibaüzenetek. Ha a Microsoftnak nem sikerül bejelentkeznie, Ön csak annyit lát, hogy "hiba történt". Nem derül ki, hogy a jelszóval, a porttal vagy a tanúsítvánnyal van-e probléma.
• Bejelentkezési kísérletek egy idegen IP-címről. A levelezőszervere a Microsoft szerverei felől érkező bejelentkezési kísérleteket lát, nem a saját internetkapcsolata felől. Néhány sikertelen kísérlet után egy ilyen szervert letilthatnak, és ekkor hosszabb ideig nem fog működni.
• Adatvédelem és szabályok. Egyes szervezeteknél (egészségügy, közigazgatás, ügyvédi tevékenység) az üzleti levelezés nem kerülhet csak úgy egy harmadik félhez. Ilyenkor az új Outlook egy IMAP-fiókkal problémát jelent a GDPR-megállapodások szempontjából.

Ha ezt nem szeretné, használja a klasszikus Outlookot (amíg a Microsoft azt biztosítja), a Thunderbirdet (3.5. lecke), vagy Macen az Apple Mailt (2.3. lecke). Az Outlook for Mac alkalmazásban egy IMAP-fiók hozzáadásakor kikapcsolhatja a Microsoft Clouddal való szinkronizálást.

A klasszikus Outlook beállítása

1. Kattintson a Fájl elemre, majd a Fiók hozzáadása lehetőségre.
2. Írja be az e-mail-címét. Kattintson az Opció hozzáadása lehetőségre, és jelölje be a Fiókom kézi beállítása opciót. Kattintson a Kapcsolódás gombra.
3. Válassza az IMAP lehetőséget.
4. Bejövő levelezés: szervernév, 993-as port, SSL/TLS titkosítási mód.
5. Kimenő levelezés: szervernév, 587-es port STARTTLS-sel (vagy 465-ös port SSL/TLS-sel).
6. Kattintson a Következő gombra, adja meg a postafiók jelszavát, majd kattintson a Kapcsolódás gombra. Ha az Outlook felhasználónevet kér, adja meg a teljes e-mail-címét.

Ha egy régebbi Fiókbeállítások ablakba kerül, válasszon egy új, IMAP típusú fiókot, és adja meg ugyanazokat az adatokat. A További beállítások alatt, a Kimenő levelezőszerver lapon kapcsolja be, hogy a kimenő szerver hitelesítést igényel, ugyanazokkal a beállításokkal, mint a bejövő szerver esetében.

Az új Outlook beállítása

1. Nyissa meg a Beállítások (fogaskerék ikon) menüt, majd a Fiókok menüpontot.
2. Válassza a Fiók hozzáadása lehetőséget, írja be az e-mail-címét, majd kattintson a Folytatás gombra.
3. Válassza az IMAP lehetőséget, ha az Outlook rákérdez, milyen típusú fiókról van szó.
4. Nyissa meg a speciális beállításokat (vagy "további lehetőségeket"), hogy saját maga adhassa meg a szervereket.
5. Bejövő: szervernév, 993-as port, SSL/TLS. Kimenő: szervernév, 587-es port STARTTLS vagy 465-ös port SSL/TLS. Mindkettőnél a teljes e-mail-cím és a jelszó.
6. Kattintson a Folytatás gombra. Az Outlook engedélyt kér a fiók Microsoft Clouddal való szinkronizálásához. Ezen engedély nélkül a hozzáadás nem sikerül.

Buktatók az Outlookkal

Az Outlook saját maga választja az Exchange-et vagy a Microsoft 365-öt. Az Outlook először az autodiscover funkciót próbálja (2.1. lecke). Ha semmit vagy valami helytelent talál, néha abból indul ki, hogy az Ön címe egy Microsoft-fiók, és továbbra is Microsoft-jelszót kér. Egy hostingszolgáltatónál lévő egyszerű postafiók nem Exchange-fiók. Mindig kézzel válassza az IMAP-ot (vagy a POP3-at).

A küldött levelek helyileg tárolódnak. Régebbi verziókban vagy rossz mappahozzárendelés esetén az Outlook a küldött leveleket egy "Elküldött elemek" mappába teszi a számítógépén, nem pedig a szerveren lévő Elküldött mappába. Ekkor ezek a levelek nem jelennek meg a telefonján. Hogy ezt hogyan lehet orvosolni, a 3.1. leckében olvasható.

A .ost és a .pst. A klasszikus Outlook egy IMAP-fiókot egy .ost fájlban tárol: ez a szerveren lévő tartalom másolata, amelyet az Outlook szükség esetén újra fel tud építeni. Egy POP3-fiók vagy egy archívum egy .pst fájlban van: ez az egyetlen hely, ahol az adott levelezés megtalálható. A .pst fájlról tehát mindenképpen készítsen biztonsági mentést. Egy hibás .ost fájlt nyugodtan törölhet; az Outlook mindent újra letölt a szerverről.

Nagy postafiókok. A klasszikus Outlook egy IMAP-fióknál beállítható, hogy mennyi levelezést tároljon offline a számítógépén (például az elmúlt 12 hónapot). Ha ez az időszak rövid, a régebbi levelezés hiányzónak tűnhet, miközben az valójában egyszerűen a szerveren van. Ilyenkor azt az üzenetet látja, hogy több elem található a szerveren. Állítsa hosszabbra ezt az időszakot a fiókbeállításoknál, ha a régebbi levelezésben is szeretne keresni a számítógépén.

Új jelszó. Ha megváltoztatta a postafiók jelszavát, az Outlook általában magától rákérdez az újra. A klasszikus Outlookban ezt a Fájl, Fiókbeállítások menüponton keresztül állíthatja be, az újban a Beállítások, Fiókok menüponton keresztül. Ne feledkezzen meg a többi eszközéről sem, különben a szerver esetleg letiltja az IP-címét (1.4. lecke).

Outlook for Mac és telefonon

Az Outlook for Mac alkalmazást az Outlook menün, a Beállítások, a Fiókok, a pluszjel, majd az Új fiók menüponton keresztül állíthatja be. Válassza az IMAP-ot, és adja meg ugyanazokat az adatokat. Figyeljen a Microsoft Clouddal való szinkronizálás jelölőnégyzetére.

Az Outlook-alkalmazás iPhone-on és Androidon mindig a Microsoft felhőjén keresztül működik. Telefonon a beépített levelezőalkalmazás (Apple Mail, Gmail-app) általában az egyszerűbb választás (2.3. és 2.4. lecke).

A gyakorlatban: Outlook egy hostingpostafiókkal

Egy WebOké-postafiók esetén az Outlookban a következőket adja meg: IMAP, a domainneve vagy a csomagjához tartozó szervernév, 993-as port SSL/TLS, kimenő 587-es port STARTTLS vagy 465-ös port SSL/TLS, a teljes e-mail-címe és a postafiók jelszava. Az új Outlookkal a kapcsolat a Microsofton keresztül zajlik, így a levelezőszerver a Microsoft felől érkező bejelentkezési kísérleteket látja. Más szolgáltatóknál ez hasonlóan működik; csak a szervernév különbözik.

Összefoglalás

• Két Outlook létezik Windowshoz: a klasszikus (közvetlenül a levelezőszerveréhez kapcsolódik) és az új (a Microsoft felhőjén keresztül).
• Az új Outlook átadja a jelszavát és a levelezése másolatát a Microsoftnak. Ha ezt nem szeretné, használja a klasszikus Outlookot, a Thunderbirdet vagy az Apple Mailt.
• Mindig kézzel válassza az IMAP-ot; egy hostingpostafiók nem Exchange-fiók.
• Egy .ost a szerver másolata, egy .pst gyakran az egyetlen hely, ahol a levelezés megtalálható: erről készítsen biztonsági mentést.

Kvíz

Feladat

O2.2 feladat: Outlook beállítása és ellenőrzése. Az Outlookot használja? Derítse ki, melyik verziót használja (klasszikus, új, Mac vagy alkalmazás), és állítsa be a postafiókját, vagy ellenőrizze a meglévő beállításokat. Töltse ki az ellenőrzőlistát: fiók típusa, bejövő szerver és port, kimenő szerver és port, biztonság, felhasználónév bejövő és kimenő esetén, kimenő hitelesítés bekapcsolva, és hogy a fiók a Microsoft Clouddal működik-e. Végül válaszoljon: ez utóbbi problémát jelent-e Önnek vagy a szervezetének, és miért? A program ezután megjeleníti az értékelési szempontokat.

Bővebben

Az ezekben a cikkekben szereplő lépések a WebOké kezelőfelületeire vonatkoznak; más szolgáltatóknál ez hasonlóan működik.

• DirectAdmin útmutató 8.2: Outlook Windows alatt (új és klasszikus)
• DirectAdmin útmutató 8.3: Apple Mail és Outlook Mac gépen
• Postafiók hozzáadása az Outlookhoz
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (a Microsoft magyarázata a felhőn keresztüli szinkronizálásról)