Archiválás: archívummappa a szerveren vagy pst-fájl

Szeretné rendbe tenni a Beérkezett üzenetek mappát, de megtartaná a régi leveleket? Ilyenkor archiválhatja őket. A WebOké e-mail-címénél erre két lehetősége van. A különbség az, hogy a levelek ezután hol lesznek tárolva.

1. módszer: archívummappa a szerveren (ajánlott)

Hozzon létre Outlookban az e-mail-címe alatt egy mappát, például Archívum vagy Archívum 2025 néven, és húzza bele a régi leveleket. Ez a mappa a szerverünkön található.

• Az archívumot minden számítógépen, a telefonján és a webmailben is látja.
• A csomagjához tartozó biztonsági mentések kiterjednek rá.
• Ugyanakkor beleszámít a postafiókja tárhelyébe (lásd: Mappák, elküldött levelek és a megtelt postafiók).

Az Outlook számos verziójában van Archiválás gomb is. Ez az üzenetet egy archívummappába helyezi át. IMAP-fióknál az Outlook néha először megkérdezi, melyik mappa legyen ez. Ilyenkor az e-mail-címe alatti mappát válassza, ne a számítógépén lévő mappát.

2. módszer: pst-fájl a számítógépen

A klasszikus Outlook a leveleket egy Outlook-adatfájlba is mentheti, amely egy .pst kiterjesztésű fájl. Ez a fájl az Ön számítógépén van, nem a szerverünkön.

• Ez akkor hasznos, ha a postafiókja megtelik, és a régi leveleknek már nem kell a szerveren lenniük.
• De: ezeket a leveleket ezután csak ezen a számítógépen látja. A telefonján és a webmailben nem.
• Ha a számítógépe tönkremegy, vagy a fájl megsérül, ezek a levelek elvesznek. A pst-fájlra nem terjednek ki a biztonsági mentéseink. Ezért készítsen róla saját biztonsági mentést (lásd: Biztonsági mentési stratégia: a 3-2-1 szabály saját vállalkozása számára).

A klasszikus Outlookban pst-fájlt a Fájl, Megnyitás és exportálás, majd az Importálás/exportálás menüponttal hozhat létre, a fájlba exportálás lehetőséget választva. Emellett ott van az Automatikus archiválás funkció is, amely a régi leveleket automatikusan pst-fájlba helyezi át. Ezt csak akkor kapcsolja be, ha tudja, hol van ez a fájl, és van róla biztonsági mentése.

Pst-fájlok és az új Outlook

Az új Outlook csak korlátozottan tudja kezelni a pst-fájlokat. A Microsoft feltételként többek között azt említi, hogy a klasszikus Outlooknak is telepítve kell lennie a számítógépen, és Microsoft 365-előfizetéssel kell rendelkeznie. Ha át szeretne térni, előbb a klasszikus Outlookban helyezze vissza a pst-fájlokban lévő leveleket egy szerveren lévő mappába. Így az új Outlookban automatikusan megjelennek.

Tipp: A klasszikus Outlook az IMAP-fiókot is egy .ost kiterjesztésű fájlban tárolja. Ez csupán a szerveren lévő adatok másolata. Ha ez a fájl megsérül, az Outlook mindent újra le tud tölteni a szerverről. A .pst ettől eltér: a levelek gyakran kizárólag abban a fájlban vannak meg.