A jelenlegi szolgáltatásainak felmérése

Modul 3: Felmérés és tervezés · Olvasási idő: 11 perc

Tanulási cél: Ennek a leckének a végén Ön képes lesz teljes körű leltárt készíteni a jelenlegi felhőalapú szolgáltatásairól, beleértve a nem azonnal látható kapcsolódásokat és használati módokat is.

Kulcsfogalmak: leltár, elem, jelenlegi szolgáltatás, cél, tulajdonos, prioritás, árnyék-IT, kapcsolódás, egyszeri bejelentkezés (SSO), megosztott postafiók, alias, terjesztési lista, ellenőrző rekord

Miért kell először leltárt készíteni?

Egy átállás ritkán a nagy munkán bukik el. A levelek átmásolása és a fájlok átköltöztetése általában sikerül. Azon bukik el, amit senki nem írt le: a weboldal kapcsolatfelvételi űrlapja, amely hirtelen nem küld többé levelet, a szkenner, amely egy megszüntetett postafiókba szkennel, a kolléga, aki az ügyféllistáját egy privát Dropbox-fiókban vezette.

A leltár egy lista mindarról, amit jelenleg a felhőben végez: melyik szolgáltatás, milyen adatok, ki a tulajdonos, mi fog ezekkel történni, és mennyire fontos. Néhány órát vesz igénybe, és napokat takarít meg Önnek.

A Szemcse Pékség nyolc rovattal kezdte. Miután végigkérdezte a kollégákat, már tizenhárom lett belőlük.

A nyolc elem

Kezdje ezzel a nyolccal. Ezek a kurzus hátralévő részében mind visszatérnek.

Amit nem lát azonnal: a kapcsolódások

Ez a leltár legfontosabb része. A kapcsolódás minden olyan dolog, ami a felhőszolgáltatásán kívül esik, de attól mégis függ. Ezeken a helyeken keresse őket:

1. Egyszeri bejelentkezés (SSO). Azok az alkalmazások, amelyekbe a Google- vagy Microsoft-fiókjával jelentkezik be. Minden fiók biztonsági beállításaiban található egy lista azokról az alkalmazásokról, amelyek hozzáféréssel rendelkeznek. Nézze ezt meg néhány kollégánál is, ne csak saját magánál.
2. A weboldala. A kapcsolatfelvételi űrlapok és webáruházak leveleket küldenek. Melyik szerveren keresztül? Milyen címmel?
3. Eszközök. Szkennerek és multifunkciós nyomtatók, amelyek levélbe vagy egy mappába szkennelnek. Pénztárgépek, riasztórendszerek vagy más eszközök, amelyek leveleket küldenek.
4. Egyéb szoftverek. Könyvelés, CRM, tervezés, hírlevélszolgáltatás. Küldenek ezek leveleket az Ön domainje nevében? Olvasnak fájlokat a tárhelyéről?
5. A domainje DNS-je. Ott láthatja, ki jogosult levelet küldeni az Ön domainje nevében (SPF), mely szolgáltatások állítottak be ellenőrző rekordot (olyan TXT-rekordok, mint google-site-verification= vagy MS=), és vannak-e más szolgáltatásoktól származó DKIM-rekordok. Az előző modul A2.1 feladata ezt már feltérképezte Ön helyett.
6. Telefonok és laptopok. Mely alkalmazások szinkronizálnak a régi szolgáltatással? Ezeket mind át kell majd állítani (7.2. lecke).

Árnyék-IT: amit a kollégák maguktól intéznek

Az árnyék-IT olyan szoftver vagy tárhely, amelyet a kollégák saját maguk használnak anélkül, hogy a szervezet ezt elrendezte volna: egy ingyenes Dropbox, egy WhatsApp-csoport ügyfelekkel, egy privát Gmail a hírlevélhez, egy online tervező. Ez többnyire nem rosszindulatból történik: valaki megoldott egy problémát.

Az átállás szempontjából az árnyék-IT két okból fontos. Gyakran szervezeti adatok is találhatók benne, amelyeket át kell költöztetni. És ha nem kérdezi meg, az átállás után is egyszerűen tovább létezik, az új európai rendszerén kívül.

Ezért úgy kérdezze meg, hogy az emberek őszintén válaszoljanak. Ne azt kérdezze, hogy "ki használ nem engedélyezett szolgáltatásokat?", hanem: "Átállunk, és nem szeretnénk, hogy bárki is elveszítsen valamit. Milyen programokat, oldalakat és alkalmazásokat használ a munkájához, akkor is, ha azokat saját maga szerezte be?" Egy rövid, példákat tartalmazó lista segít az embereknek emlékezni.

Soronként: öt mező

Minden sorhoz a leltárában öt dolgot jegyezzen fel:

1. Jelenlegi szolgáltatás: például "Gmail Google Workspace útján".
2. Méret: a lehető legkonkrétabban, például "12 postafiók, összesen 38 GB" vagy "3 megosztott naptár".
3. Tulajdonos: ki dönt erről, és ki tudja, hogyan működik? Ennek egy névvel rendelkező személynek kell lennie, nem "mindenkinek".
4. Cél: mi történik majd vele? Átköltöztetés egy új szolgáltatásba, megszüntetés, archiválás vagy ideiglenes meghagyás.
5. Prioritás: magas (enélkül a szervezet nem tud működni), közepes vagy alacsony.

Néhány sor példaként a pékségtől:

Buktatók

• Csak a saját fiókját nézi. Egy rendszergazda nem lát automatikusan minden olyan alkalmazást, amelyet egy hétköznapi felhasználó a saját fiókjához kapcsolt. Nézze meg több embernél is.
• A megosztott postafiókok elfeledése. Az info@, facturen@ és bestellingen@ gyakran nem önálló postafiók, hanem egy alias, egy megosztott postafiók vagy egy csoport. Az átállás során ezt mindegyiket a megfelelő módon kell visszaállítani (4.4. lecke).
• Licencek számolása a tényleges használat helyett. Tizenkét licenc nem jelenti azt, hogy tizenkét ember aktívan használja is. Nézze meg az utolsó bejelentkezést.
• Nincs tulajdonos. Egy tulajdonos nélküli sort senki nem fog felkarolni.
• A leltár frissítésének elmulasztása. Amit a migráció közben fedez fel, azt is írja be utólag.

A gyakorlatban: így néz ki egy szolgáltatónál

Egy WebOké Nextcloud és egy WebOké levelezési csomagra történő átálláskor a leltár azonnal a teendőlistájává válik: elemenként a kézikönyv megmutatja, melyik eszközt kell használni (például az Import Tool a Google-hoz, a Gegevensmigratie az OneDrive-hoz, az E-mail-költöztető eszköz a levelezéshez), és milyen sorrendben. Más európai szolgáltatóknál az eszközök más nevet viselnek, de a leltár pontosan ugyanaz: az az Ön szervezetéről szól, nem a szolgáltatóról.

Összefoglalás

• A leltár megakadályozza, hogy az átállás során olyan dolgokat felejtsen el, amelyeket senki nem írt le.
• Kezdje nyolc elemmel: e-mail, naptár, névjegyek, fájlok, dokumentumok, csevegés és értekezletek, jelszavak, biztonsági mentések.
• Keresse meg a kapcsolódásokat: egyszeri bejelentkezés, weboldal, eszközök, egyéb szoftverek, DNS-rekordok, telefonok.
• Kérdezze meg a kollégákat az árnyék-IT-ről úgy, hogy őszintén válaszoljanak.
• Minden sor kapjon jelenlegi szolgáltatást, méretet, tulajdonost, célt és prioritást.

Kvíz

Feladat

A3.1 feladat: Teljes az Ön leltára? Töltse ki a leltárformot a saját szervezete (vagy saját magánhasználata) számára. A program ellenőrzi, hogy mind a nyolc elem szerepel-e benne, hogy talált-e legalább három kapcsolódást, és hogy minden sorhoz tartozik-e jelenlegi szolgáltatás, méret, tulajdonos, cél és prioritás.

E3.1 feladat: A körkérdezés a kollégák körében. Kérdezzen meg legalább három embert (vagy, ha egyedül dolgozik, nézze végig a saját eszközeit), hogy milyen programokat, oldalakat és alkalmazásokat használnak a munkájukhoz. Jegyezze fel, amit még nem vett fel a listájára, és amit ebből megtanult.

További olvasnivaló

Az ezekben a cikkekben leírt lépések a WebOké szolgáltatásaira vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• Nextcloud kézikönyv 13.1: Felkészülés: mit vigyen magával és milyen sorrendben
• Nextcloud kézikönyv 13.6: A Microsoft 365-ről a WebOkéra: fájlok, dokumentumok, e-mail és naptár
• DirectAdmin útmutató 10.1: Az E-mail átköltöztetése: a lehetőségek
• WebOké útmutató 14.1: Domain állapota (bejelentkezés nélkül is)