A levél nem érkezik meg: a lépésenkénti terv

Modul 6: Bounce-ok és hibaelhárítás · Olvasási idő: 11 perc

Tanulási cél: E lecke után Ön rendszerezetten ki tudja deríteni, miért nem érkezik meg egy levél, vagy miért kerül spambe, akár küldőként, akár fogadóként, és tudja, milyen adatokra van szüksége, ha segítséget kér.

Kulcsfogalmak: küldő oldal és fogadó oldal, bounce, levelezési napló vagy e-mail követés, spam mappa, szabályok és szűrők, tesztlevél saját külső címre, Authentication-Results, teszteszközök, mikor a fogadó fél van soron

Először a helyes kérdés

Az, hogy "a levelem nem érkezik meg", nagyon különböző dolgokat jelenthet:

• a levél soha nem lett elküldve (a Küldés mappában marad, hibaüzenet a programban);
• a levél elment, de bounce üzenettel visszajött;
• a levél kézbesítésre került, de a fogadónál a spamben vagy egy másik mappában van;
• a levél kézbesítésre került, de a fogadó nem találja, vagy azt állítja, hogy nem kapta meg;
• Ön maga nem kap (már) levelet egy vagy több feladótól.

Mindegyik helyzetnek más a kiindulópontja. Az alábbi lépésenkénti terv döntési faként működik: minden lépésnél többet tud, és gyakran két-három lépés után megvan a megoldás.

Küldőként: hét lépés

1. lépés. Valóban elküldésre került a levél?
Ott van a Küldés mappában? Még a Küldés mappában van, vagy a program hibaüzenetet adott? Akkor az Ön oldalán van küldési probléma: a szerver neve, a port, a bejelentkezés, a jelszó vagy egy túl nagy melléklet (1.4, 2.1. lecke). Tesztelje a webmailben: ha ott sikerül a küldés, akkor a probléma a programjában van.

2. lépés. Érkezett bounce üzenet?
Nézze meg a bejövő mappájában (és a spam mappájában) a Mailer-Daemon vagy Mail Delivery System üzeneteket. Ha igen, olvassa el (6.1. lecke), és keresse ki a kódot (6.2. lecke). A legtöbb esetben ezzel már ismert az ok.

3. lépés. Nincs bounce: mit mond a levelezési napló?
Keresse meg a levelet a szolgáltatója naplójában. Egy tárhelyvezérlőpultban ezt gyakran e-mail követésnek vagy levelezési naplónak hívják, a Microsoft 365-nél üzenetkövetésnek, a Google Workspace-nél e-mail naplónak. Itt a következőket látja:

4. lépés. Kézbesítve, de a fogadó nem látja.
A 250 kód után a levél a fogadó félnél van. Az beteheti a spambe, egy karanténba tehette a levelezés kezelője, vagy egy szabály áthelyezhette. Kérje meg a fogadót, hogy nézze meg a Spam vagy Kéretlen levelek mappában, más mappákban, és hogy van-e karantén a kezelőjénél. Ezt Ön nem láthatja.

5. lépés. Ellenőrizze a domainjét.
Gyakrabban kerül spambe a levele, vagy egy nagy fogadónál nem érkezik meg? Ellenőrizze az SPF-et, a DKIM-et és a DMARC-ot egy eszközzel (az E-mail ellenőrzés, Domain egészség, internet.nl vagy MXToolbox). Különösen ügyeljen arra, hogy:

• pontosan egy SPF-rekord legyen, a tíz lekérdezésen belül, az összes levelező szolgáltatással (4.2. lecke);
• legyen DKIM-kulcs ahhoz a szelektorhoz, amely a levélben szerepel (4.3. lecke);
• legyen DMARC-rekord, és milyen szabályzattal (4.4. lecke).

6. lépés. Küldjön tesztlevelet, és olvassa el a fejléceket.
Küldje el ugyanazt a levelet (ugyanazzal a feladóval, lehetőleg ugyanazzal a tartalommal) egy saját Gmail-címre és egy Outlook.com-címre. Nyissa meg ott a fejléceket (Gmailben: "Eredeti megjelenítése"). Nézze meg az Authentication-Results fejlécet:

Authentication-Results: mx.google.com;
       dkim=pass header.i=@example.com header.s=x header.b=Ab12Cd34;
       spf=pass (google.com: domain of info@example.com designates 192.0.2.25 as permitted sender) smtp.mailfrom=info@example.com;
       dmarc=pass (p=NONE sp=NONE dis=NONE) header.from=example.com

Ha háromszor pass szerepel, akkor az authentikáció rendben van, és a spambe kerülés oka a reputáció vagy a tartalom. Ha fail, softfail, none vagy temperror szerepel, akkor tudja, mit kell javítani. A mail-tester jellegű teszteszközök hasonló jelentést adnak pontszámmal.

7. lépés. Nézze meg a küldőszervert.
Melyik IP-cím kézbesítette a levelet (5.1. lecke)? Van helyes PTR-je? Szerepel letiltólistán (5.2. lecke)? Ez a szolgáltatója címe, vagy a saját internetkapcsolatáé? Egy saját kapcsolat azt jelenti, hogy a programja nem a szolgáltatója szerverén keresztül küld.

Fogadóként: hat lépés

Ha Ön maga nem kap több levelet, vagy egy adott feladótól hiányzik a levél:

1. Nézze meg a webmailt, a Spam és Kéretlen mappát is beleértve. Ha ott megvan a levél, akkor a probléma a programjában vagy a telefonjában van (jelszó, POP3 egy másik eszközön, amely elviszi a levelet, egy szabály; 1.3, 3.1. lecke).
2. Tele van a postafiókja vagy a csomagja? Egy tele postafiók visszautasítja az új leveleket (3.2. lecke).
3. Szűrők és szabályok: egy spamszűrő, amely azonnal törli a spamet, egy letiltott feladó, egy szerverszabály, amely átirányítja a levelet.
4. Helyes az MX-je? Arra a szerverre mutat, ahol a postafiókja van? Egy költözés után, vagy a Microsoft 365-tel vagy Google Workspace-szel való összekapcsolás után itt gyakran hiba történik (DNS-tanfolyam 4.1. lecke, 8.2. lecke).
5. Van átirányítás arra a címre? Akkor a levél oda kerül, nem a postafiókjába (3.3. lecke).
6. Kérje meg a feladót, hogy küldje el a bounce üzenetét. Az pontosan megmondja, mit válaszolt az Ön szervere.

Mikor van a másik fél soron?

Nem minden problémát tud Ön maga megoldani. Így láthatja, mikor a másik félnél van a hiba:

• A fogadó félnél, ha: a postafiók tele van, a cím megszűnt, a levél kézbesítésre került, de a spamjében vagy karanténjában van. Kérje meg, hogy mentse el a címét megbízható feladóként vagy névjegyként.
• A szolgáltatójánál, ha: a küldőszerver letiltólistán szerepel, nincs rendes PTR-je, vagy egy nagy fogadó lelassítja vagy blokkolja. Küldje el a teljes bounce üzenetet.
• A nevében levelező szolgáltatásnál (webáruház, könyvelőprogram, hírlevélszolgáltatás), ha: az adott szolgáltatás leveleinél az SPF vagy a DKIM hibázik. Az a szolgáltatás adja meg Önnek a helyes rekordokat.

Segítséget kér: mit küldjön el?

Ezekkel az adatokkal bármelyik ügyfélszolgálat azonnal meg tudja keresni a levelet:

• a feladó és a fogadó címe;
• a küldés dátuma és időpontja (időzónával együtt);
• a teljes bounce üzenet, vagy a kódot tartalmazó sor;
• ha a levél megérkezett, de a spamben van: az adott levél teljes fejlécei;
• melyik levelezőprogramot vagy szolgáltatást használta.

Soha ne küldje el a jelszavát. Egyetlen komoly szolgáltató sem kéri azt.

A gyakorlatban: így néz ki

A WebOké-nál a 3. lépést a DirectAdminban az E-mail követés alatt találja, az 5. lépést pedig a Fiókom felületen az E-mail cím megadása vagy Domain / Email egészség kártyán. Akinek nincs fiókja, az a nyilvánosan elérhető E-mail ellenőrzés és Domain egészség eszközöket használja a weboke.hu oldalon. Más szolgáltatóknál ezek az elemek más néven szerepelnek, de szinte minden vezérlőpultban van levelezési napló és DNS-kezelés, és a független eszközök bármelyik domainnél működnek.

Összefoglalás

• Először állapítsa meg, pontosan mit jelent a "nem érkezik meg": nincs elküldve, bounce, kézbesítve de spamben, vagy saját maga nem kap levelet.
• Küldőként: elküldve? bounce? levelezési napló? kézbesítve = a fogadó van soron; majd a domain, tesztlevél fejlécekkel, küldőszerver.
• Fogadóként: webmail, tárhely, szűrők, MX, átirányítás, bounce a feladótól.
• Az Authentication-Results egy tesztlevélben egy pillantásra megmutatja, hogy az SPF, a DKIM és a DMARC megfelel-e.
• Ha segítséget kér, küldje el a címeket, az időpontot és a teljes bounce üzenetet vagy fejléceket.

Kvíz

Feladat

O6.3 feladat: Egy probléma végigvitele. Válasszon egy valós problémát a saját környezetéből (egy levél, amely nem érkezett meg, vagy spamben landolt), vagy használja a gyakorlati esetet: "a Hotmailre küldött számlák csak egy nap múlva érkeznek meg". Vigye végig a lépésenkénti tervet, és lépésenként töltse ki, mit talált. Zárja le ezzel: hol volt a probléma, ki volt soron, és mit tett vagy kért? Ezután megtekintheti az ellenőrzőlistát és a mintaválaszt a gyakorlati esethez.

További olvasnivaló

Az ezekben a cikkekben szereplő lépések a WebOké vezérlőpultjaira vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• Nem érkezik meg az e-mail, vagy a spam mappában landol: így lehet kideríteni az okát
• Nem érkeznek e-mailek: így derítheti ki az okát
• Nem tudok e-mailt küldeni (a fogadás működik)
• Levél kézbesítésének ellenőrzése az E-mail-követés funkcióval a DirectAdminban
• WebOké útmutató 7.4: A levél nem érkezik meg: ellenőrzés önállóan
• DirectAdmin útmutató 9.4: A levelem a címzettnél a levélszemétbe kerül
• Domain egészség (bármely domain ingyenes ellenőrzése): https://www.weboke.hu/domain-allapot