Számlák és nyilvántartás

Modul 5: Kötelezettségek és feltételek · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: A lecke végére el tudja magyarázni, mikor kell egy webáruháznak számlát kiállítania, mi kerüljön rá országonként, hogyan kezelje a visszatérítéseket a nyilvántartásban, és meddig kell mindent megőriznie, továbbá ki tudja választani, hogyan kapjon számlákat a WooCommerce-ből.

Kulcsfogalmak: számla, nyugta, számlakövetelmények, folyamatos számlasorszám, egyszerűsített számla, helyesbítő (sztornó) számla, OSS és számlák, Közösségen belüli termékértékesítés, e-számla (B2B), Peppol, megőrzési kötelezettség, könyvelőprogram-összekapcsolás

Ez a lecke a 2026. november 9-én érvényes szabályokat ismerteti. Nem minősül jogi vagy adótanácsadásnak. Ha bizonytalan a saját helyzetét illetően, kérdezzen meg egy jogászt, a szakmai szövetségét vagy a könyvelőjét.

Kell egyáltalán számlát kiállítania egy webáruháznak?

Ez attól függ, ki vásárol és hol.

• Vállalkozások részére (B2B) az EU-ban számlát kell kiállítani. Számla nélkül az üzleti ügyfél nem tudja levonni az áfát.
• Fogyasztók részére (B2C) a saját országában az áfa szempontjából a számla általában nem kötelező; gyakran elegendő egy rendelési visszaigazolás vagy nyugta. Sok ügyfél ennek ellenére elvár egyet, és a saját nyilvántartásához is hasznos egy folyamatosan sorszámozott dokumentum.
• Távértékesítés más EU-tagállamok fogyasztói részére (4.2. lecke): ha Hollandiában részt vesz az uniós különös adózási módban (OSS, egyablakos rendszer), akkor a holland számlázási szabályok érvényesek, és az áfa szempontjából nem kell számlát kiállítani, mondja a holland adóhatóság (Belastingdienst). Ha a bevallást közvetlenül a másik országban teszi meg, akkor annak az országnak a számlázási szabályai érvényesek.

Hollandiában egyszerűsített számla (kevesebb adattal) bruttó € 100 (≈ 36 299 Ft) összegig állítható ki, de Közösségen belüli termékértékesítésnél, távértékesítésnél és néhány további, határokon átnyúló esetben nem.

Mi kerüljön a számlára

A követelmények az uniós áfairányelvből származnak, és országonként szinte azonosak. Áttekintés:

Belgiumra ugyanezek az uniós alapelvek vonatkoznak; a könyvelőjével erősíttesse meg, mi kerüljön a számlára az Ön esetében, különösen a vállalkozásszám (ondernemingsnummer) és a fordított adózás tekintetében. Magyarországon a vállalkozás azonosítója az adószám, illetve a közösségi adószám (HU + 8 számjegy), és a számlák adatait a NAV Online Számla rendszerébe kell jelenteni.

Vállalkozás részére történő Közösségen belüli termékértékesítésnél (4.1. lecke) a számlán az ügyfél közösségi adószáma és a fordított adózásra utaló megjegyzés is szerepel.

Visszatérítések és helyesbítő számlák

Ha már kiállított egy számlát, és az ügyfél eláll a szerződéstől (5.2. lecke), vagy Ön részben visszatéríti az összeget, akkor a régi számlát nem módosítja. Ehelyett helyesbítő (sztornó) számlát készít: egy új dokumentumot saját sorszámmal, az eredeti számlára való hivatkozással és negatív összegekkel. Így a sorszámozás hézagmentes marad, és az áfabevallása is helyes: a helyesbítő számla áfája a visszatérítés időszakában levonásra kerül.

Gyakori hibák:

• Egy számla törlése vagy átsorszámozása. Ekkor hézag keletkezik a sorozatban, ami egy ellenőrzésnél feltűnik.
• Visszatérítés a WooCommerce-ben helyesbítő számla nélkül. A WooCommerce a rendelésnél rögzíti a visszatérítést, de ha nincs összekapcsolás, a könyvelése erről semmit sem tud.
• Valódi számlasorszámmal ellátott tesztrendelés bent hagyása. A tesztáruházban használjon másik sorszámsorozatot, vagy kapcsolja ki ott a számlakészítést.

Hogyan kap számlákat a WooCommerce-ből

A WooCommerce alapértelmezés szerint nem készít PDF-számlát, és folyamatos számlasorszámot sem ad: a rendelésszám belső szám, amely nem mindig folyamatos (a törölt és a sikertelen rendelések is kapnak számot). Három lehetősége van:

1. Számlázó bővítmény, amely egy adott állapotnál (általában "Folyamatban" vagy "Teljesítve") saját, folyamatos sorszámú PDF-et készít, és csatolja az e-mailhez. Olyat válasszon, amely helyesbítő számlát is tud készíteni, és amelyben Ön határozhatja meg a sorszámozást.
2. Összekapcsolás a könyvelőprogramjával: a rendelés átkerül a könyvelőprogramba, amely elkészíti és elküldi a számlát. Így minden egy helyen van, az országonkénti és áfakulcsonkénti OSS-kimutatásokkal együtt. Sok könyvelőprogram rendelkezik WooCommerce-összekapcsolással.
3. A fizetési szolgáltató vagy egy külső szolgáltatás, amely számlákat készít. Ellenőrizze, hogy a sorszámozás és az adatok megfelelnek-e a követelményeknek.

Minden bővítményt vagy összekapcsolást úgy értékeljen, ahogy a WordPress-tanfolyam 5.3. leckéje bemutatja, és kérdezze meg a könyvelőjét, melyik megoldás illik a nyilvántartásához. A Theehuis Example esetében a könyvelőprogram készíti a számlákat; a webáruház csak a rendelési adatokat továbbítja. A Theehuis így egyetlen sorszámsorozattal dolgozik, és EU-tagállamonkénti értékesítési kimutatással rendelkezik az OSS-bevalláshoz.

E-számlák vállalkozások között

Ha vállalkozásoknak is értékesít, figyeljen az e-számlázásra: ez olyan, strukturált formátumú számla, amelyet egy számítógép be tud olvasni (nem PDF).

• Belgium: 2026. január 1. óta kötelező az e-számla a belga áfaalany vállalkozások között, a gyakorlatban a Peppol-hálózaton keresztül (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Németország: a Németországban letelepedett vállalkozások között az e-számla az alapértelmezés (§ 14 UStG); a vállalkozásoknak fogadniuk kell tudniuk, a küldés szakaszosan válik kötelezővé.
• Hollandia: (2026. novemberi állapot) vállalkozások között még nincs általános kötelezettség.

A fogyasztók számára semmi sem változik: ők továbbra is PDF-et vagy visszaigazolást kapnak. Ha belga vagy német vállalkozásoknak értékesít, kérdezze meg a könyvelőprogramja szolgáltatóját, hogy tud-e e-számlát küldeni. Magyarországon a számlák adatait a NAV Online Számla rendszerébe kell jelenteni.

Meddig kell megőrizni

A megőrzés azt is jelenti, hogy a dokumentumok olvashatók és visszakereshetők maradnak, akkor is, ha webáruház-szoftvert vált vagy eltávolít egy bővítményt. Rendszeresen exportálja a számlákat a könyvelésébe vagy az archívumába. Hangolja össze mindezt a WooCommerce megőrzési idejével (2.3. és 5.5. lecke): ha néhány év után anonimizálja a teljesített rendeléseket, gondoskodjon arról, hogy a számlaadatok máshol megmaradjanak. Magyarországon a megőrzési idő 8 év (számviteli törvény).

Összefoglalás

• Vállalkozásoknak mindig számla jár; a saját országában a fogyasztóknak általában nem kötelező; az OSS keretében a holland szabályok érvényesek, és az áfa szempontjából nincs szükség számlára.
• A számlán: dátum, folyamatos sorszám, mindkét fél adatai, közösségi adószám, mit és mikor szállított, összegek adókulcsonként és az áfa; Németországban a § 14 Abs. 4 UStG szerint. Magyarországon a számlák adatait a NAV Online Számla rendszerébe kell jelenteni.
• Visszatérítéskor hivatkozással ellátott helyesbítő számlát kell készíteni, számlát soha nem szabad törölni.
• A WooCommerce maga nem készít számlát: válasszon bővítményt, könyvelőprogram-összekapcsolást vagy külső szolgáltatást.
• Megőrzés: Hollandia 7 év, Belgium az áfa céljára 10 év, Németország a számlákra 8 év, Magyarország 8 év (számviteli törvény).

Kvíz

Feladat

D5.6. feladat: A számla ellenőrzése. Készítsen a tesztáruházában egy tesztrendelést és hozzá a számlát (vagy, ha fogyasztóknak nem állít ki számlát, az ügyfélnek küldött visszaigazolást). Vesse össze a saját országára vonatkozó, ebben a leckében ismertetett számlakövetelményekkel. Pipálja ki: minden kötelező adatot ellenőrzött; a folyamatos sorszámozást ellenőrizte (egy törölt rendelés után is); a visszatérítéshez tartozó helyesbítő számlát megoldotta; a megőrzési időt és a megőrzés helyét rögzítette; az OSS-helyzetét is figyelembe vette.

Válaszoljon: mely adatok hiányoztak, és hogyan pótolja őket? Hogyan készít számlákat: bővítménnyel, könyvelőprogrammal vagy a fizetési szolgáltatóval, és miért? Mi történik egy visszatérítésnél a WooCommerce-től a könyveléséig? Meddig és hol őrzi meg a számlákat, akkor is, ha egyszer webáruház-szoftvert vált?

Bővebben olvasva

• Milyen követelményeknek kell megfelelniük a számláknak? (Belastingdienst, holland nyelven): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Egyszerűsített számla (Belastingdienst, holland nyelven): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• A számlák megőrzése (Belastingdienst, holland nyelven): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Távértékesítés az EU-n belül és az uniós különös adózási mód (Belastingdienst, holland nyelven): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E-számlázás Belgiumban (FOD Financiën, holland nyelven): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (német nyelven): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (német nyelven): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Ingyenes WordPress-tanfolyam 5.3: Bővítmények kiválasztása és értékelése