Hírlevelek a saját domainről

Modul 7: Hírlevelek és levelek a weboldaláról · Olvasási idő: 11 perc

Tanulási cél: E lecke után Ön képes lesz úgy összekapcsolni egy küldőszolgáltatást, hogy a hírlevele a saját domainje nevében átmenjen az SPF, a DKIM és a DMARC ellenőrzésén, és a fejlécekben ellenőrizni tudja, hogy ez sikerült-e.

Kulcsfogalmak: küldőszolgáltatás, From-domain, Return-Path (bounce-domain), DKIM-domain (d=), igazodás (alignment), saját bounce-domain CNAME-en keresztül, DKIM CNAME-en keresztül, aldomain marketing célra, küldési korlát, bemelegítés (warm-up)

Miért más a hírlevél, mint egy szokásos levél

Egy levelet egy ügyfélnek vagy kollégának a saját postafiókjából küld el. Egy hírlevél viszont egyszerre akár több száz vagy több ezer embernek megy ki. Az olyan fogadó szolgáltatók számára, mint a Gmail, az Outlook.com és a T-Online, ez más jellegű forgalom: tömeges levél (bulkmail). Erre szigorúbban figyelnek, mivel a spam szinte mindig tömeges levél formájában érkezik.

Három dolog dönti el, hogy egy hírlevél a beérkezett üzenetek közé kerül-e, vagy a spamben köt ki:

1. Technika: a levélről igazolhatóan ki kell derülnie, hogy az Ön domainjéről érkezett. Ezt az SPF, a DKIM és a DMARC biztosítja, és mindenekelőtt az ezek közötti igazodás (alignment).
2. Reputáció: a küldésre használt szervereknek és domainnek jó hírnévvel kell rendelkezniük (5.2. lecke).
3. A címzettek viselkedése: megnyitják-e a levelét, vagy a „Ez spam” gombra kattintanak? Ez a listájától és a hozzájárulástól függ (7.2. lecke).

Ez a lecke az első ponttal foglalkozik. A rekordok alapjai a DNS-tanfolyam 7.4. leckéjében találhatók. Itt azt nézzük meg, hogyan ellenőrizze a gyakorlatban, hogy minden rendben van-e.

Miért ne egyszerűen a saját postafiókon keresztül?

Csábító lehet a hírlevelet BCC-vel elküldeni a megszokott levelezőprogramból, vagy egy levelezőlistát használni a tárhelycsomagon. Egy kis egyesület esetében, amelynek harminc tagja ismeri egymást, egy levelezőlista tökéletesen megfelel. Egy valódi hírlevélhez viszont nem, négy okból:

• Küldési korlátok. Szinte minden szolgáltató korlátozza, hogy egy postafiók vagy csomag naponta mennyi levelet küldhet, a visszaélések megelőzése érdekében. A WebOkénál ezt a korlátot a DirectAdmin felhasználói statisztikáinál láthatja; más szolgáltatóknál ez a feltételekben vagy az ügyfélpanelen szerepel. Egy 2000 fős hírlevél ezt bőven túllépi.
• Megosztott reputáció. A küldőszervert más ügyfelekkel osztja meg. Ha a címzettek panaszkodnak az Ön hírlevelére, az az ő leveleiket is érinti, és fordítva.
• Nincs leiratkozási gomb, nincs bounce-kezelés. Egy küldőszolgáltatás automatikusan beilleszti a leiratkozási fejléceket minden levélbe (7.2. lecke), eltávolítja a listájáról a már nem létező címeket, és kezeli a panaszokat. Ezt kézzel soha nem lehet rendesen megoldani.
• Adatvédelem. Egyetlen rossz kattintás, és mindenki megkapja a többiek címét a Címzett mezőben.

Egy küldőszolgáltatás (olyan hírlevélküldő szolgáltatás, mint a Laposta, a Brevo, a MailerLite vagy a Mailchimp, vagy egy tranzakciós szolgáltatás visszaigazolásokhoz és számlákhoz) pontosan erre a feladatra készült. Ebben az esetben azonban valaki más küld az Ön domainje nevében, és ezt igazolnia kell.

Három domain egyetlen levélben

Minden levélben legalább három helyen szerepel egy domain. A saját postafiókból küldött szokásos levélnél ezek rendszerint megegyeznek. Egy küldőszolgáltatás esetében ez nem magától értetődő.

A DMARC (4.4. lecke) akkor fogadja el a levelet, ha az SPF vagy a DKIM sikeres, és a sikeres domain igazodik (alignment) a From-domainhez. Az igazodás az alapértelmezett beállítás (relaxed) mellett azt jelenti, hogy ugyanarról a szervezeti domainről (organizational domain) van szó: a mail.example.com igazodik az example.com-hoz, de a sender.example nem.

Saját beállítások nélkül egy hírlevél fejléce így néz ki:

Return-Path: <bounce-8f3a@mail.sender.example>
From: Nieuws <nieuws@example.com>
DKIM-Signature: v=1; a=rsa-sha256; d=sender.example; s=s1; ...
Authentication-Results: mx.example.net;
       spf=pass smtp.mailfrom=mail.sender.example;
       dkim=pass header.d=sender.example;
       dmarc=fail header.from=example.com

Az SPF is és a DKIM is sikeres, de mindkettő a szolgáltatás domainjére vonatkozik. Egyik sem igazodik az example.com-hoz, tehát a DMARC sikertelen. Ha a DMARC-irányelve p=none, akkor ebből csak a jelentéseiben (4.5. lecke) vesz észre valamit. Ha quarantine vagy reject van beállítva, akkor a hírlevele a spambe kerül, vagy visszautasítják.

A megoldás: a domain hitelesítése a szolgáltatásnál

Minden komoly küldőszolgáltatásnak van egy olyan lépése, amelyet „domain hitelesítése”, „domain ellenőrzése” vagy „feladó domain beállítása” néven hívnak. A szolgáltatás ekkor ad néhány rekordot, amelyeket a DNS-ébe kell beállítania. Ezek általában a következők:

1. DKIM CNAME-en keresztül, például a s1._domainkey.example.com a szolgáltatás egy nevére mutat. Ezután a szolgáltatás a levelét d=example.com aláírással látja el. Ez a legfontosabb rekord: ezzel a DMARC a DKIM-en keresztül sikeres lesz.
2. Saját bounce-domain, gyakran egy aldomainre mutató CNAME, például bounce.example.com a szolgáltatásra mutatva. Ekkor a Return-Path ...@bounce.example.com lesz. Ennek az aldomainnek az SPF-je a CNAME-en keresztül a szolgáltatásra mutat, így az SPF is igazodik. Nem minden szolgáltatás kínálja ezt; a DMARC szempontjából önmagában a DKIM is elegendő.
3. Néha egy SPF-include a saját rekordjában, ha a szolgáltatás az Ön fődomainjét használja Return-Pathként. Ezt csak akkor tegye meg, ha a szolgáltatás kifejezetten kéri, és mindig a meglévő SPF-rekordjába illessze be (4.2. lecke).
4. Néha egy ellenőrző TXT-rekord, amely igazolja, hogy a domain az Öné.

A megfelelő beállítások után ugyanaz a hírlevél így néz ki:

Return-Path: <bounce-8f3a@bounce.example.com>
From: Nieuws <nieuws@example.com>
DKIM-Signature: v=1; a=rsa-sha256; d=example.com; s=s1; ...
Authentication-Results: mx.example.net;
       spf=pass smtp.mailfrom=bounce.example.com;
       dkim=pass header.d=example.com;
       dmarc=pass header.from=example.com

A neveket és a célértékeket mindig szó szerint vegye át a szolgáltatás irányítópultjáról. Ezek szolgáltatásonként, sőt néha fiókonként is eltérnek.

Külön aldomain a marketinghez?

A nagy küldők gyakran saját aldomaint használnak a hírlevelekhez, például nieuws.example.com vagy info.example.com formában, feladóként pedig nieuwsbrief@nieuws.example.com-ot. Az ötlet lényege: a marketinglevelek reputációja ekkor elkülönül a szokásos leveleitől. Ha egy kampány rosszul sül el, az kevésbé érinti a napi szintű ügyféllevelezését.

Aki havonta mindössze néhányszor küld hírlevelet, annak erre nincs szüksége. Ez bonyolultabbá teszi a kezelést: az aldomainnek saját DKIM-re van szüksége, és az aldomainekre vonatkozó DMARC-irányelvnek (sp=) is illeszkednie kell hozzá. Fontolja meg ezt, ha sokat küld, vagy ha a hírlevelek mellett sok tranzakciós levelet (rendelések, jelszavak) is küld. Ezeknek soha nem szabad megsínyleniük egy sikertelen kampányt.

Fontos: egy küldő aldomainre ne állítson be MX-rekordot a szolgáltatásra mutatva, ha arra nincs szükség, és soha ne módosítsa a fődomainje MX-rekordját egy hírlevél miatt. Az MX határozza meg, hogy a levelek hova érkeznek be; a hírlevelére adott válaszoknak egyszerűen a saját postafiókjába kell megérkezniük.

Bemelegítés: ne kezdjen mindjárt mindennel

Most küld először egy új szolgáltatással vagy új domainnel, vagy hirtelen tízszer annyit küld, mint szokott? Ekkor a fogadó szolgáltatók még nem ismerik Önt. A nagy fogadó szolgáltatók visszafogják az ismeretlen küldőket (a Microsoftnál ilyenkor időszakos elutasításokat lát, például 451 4.7.500, 6.4. lecke). Ezért kezdje kicsiben: először a legaktívabb olvasóinak küldjön, majd minden alkalommal egyre nagyobb részhez. Ezt nevezik bemelegítésnek (warm-up). Egy megosztott küldőszolgáltatásnál ennek nagy részét a szolgáltatás maga végzi, de ott is számít az Ön domainjének reputációja.

A gyakorlatban: így néz ki egy vezérlőpulton

A szolgáltatás rekordjait a domainje DNS adminisztrációjában állítja be. A WebOkénál ez a Fiókom DNS fül vagy a DirectAdmin DNS adminisztráció menüpontja; más szolgáltatóknál ezt DNS adminisztrációnak, zónakezelésnek vagy DNS-rekordoknak nevezik, és hasonlóan működik. Ügyeljen a két klasszikus hibára: a domainnév duplán szerepel a névben (s1._domainkey.example.com.example.com), illetve TXT-rekordot hoz létre ott, ahol a szolgáltatás CNAME-et kér.

Végzett? Küldjön egy próba hírlevelet egy saját Gmail- vagy Outlook.com-címre, és nyissa meg a fejléceket (1.5. lecke). Az Authentication-Results sorban ezt kell látnia: dkim=pass, ahol a header.d= az Ön domainje, és dmarc=pass.

Összefoglalás

• A hírlevél tömeges levél (bulkmail): a fogadók szigorúbban figyelnek rá. Használjon küldőszolgáltatást, ne a szokásos postafiókját.
• Minden levélben három domain szerepel: From (DMARC), Return-Path (SPF) és a DKIM-domain d=.
• A DMARC csak akkor sikeres, ha az SPF vagy a DKIM sikeres egy olyan domainre, amely igazodik a From-domainhez.
• Hitelesítse a domainjét a szolgáltatásnál: a DKIM CNAME-en keresztül a legfontosabb, a saját bounce-domain pedig plusz előny.
• Ellenőrizze egy teszt levéllel: dkim=pass header.d=<az Ön domainje> és dmarc=pass. Egy új szolgáltatásnál kezdje kicsiben.

Kvíz

Feladat

Z7.1 feladat: Hírlevél igazodásának (alignment) ellenőrzése. Küldjön egy hírlevelet a saját küldőszolgáltatásából önmagának (vagy használja a tanfolyam nieuwsbrief-kopregels-1.txt mintafájlját), és illessze be a fejléceket. Töltse ki: a From-domain, a Return-Path-domain, a DKIM-domain (d=), valamint az Ön véleménye szerint sikeres-e a DMARC (igen/nem), és milyen úton (SPF, DKIM, mindkettő vagy egyik sem). A program maga elemzi a fejléceket, élőben ellenőrzi a DKIM-szelektort a DNS-ben és a From-domain DMARC-rekordját, majd az eredményét az Ön válasza mellé állítja.

További olvasnivaló

Az ebben a cikkekben szereplő lépések a WebOké vezérlőpultjaira vonatkoznak; más szolgáltatóknál ez hasonlóan működik.

• Ingyenes DNS-tanfolyam 7.4: Hírlevél- és küldőszolgáltatások
• Ingyenes DNS-tanfolyam 4.5: DMARC: mit kell tenniük a címzetteknek a hamis levelekkel
• DirectAdmin útmutató 5.8: DKIM bekapcsolása és ellenőrzése
• DirectAdmin útmutató 7.10: Levelezési listák
• Levélküldési korlát
• Küldhetek körlevelet a WebOké-nél lévő tárhelycsomagomon keresztül?
• Google, Irányelvek küldők számára (Email sender guidelines): https://support.google.com/a/answer/81126