Készlet és tömeges termékkezelés

Modul 3: Termékek · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: A lecke végére tudatosan be tudja állítani a készletet a WooCommerce-ben (kezelés, foglalás, értesítések, utánrendelések, elfogyott termékek), és biztonságosan tud termékeket tömegesen exportálni és importálni egy CSV-fájllal.

Kulcsfogalmak: készletkezelés, készlet termékenként vagy változatonként, készlet foglalása (Hold stock), alacsony készlet küszöbértéke, elfogyott készlet küszöbértéke, készletértesítések, utánrendelések (backorders), elfogyott termékek elrejtése, készletmegjelenítés, CSV-export, CSV-import, meglévő termékek frissítése, karakterkészlet (UTF-8), elválasztó karakter, kapcsolat a pénztárgéppel vagy a nagykereskedővel

Miért több a készlet egy számnál?

Egy készletszám egyszerűnek tűnik: van tizenkét teáskannája, tizenkettő elkel, utána elfogyott. Egy webáruházban azonban egyszerre történnek a dolgok. Két vásárló is a kosarába teszi az utolsó teáskannát. Egy vásárló elkezdi a fizetést, majd félúton meggondolja magát. Ugyanazt a teáskannát a fizikai üzletében vagy egy vásáron is árulja. A rosszul beállított készlet ahhoz vezet, ami a legrosszabb, ami egy áruházzal történhet: egy kifizetett rendeléshez, amelyet nem tud teljesíteni. Ez visszatérítéssel, egy dühös vásárlóval és néha egy rossz értékeléssel jár.

A WooCommerce-ben erre egy sor beállítás szolgál. Ezeket a WooCommerce > Beállítások > Termékek > Készlet (Inventory) alatt találja, termékenként pedig a Készlet fülön.

A beállítások egyenként

Raktárkészlet kezelése (Enable stock management): alapértelmezés szerint be van kapcsolva. Ezután termékenként dönti el, hogy a WooCommerce nyilvántartsa-e a darabszámokat. Darabszámok nélkül csak az állapotot adja meg: raktáron, elfogyott vagy utánrendelés. Ez azokhoz a termékekhez illik, amelyeket megrendelésre készít, vagy amelyeket mindig tud szállítani. Variálható terméknél azt választja ki, hogy a készlet változatonként vagy az egész termékre vonatkozik (3.2. lecke).

Készlet foglalása (perc) (Hold stock): alapértelmezés szerint 60. Ha egy vásárló elkezdi a fizetést, a WooCommerce létrehoz egy Fizetés függőben állapotú rendelést, és félreteszi a készletet. Ha ennyi perc után sincs kifizetve, a WooCommerce törli a nyitott rendelést, és a készlet visszakerül. Ha túl rövid, az a vásárló, akinek a bankjánál még be kell jelentkeznie, azt látja, hogy a rendelését törölték. Ha túl hosszú, egy teáskanna fél napig foglalt valakinek, aki már rég elment. A legtöbb áruháznak egy óra ésszerű. Figyelem: a törlés ütemezett feladat. Ha az ütemezett feladatok nem futnak rendesen, a kifizetetlen rendelések beragadnak (7.3. lecke).

Értesítések (Notifications): e-mail alacsony készletnél, elfogyásnál és utánrendelésnél, alapértelmezés szerint a rendszergazdai címre. Itt annak a címét adja meg, aki a beszerzést intézi.

Alacsony készlet küszöbértéke (Low stock threshold), alapértelmezés szerint 2, és elfogyott készlet küszöbértéke (Out of stock threshold), alapértelmezés szerint 0. Fizikai üzletben is árusít, és a webáruházat csak naponta egyszer frissíti? Akkor állítsa az elfogyott készlet küszöbértékét 1-re vagy 2-re. Így a webáruház nem adja el az utolsó példányt, amely talán már az üzletben elkelt.

Elfogyott termékek láthatósága (Hide out of stock items from the catalog): alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Az elrejtés rendben tartja az áruházi oldalakat. Egy elfogyott termék azonban, amely később visszakerül, ideiglenesen elveszíti a helyét a kategóriában. Maga a termékoldal elérhető marad. A 7.1. lecke arról szól, mit jelent ez a megtalálhatóság szempontjából.

Készlet megjelenítése (Stock display format): mindig mutatja a darabszámot („12 raktáron”), csak kevés készletnél („Már csak 2 raktáron”), vagy soha. A „Már csak 2 raktáron” segít a vásárlóknak dönteni, de csak akkor mutassa, ha igaz; a mesterséges hiány félrevezető.

Utánrendelések (Allow backorders?) termékenként: nem engedélyezett, engedélyezett, de a vásárló figyelmeztetést kap, vagy engedélyezett. Az utánrendelések engedélyezése azt jelenti, hogy a vásárlók akkor is vásárolhatnak, amikor Önnek nincs készlete. Ez olyan terméknél lehet megoldás, amely biztosan beérkezik egy héten belül. Ilyenkor viszont tájékoztassa a vásárlót (a középső lehetőség), és adjon meg reális szállítási időt: a szállítási idő a vásárlás előtt megadandó tájékoztatás része (5.1. lecke).

Kapcsolatok és egyetlen hiteles forrás

Ha több helyen árusít (webáruház, üzlet pénztárgéppel, egy online piactér), vagy egy nagykereskedő közvetlenül szállít a vásárlóinak, hamar két-három készletlista keletkezik. Válasszon egyetlen hiteles forrást: azt a rendszert, amely a valódi készletet meghatározza. Ez általában a pénztárgép vagy a készletnyilvántartó rendszer, a WooCommerce pedig egy kapcsolaton keresztül kapja meg a darabszámokat. Egy ilyen kapcsolat a cikkszámot (SKU) használja kulcsként. Egy cikkszám nélküli terméket, vagy egy olyat, amelynek cikkszáma a pénztárgépben másképp van írva, nem frissít. Ezért volt olyan fontos a cikkszám a 3.1. leckében.

A kapcsolatok általában a WooCommerce REST API-ját használják egy API-kulccsal. Egy ilyen kulcsnak csak a szükséges jogosultságokat adja meg (2.4. lecke).

Termékek tömegesen: exportálás és importálás

Tíz terméket a kezelőfelületen kezel. Száz árváltozáshoz, egy új szezonhoz vagy egy másik webáruházrendszerről való átálláshoz a beépített CSV-exportot és -importot használja: az Exportálás (Export) és az Importálás (Import) gombot a terméklista felett, a Termékek > Összes termék oldalon.

A CSV-fájl egy szöveges fájl, termékenként egy sorral, az oszlopokat vessző választja el. Táblázatkezelő programban nyitja meg. Itt szokott hiba becsúszni:

• Karakterkészlet. A WooCommerce UTF-8-at használ. Ha a táblázatkezelő más karakterkészlettel nyitja meg a fájlt, az „é”-ből valami ilyesmi lesz: „é”. Megnyitáskor és mentéskor kifejezetten az UTF-8-at válassza.
• Elválasztó karakter és tizedesjel. Holland (és magyar) területi beállításoknál a táblázatkezelő gyakran pontosvesszőt használ elválasztóként és vesszőt tizedesjelként. A WooCommerce az árakban pontot vár (24.00). Egy „24,00” ár másként értelmezhető. Importálás előtt ellenőrizzen néhány sort egy szövegszerkesztőben.
• Üres oszlopok. Frissítéskor egy üres cella azt jelentheti, hogy az érték törlődik. Azokat az oszlopokat, amelyekhez nem akar hozzányúlni, inkább teljesen hagyja ki a fájlból.
• Változatok. Minden változat külön sor, a fő termékre mutató hivatkozással.

Importáláskor a Meglévő termékek frissítése (Update existing products) lehetőséget választja. A WooCommerce ekkor azonosító (ID) vagy cikkszám (SKU) alapján keresi meg a meglévő terméket. A nem létező termékeket ezzel a választással kihagyja. E választás nélkül az import új termékeket hoz létre, a már létező cikkszám pedig hibát okoz.

Biztonságos munka: először kicsiben, először máshol

Egy import egyetlen kattintással több száz terméket módosíthat. Ezért:

1. Készítsen biztonsági mentést (WordPress-tanfolyam, 8.1. lecke), vagy dolgozzon először a tesztáruházában (2.1. lecke).
2. Először exportáljon, hogy legyen egy fájlja a jelenlegi állapotról.
3. Teszteljen egy egysoros fájllal. Ellenőrizze a terméket a kezelőfelületen és a webhelyen.
4. Csak ezután alkalmazza a teljes fájlt.
5. A nagy fájlok elérhetik a PHP feltöltési vagy időkorlátját. Ossza fel őket részekre, vagy kérdezze meg tárhelyszolgáltatóját a PHP-beállításokról (200. tudásbázis-cikk).

Összefoglalás

• A készletkezelés megelőzi az olyan kifizetett rendeléseket, amelyeket nem tud teljesíteni.
• A készlet foglalása (alapértelmezés szerint 60 perc) a fizetés idejére lefoglalja a termékeket; az ezt követő törlés ütemezett feladat.
• A küszöbértékeket, értesítéseket, a láthatóságot és az utánrendeléseket tudatosan állítja be, őszinte szállítási idővel.
• Válasszon egyetlen hiteles forrást, és a kapcsolatokhoz a cikkszámot (SKU) használja kulcsként.
• CSV-import: UTF-8, pont mint tizedesjel, először exportálás, teszt egy sorral, frissítés azonosító vagy cikkszám alapján.

Kvíz

Feladat

D3.4. feladat: Exportálás és importálás. Ezt a tesztáruházában vagy egy friss biztonsági mentés után végezze el.

Lépések:

1. Exportálja az összes termékét egy CSV-fájlba a terméklista feletti Exportálás gombbal (Termékek > Összes termék).
2. Nyissa meg a fájlt egy táblázatkezelőben, és válassza az UTF-8-at. Nézze meg, milyen elválasztó karaktert és tizedesjelet lát.
3. Készítsen egy új fájlt csak az ID (vagy SKU) és a Készlet oszloppal, egyetlen termékkel. Módosítsa a készletet.
4. Importálja ezt a fájlt a terméklista feletti Importálás gombbal, bekapcsolt Meglévő termékek frissítése beállítással.
5. Ellenőrizze a terméket a kezelőfelületen és egy privát böngészőablakban a webhelyen.
6. Nézze át a készletbeállításait a WooCommerce > Beállítások > Termékek > Készlet alatt.

Ellenőrzőlista (kötelező): biztonsági mentés vagy tesztáruház; export elkészítve; a fájl a megfelelő karakterkészlettel megnyitva; egy sor módosítva; csak ez a sor importálva a „Meglévő termékek frissítése” beállítással; az eredmény ellenőrizve.

Válaszoljon:

1. Melyik oszlop alapján találta meg a WooCommerce a terméket: ID vagy SKU?
2. Mi ment félre, vagy mi ment majdnem félre (karakterek, tizedesjel, üres oszlopok)?
3. Milyen készletbeállításokat használ (készlet foglalása, küszöbértékek, értesítések, utánrendelések), és miért?

A jó válasz kulcsként megnevezi az ID-t vagy az SKU-t, egy konkrét buktatót, amellyel találkozott vagy amelyet elkerült, és beállításonként egy indoklást, amely illik az Ön áruházához.

Bővebben olvasva

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, angol nyelven): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Ingyenes WordPress-tanfolyam 8.1: Biztonsági mentések: mit, hová és milyen gyakran
• A feltöltés nem sikerül: növelje az upload_max_filesize és a max_execution_time értékét
• DirectAdmin útmutató 18.5: Feltöltés túl nagy (413 hiba) vagy időtúllépés

A tudásbázis és az útmutató lépései a WebOké paneljeire vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.