Általános beállítások, fiókok és adatvédelem

Modul 2: Telepítés és beállítás · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: A lecke után tudatosan be tudja állítani az üzlet címét, az országokat, a pénznemet, a vásárlói fiókokat és a személyes adatok megőrzési idejét, és tudja, melyik döntésnek milyen következménye van.

Kulcsfogalmak: üzlet címe, értékesítés országokba, szállítás országokba, a vásárló alapértelmezett helye, földrajzi helymeghatározás, pénznem és formátum, vendégként történő rendelés, fiók létrehozása a pénztárnál, jelszó beállítására szolgáló link, adattörlési kérelem, megőrzési idők, adatvédelmi szöveg a regisztrációnál és a pénztárnál

Az általános beállítások: minden más alapja

A WooCommerce > Beállítások > Általános (General) alatt olyan beállításokat talál, amelyeket egyszer kell jól megadni, és utána ritkán nyúl hozzájuk. Éppen ezért itt gyakran csúszik be hiba: az első héten hozott rossz döntés csak hónapokkal később derül ki, például amikor a számlákon nem stimmel az áfa.

Az üzlet címe. Az a cím, ahol a vállalkozása székhelye van. A WooCommerce ezt használja az áfa kiszámításának alapjaként (4.1. lecke) és néhány szállítási integrációhoz. Az országot már a telepítővarázslóban kiválasztja (2.1. lecke); itt a teljes címet adja meg. Ez a cím nem jelenik meg automatikusan a webhelyén: azokat az adatokat, amelyeket a látogatónak meg kell találnia, külön kell rendeznie (5.1. lecke).

Értékesítés és szállítás országokba. Beállítja, mely országokba értékesít (minden országba, néhány kivételével minden országba, vagy egy listában megadott országokba), és emellett azt is, mely országokba szállít. Ez két külön kérdés. A Theehuis Example a digitális receptkönyvet mindenkinek eladja az EU-ban, de teáskannákat csak Hollandiába, Belgiumba és Németországba küld. Az értékesítésnél ezért a „meghatározott országok: minden EU-tagállam”, a szállításnál pedig a „Hollandia, Belgium, Németország” lehetőséget választja. Egy ausztriai vásárló így megveheti a receptkönyvet, de egy teáskannánál nem lát szállítási lehetőséget.

Miért ne egyszerűen „minden ország”? Mert minden ország, ahová értékesít, következményekkel jár: áfa (4.2. lecke), szállítási költség (4.3. lecke), a feltételek nyelve és az adott ország szabályai (5. modul). Csak oda értékesítsen, amire a terve (1.3. lecke) már felkészült. Ráadásul a rendelési folyamat elején egyértelművé kell tennie, ha vannak szállítási korlátozások (5.1. lecke).

A vásárló alapértelmezett helye. Mielőtt a látogató megadja a címét, a WooCommerce nem tudja, hol lakik. Ön dönti el, mit feltételezzen ilyenkor az áruház:

• Nincs hely: az árakat és a szállítást csak akkor számolja ki, amikor a vásárló megad egy címet.
• Az üzlet országa: a WooCommerce feltételezi, hogy a látogató az Ön országában lakik.
• Földrajzi helymeghatározás: a WooCommerce az IP cím alapján kitalálja az országot. Ehhez egy külső szolgáltatás adatbázisát használja, amelyhez (ingyenes) kulcsot kell igényelnie és megadnia.
• Földrajzi helymeghatározás oldalgyorsítótár-támogatással: ugyanez a becslés, de a böngészőből indított további kéréssel, így az oldalgyorsítótár nem mindenkinek ugyanazt az országot mutatja.

A sima földrajzi helymeghatározás és az oldalgyorsítótár rosszul fér össze. A gyorsítótár úgy tárolja az oldalt, ahogy az első látogató látta, az ő országának áraival és üzeneteivel, és ezt adja ki mindenkinek. Ha oldalgyorsítótárat használ (6.4. lecke), és földrajzi helymeghatározást szeretne, válassza a gyorsítótár-támogatással működő változatot. A legtöbb holland, belga és német áruház számára „az üzlet országa” egyszerű és elég jó megoldás.

Pénznem és formátum. Pénznem, a pénznemjel helye, az ezres és a tizedes elválasztó, a tizedesjegyek száma. Hollandiában és Németországban a szokásos beállítás: euró, a jel balra (Hollandia) vagy jobbra (Németország), pont az ezresekhez, vessző a tizedesekhez, két tizedesjegy. A tizedesjegyek számát soha ne állítsa 0-ra „mert úgyis csak egész eurót kér”: az áfa kiszámításához szükség van a centekre.

Vásárlói fiókok: vendég vagy fiók?

A WooCommerce > Beállítások > Fiókok és adatvédelem (Accounts & Privacy) alatt választja ki, hogyan rendelnek a vásárlók.

Rendelés vendégként. A vásárló megadja az adatait és fiók nélkül rendel. Ez a vásárlónak a leggyorsabb, és Önnél is ez keletkezik a legkevesebb védendő személyes adat. A kötelező fiók az egyik legismertebb ok, amiért az emberek félbehagyják a rendelést.

Fiók létrehozása a pénztárnál vagy a Fiókom oldalon. Hasznos a visszatérő vásárlóknak: visszanézhetik a rendeléseiket, elmenthetik a címeiket, újra letölthetik a letöltéseket (3.3. lecke). Ugyanakkor minden fiók egy bejelentkezés, amellyel vissza lehet élni, és egy személyesadat-gyűjtemény, amelyet addig tárol, amíg a fiók létezik.

A Theehuis Example döntése: vendégként lehet rendelni, a fiók létrehozása a pénztárnál a vásárló szabad döntése. Előfizetéseket vagy később újra letölthető tartalmakat kínáló áruháznál a fiók logikusabb választás.

Jelszavak. Új fiók esetén a WooCommerce egy linket küldjön, amellyel a vásárló maga választ jelszót, ne pedig generált jelszót az e-mailben. Az e-mailben elküldött jelszó évekig ott marad a postafiókban.

Figyeljen az 5.3. leckében tárgyalt elállási gombbal való összefüggésre: a vásárlót nem lehet arra kötelezni, hogy fiókja legyen ahhoz, hogy elálljon a szerződéstől. Ha vendégek is rendelhetnek, a vendégeknek is el kell tudniuk állni a szerződéstől.

Adatvédelem: miben segíthet a WooCommerce

A WooCommerce személyes adatokat kezel: neveket, címeket, telefonszámokat, rendeléseket. A GDPR általános szabályai, például az adatkezelési tájékoztató és az adatkezelési nyilvántartás, a WordPress-tanfolyam 9.3. leckéjében szerepelnek. Itt a WooCommerce saját beállításairól van szó.

Adattörlési kérelmek. A WordPress rendelkezik egy eszközzel, amellyel valakinek a személyes adatai törölhetők (Eszközök > Személyes adat törlése). A Fiókok és adatvédelem alatt választja ki, hogy ilyenkor a rendelések adatai is törlődjenek-e, és megszűnjön-e a hozzáférés a letöltésekhez. Gondolja át, mielőtt bekapcsolja: azokat az adatokat, amelyeket az adóhatóság (Magyarországon a NAV) miatt meg kell őriznie (számlák, 5.6. lecke), nem törölheti csak úgy, kérésre sem. A WooCommerce-ben a törlés anonimizálja a rendelést; gondoskodjon róla, hogy a megőrzendő adatok ekkor a könyvelésében megmaradjanak.

Adatvédelmi szövegek. Beállíthat egy rövid szöveget, amely a regisztrációnál és a pénztárnál jelenik meg, az adatkezelési tájékoztatójára (5.5. lecke) mutató linkkel. Ide egy-két mondatot írjon, ne a teljes tájékoztatót.

Megőrzési idők. Ezt a részt hagyják ki a leggyakrabban. A WooCommerce az Ön által választott idő után automatikusan törölni tudja a személyes adatokat, típusonként:

A GDPR szerint az adatokat nem szabad a szükségesnél tovább tárolni. Az adószabályok szerint viszont a nyilvántartást néhány évig meg kell őrizni: Hollandiában 7 évig, Belgiumban az áfa miatt 10 évig, Németországban a számlákat 8 évig (5.6. lecke); Magyarországon a megőrzési idő 8 év (számviteli törvény). A két szabály nem ütközik, ha tudja, mit hol őriz. A Theehuis Example néhány év után anonimizáltatja a teljesített rendeléseket a WooCommerce-ben, mert a számlák a könyvelőprogramban vannak, és ott 7 évig megmaradnak. Ha a nyilvántartását csak a WooCommerce-ben vezeti, ne válasszon a megőrzési kötelezettségénél rövidebb időt.

Alapértelmezés szerint minden mező üres: ilyenkor a WooCommerce mindent örökre megőriz. Ez a legkényelmesebb és a legrosszabb választás.

A gyakorlatban: így néz ki a WooCommerce-ben

Más témáknál és tárhelyszolgáltatóknál is ugyanígy működik; ezek a WooCommerce saját beállításai.

1. WooCommerce > Beállítások > Általános: adja meg az üzlet címét. Az értékesítésnél és a szállításnál csak a tervében szereplő országokat válassza. Válasszon alapértelmezett helyet; ha oldalgyorsítótárat használ, ne a sima földrajzi helymeghatározást válassza.
2. Lent ellenőrizze a pénznemet és a formátumot.
3. Fiókok és adatvédelem: a vendégként történő rendelés be- vagy kikapcsolása; fiók létrehozása a pénztárnál; válassza a jelszó beállítására szolgáló linket.
4. Az adattörlésnél döntse el, hogy a rendelések és a letöltések is érintettek legyenek-e, és jegyezze fel, hol őrzi az adózási okból megőrzendő adatokat.
5. Töltse ki az adatvédelmi szövegeket az adatkezelési tájékoztatójára mutató linkkel.
6. Adja meg a megőrzési időket, mindegyikhez indoklással.

Összefoglalás

• Az üzlet címe az áfa alapja; az értékesítés és a szállítás országai két külön döntés. Csak olyan országokat válasszon, amelyekre felkészült.
• A sima földrajzi helymeghatározás és az oldalgyorsítótár ütközik; ilyenkor a gyorsítótár-támogatással működő változatot vagy az üzlet országát válassza.
• A vendégként történő rendelés gyors, és kevesebb adat keletkezik; a fiók a visszatérő vásárlóknak hasznos. A vásárlók egy linken keresztül maguk válasszanak jelszót.
• Adja meg a megőrzési időket: alapértelmezés szerint a WooCommerce mindent örökre megőriz.
• A kérésre történő törlés és az anonimizálás nem sértheti az adózási megőrzési kötelezettségét: tudja, mit hol őriz. Magyarországon a megőrzési idő 8 év (számviteli törvény).

Kvíz

Feladat

D2.3. feladat: Fiókok és megőrzési idők. Végezze el a leckében szereplő beállításokat a (teszt)áruházában. Ez egy önállóan elvégzendő feladat: Ön pipálja ki a pontokat, és Ön válaszol a kérdésre.

Pipálja ki:

• az üzlet címe és az országok (értékesítés és szállítás) beállítva;
• a pénznem és a formátum ellenőrizve;
• a vendégként történő rendelés tudatosan be- vagy kikapcsolva;
• a fiók létrehozása a pénztárnál tudatosan kiválasztva;
• jelszó beállítása linken keresztül beállítva;
• a megőrzési idők kitöltve a Fiókok és adatvédelem alatt.

Válaszoljon: milyen megőrzési időket választott az inaktív fiókokhoz, valamint a sikertelen, visszamondott és teljesített rendelésekhez, és miért? Gondoljon az 5.6. lecke megőrzési kötelezettségére.

A „kész” után megjelenik a mintaválasz: a teljesített rendeléseket ne őrizze rövidebb ideig, mint az adózási megőrzési kötelezettség, kivéve, ha ezek az adatok máshol megvannak (például a könyvelésében); az inaktív fiókokat viszont törölje; minden döntéshez tartozzon indoklás.

Bővebben olvasva

• Ingyenes WordPress-tanfolyam 9.3: GDPR: sütik, űrlapok és adatkezelési tájékoztató
• Ez adatszivárgásnak minősül, és be kell jelentenem?
• Ingyenes WordPress-tanfolyam 6.2: Gyorsítótárazás (caching)
• A WooCommerce beállításai (woocommerce.com, angol nyelven): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• A számlák megőrzése (a holland adóhatóság, Belastingdienst, holland nyelven): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren