Tárhely, kvóta és a megtelt postafiók

Modul 3: A postafiókja kezelése · Olvasási idő: 9 perc

Tanulási cél: E lecke után el tudja magyarázni, hová vész a postafiók tárhelye, mi a kvóta, mit tapasztal egy feladó, ha az Ön postafiókja megtelt, és képes olyan rendrakási és archiválási tervet készíteni, amely nem veszít el egyetlen levelet sem.

Kulcsfogalmak: tárhely, kvóta (postafiókonként és csomagonként), mappánkénti használat, mellékletek és base64, maximális üzenetméret (SIZE), figyelmeztető levél, 452 4.2.2 és 552 5.2.2 (megtelt postafiók), 552 5.3.4 (túl nagy üzenet), rendrakás, archiválás, helyi mappa, biztonsági mentés

Hová megy el a hely?

Egy egyszerű szöveges levél néhány kilobyte. Ebből akár több százezret is el lehet tárolni. A tárhely szinte mindig három dolog miatt fogy el:

1. Mellékletek. Fényképek, pdf-ek, prezentációk. Egyetlen üzenet tíz telefonos fotóval máris gyorsan elérheti a 30 és 50 MB közötti méretet.
2. Elküldött levelek. Minden elküldött melléklet ezután a Küldés mappában is megjelenik. Ha egy 8 MB-os árajánlatot öt ügyfélnek öt külön levélben küld el, az ötször fog szerepelni.
3. Kuka és spam. A törölt levelek a Kukában maradnak, amíg Ön ki nem üríti azt. A spam a spam mappában marad, amíg a spamszűrő vagy Ön ki nem takarítja. Mindkettő beleszámít a tárhelybe.

A negyedik, rejtett okot a 3.1. leckében láthatta: azok az üzenetek, amelyek töröltnek vannak megjelölve, de soha nem lettek véglegesen törölve.

Miért lesz nagyobb egy melléklet?

Az e-mailt eredetileg kizárólag szöveghez találták ki. Egy melléklet (egy fénykép, egy pdf) ezért szöveggé alakul át base64 kódolással. Ennek során mindig 3 byte-ot alakítanak át 4 karakterré. Egy melléklet tehát körülbelül egyharmadával nagyobb lesz, a sortörésekkel együtt pedig még valamivel nagyobb. Egy 15 MB-os pdf a számítógépen a levélben már bőven meghaladja a 20 MB-ot.

Ez a korlátoknál fontos. Ha egy címzett azt mondja, hogy "legfeljebb 25 MB", akkor az átalakítás utáni teljes üzenet méretéről van szó. Egy 20 MB-os melléklet ekkor már nem fér át.

Kétféle korlát

A kvóta: mennyit tárolhat?

A kvóta egy postafiók maximális tárhelye. Általában két szinten érvényesül:

• Maga a postafiók. Postafiókonként állítható be korlát, például 2 GB egy általános címhez, hogy egyetlen postafiók ne foglalja el az összes helyet.
• A csomag vagy előfizetés. Az összes postafiók együtt (egy tárhelycsomag esetén a weboldallal, adatbázisokkal és biztonsági mentésekkel együtt) osztozik a teljes tárhelyen. Ha ez megtelik, egy bőséges postafiók-kvóta sem segít tovább.

Egy üzleti felhőalapú levelezőszolgáltatásnál ez gyakran felhasználónként van szabályozva, licencenként rögzített mennyiséggel. Az elv ugyanaz.

Az üzenetméret: mekkora lehet egyetlen levél?

A tárhelytől függetlenül minden levelezőszerver rendelkezik egy maximális üzenetmérettel. Ez érvényes küldéskor (az Ön szervere) és fogadáskor is (a címzett szervere). A kettő közül a kisebbik dönti el, hogy sikerül-e. A levelezőszerverek az SMTP-beszélgetés elején közlik a korlátjukat a SIZE kiterjesztéssel (lásd az 1.2. leckét), például 250-SIZE 52428800 (50 MB).

A gyakran használt korlátok 20 és 50 MB között mozognak. A Gmail például legfeljebb 25 MB-os mellékletek küldését engedélyezi; a nagyobb fájlokat a Gmail automatikusan Google Drive-linkké alakítja. Soha ne feltételezze, hogy egy címzett 20 MB-nál többet képes fogadni. Nagy fájlokhoz jobb megoldás egy letöltési link (például a felhőalapú tárhelyéről): nincs korlát, nincs kettős tárolás, és a linket később vissza is vonhatja.

Mi történik, ha egy postafiók megtelik?

Először általában egy figyelmeztetést kap: egy levelet a szervertől arról, hogy közelít egy küszöbértékhez, például 90%-hoz. Az Exim-et használó szervereknél (mint a DirectAdmin) ez az angol szövegű üzenet: The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Ha a postafiók valóban megtelt, a szerver elutasítja az új leveleket. Az, hogy ez ideiglenes vagy végleges, a szervertől függ:

A kiterjesztett állapotkódokban (RFC 3463) az X.2.2 kód pontosan ezt jelenti: "a postafiók megtelt". A 6. modul részletesebben foglalkozik a bounce-okkal.

Figyeljen a különbségre egy túl nagy üzenettel szemben: az 552 5.3.4 Message too big azt jelenti, hogy az üzenet nagyobb, mint amit a szerver engedélyez. A rendrakás ilyenkor nem segít; a feladónak másként kell elküldenie a fájlt.

És ügyeljen arra: a megtelt postafiókot Ön gyakran maga nem is veszi észre. Ön nyugodtan tud tovább küldeni leveleket, és olvasni a régi leveleit. A feladók azok, akik hibaüzenetet kapnak, és egy ügyfél, aki háromszor kapott bounce-üzenetet, nem mindig hívja fel Önt.

Rendrakás megbánás nélkül

Egy sorrend, amely szinte mindig beválik:

1. Nézze meg, hol van a hely. A webmailben vagy az ügyfélpanelben gyakran látható a mappánkénti használat. Általában a Küldés, a Kuka vagy egy régi, mellékletekkel teli mappa áll az élen.
2. Ürítse ki a Kukát és a Spamet. Ez a leggyorsabb nyereség, és semmibe sem kerül.
3. Keresse meg a nagy üzeneteket. A legtöbb webmailben és programban méret szerint rendezhet. Mentse el a szükséges mellékletet a fájlok közé, és törölje a levelet, vagy csak a mellékletet (a Thunderbird és az Apple Mail képes eltávolítani a mellékletet egy üzenetből).

4. Archiválja a régebbi éveket. Az olyan leveleket, amelyeket meg szeretne őrizni, de ritkán van rájuk szüksége, archívumba teheti. Két lehetősége van:

   • egy archívummappa a szerveren: mindenhol látható marad, de beleszámít a tárhelybe;
   • egy helyi mappa a számítógépén (Thunderbird: Helyi mappák; Apple Mail: A Mac gépemen; Outlook: egy .pst adatfájl). Ez már nem számít bele a tárhelybe, de kizárólag azon az egy számítógépen érhető el. Ebben az esetben gondoskodjon az adott számítógép biztonsági mentéséről. Biztonsági mentés nélkül a helyi archiválás valójában csak egyetlen merevlemezre való költözés.
5. Csak ezután módosítsa a kvótát, ha az még mindig szükséges, és a csomagban van rá hely.

A panelben egy gombbal végzett nagyszabású rendrakás (például "minden, ami egy évnél régebbi a Beérkezett üzenetek mappában, törlendő") praktikus, de visszavonhatatlan. IMAP esetén az összes eszközéről azonnal eltűnik. Előbb mentse el, amire szüksége van.

Megőrzési kötelezettség

Magyarországon a számviteli törvény (2000. évi C. törvény) 169. §-a szerint a könyvviteli nyilvántartásokat és a számviteli bizonylatokat legalább nyolc évig meg kell őrizni, és ez alá eshetnek az üzleti levelek is, mint például árajánlatok, megrendelés-visszaigazolások és számlák. Ezeket tehát ne törölje csak úgy. Tegye archívumba biztonsági mentéssel, vagy őrizze meg a mellékleteket az adminisztrációjában.

A gyakorlatban: így néz ki egy panelben

A DirectAdminban az E-mail fiókok résznél postafiókonként látható a Használat oszlop, felül pedig az összesítés. Egy postafiók melletti három pontra kattintva, majd a Limit módosítása opciónál megadhatja a kvótát MB-ban, vagy bejelölheti a Max opciót, hogy a postafiók használhassa a csomag szabad tárhelyét. A Tisztítás funkcióval egyszerre törölheti a régi leveleket egy mappából. A Fiókom felületen látható a csomag tárhelye. Más szolgáltatóknál hasonlóan működik: keresse a "tárhely", "kvóta" vagy "postafiók mérete" kifejezéseket a panelben vagy a kezelőfelületen.

Összefoglalás

• A tárhely leginkább mellékletek, elküldött levelek, a Kuka és a spam miatt fogy el.
• A mellékletek egy levélben a base64 kódolás miatt körülbelül egyharmadával nagyobbak lesznek.
• Van egy postafiókonkénti kvóta és egy teljes csomagra vonatkozó összeg; a szűkebbik korlát számít.
• Egy megtelt postafiók elutasítja a leveleket: ideiglenesen (452 4.2.2) vagy véglegesen (552 5.2.2). A feladó ezt észreveszi, Ön gyakran nem.
• Rakjon rendet ebben a sorrendben: nézze meg a helyzetet, ürítse ki a Kukát és a Spamet, keresse meg a nagy üzeneteket, archiváljon, és csak ezután emelje meg a kvótát. Egy helyi archívumhoz saját biztonsági mentés szükséges.

Kvíz

Feladat

O3.2 feladat: A tárhely mérése és egy rendrakási terv készítése. Nézze meg, mennyi tárhelyet használ a postafiókja, és mi a korlát (a postafiók, illetve a csomag vagy előfizetés szintjén). Jegyezze fel a három legtöbb helyet foglaló mappát, és keresse meg a tíz legnagyobb üzenetét. Ezután készítsen rendrakási tervet: mit töröl, mit archivál, hová kerül az archívum, és hogyan történik annak biztonsági mentése? Vegye figyelembe, hogy mit kell üzleti szempontból megőriznie.

További olvasnivaló

Az alábbi cikkekben leírt lépések a WebOké paneljeire vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• DirectAdmin útmutató 7.3: Mailboxonkénti tárhely és mi történik, ha megtelik
• Értesítés: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• Elutasított e-mail: message too big
• Hogyan ellenőrizhetem az e-mail-használatomat?
• Postafiók kiürítése tárhely felszabadításához a DirectAdminban
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)