Üzleti e-mailek megőrzése: megőrzési kötelezettség és archiválás
Mennyi ideig kell megőrizni az üzleti e-maileket, és szabad-e mindent korlátlanul megőrizni? Ebben a cikkben bemutatjuk, mit mondanak a megőrzési kötelezettségről és az adatvédelemről szóló szabályok, Hollandia példáján keresztül, és azt is, hogyan archiválhatja a leveleit a gyakorlatban. Ez általános tájékoztatás, nem jogi vagy adótanácsadás. A határidők országonként eltérnek: kérjük, érdeklődjön az adóhatóságnál, a könyvelőjénél vagy a könyvvizsgálójánál.
1. Mely levelekre vonatkozik a megőrzési kötelezettség?
Sok országban a vállalkozásoknak több évig meg kell őrizniük a nyilvántartásaikat. Ehhez az e-mailek is hozzátartoznak, ha olyan megállapodásokat vagy adatokat tartalmaznak, amelyek a könyveléshez vagy az adózáshoz fontosak. Például:
- árajánlatok, megrendelés-visszaigazolások és az árakról szóló megállapodások;
- az e-mailben küldött vagy kapott számlák a mellékleteikkel együtt;
- szerződések és azok módosításai.
A hírlevelek, reklámok és a pénzügyi következmény nélküli hétköznapi üzenetek általában nem tartoznak ide.
2. Mennyi ideig? Hollandia példája
| Mit | Határidő Hollandiában |
|---|---|
| Nyilvántartások, köztük a számlák és a pénzügyi következménnyel járó üzleti levelek | 7 év |
| Ingatlanokkal, például egy épülettel kapcsolatos adatok | 10 év |
- A határidő csak akkor kezdődik, amikor egy dokumentum már nem aktuális. Egy négy évre szóló szerződést ezt a négy évet követően még további 7 évig kell megőrizni.
- Ha a vállalkozása megszűnik, a megőrzési kötelezettség akkor is érvényben marad.
- A digitális megőrzés megengedett, ha a dokumentumokat ésszerű időn belül be tudja mutatni, és azok észrevétlenül nem módosíthatók.
A szabályok a holland adóhatóság, a Belastingdienst weboldalán találhatók. Más országokban eltérő határidők vonatkoznak.
3. Az adatvédelmi oldal: csak a szükséges ideig
Az e-mailek gyakran tartalmaznak személyes adatokat. Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) szerint a személyes adatokat nem szabad tovább tárolni, mint amennyi a cél eléréséhez szükséges. Ez nem ütközik a megőrzési kötelezettséggel: amit a jogszabály szerint meg kell őrizni, azt meg is őrizheti. Az viszont nem cél, hogy mindent örökre megtartson csak azért, mert lehetséges.
- Határozza meg levéltípusonként, mennyi ideig van szüksége rájuk, és ezt rögzítse írásban.
- Törölje az üzleti jelentőséggel nem bíró leveleket, például a régi álláspályázatokat vagy kapcsolatfelvételi űrlapokat.
- Az archívumot ugyanolyan biztonságosan tárolja, mint a postafiókját: erős jelszóval és biztonsági mentéssel.
A GDPR-ről és a weboldaláról bővebben itt olvashat: GDPR a weboldalán: sütik, külső tartalom, űrlapok és adatvédelmi nyilatkozat.
4. Így archiválhatja a leveleit
Több lehetőség is van, és ezek kombinálhatók is.
- Archívummappa a szerveren. Helyezze át a régi leveleket egy mappába, például Archívum vagy Archívum 2025 néven. A levelek így elérhetők maradnak a webmailben és a telefonján, és benne vannak az éjszakai biztonsági mentésünkben is, ugyanakkor beleszámítanak a postafiók tárhelyébe. Lásd: Mappák a postafiókjában: Beérkezett üzenetek, Elküldött, Piszkozatok, Kuka, Levélszemét és Archívum.
- Helyi mentés. Helyezze át a leveleket a levelezőprogramja egy helyi mappájába, például egy .pst-fájlba az Outlookban vagy a Thunderbird Helyi mappák részébe. Ez tárhelyet takarít meg a szerveren, de a levelek ezután csak azon a számítógépen lesznek meg. Lásd: Levelek helyi mentése a levelezőszerver tárhelyének megtakarításához.
- Egyes üzenetek exportálása. Egy fontos üzenetet .eml-fájlként menthet el, a mellékletekkel együtt. Lásd: Üzenet exportálása .eml formátumban és visszaimportálása. Az ilyen fájlokat elhelyezheti például a Nextcloud egy állandó mappájában, a többi nyilvántartása mellett.
5. Megszünteti egy postafiókját vagy csomagját?
Ebben az esetben a megőrzendő leveleket a lejárati dátum előtt exportálja. A lejárati dátum után a csomag azonnal megszűnik. Hogy hogyan viheti magával az összes adatát, azt itt olvashatja: Távozás a WebOké szolgáltatásaiból: így viheti magával az adatait.
Részletes leírás képernyőképekkel: Archiválás: archívummappa a szerveren vagy pst-fájl az Outlook-útmutatóban, valamint Üzenetek archiválása a webmail-útmutatóban.
Szeretne többet megtudni? Végezze el ingyenes „Rendben az e-mail” tanfolyamunkat, ezen belül a 3.2 Tárhely, kvóta és a megtelt postafiók leckét.