Hogyan jár az e-mail: MX, IMAP és SMTP

Modul 4: Az e-mail átköltöztetése · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: E lecke után el tudja magyarázni egy e-mail útját, meg tudja nevezni, mely elemek változnak egy levelezési költözésnél, és meg tudja mondani, mi mindent kell az üzeneteken kívül még áthozni.

Kulcsfogalmak: MX-rekord, levelezőszerver, postafiók, IMAP, POP3, SMTP, submission (587-es és 465-ös port), webmail, levelezőprogram, álnév, megosztott postafiók, szabályok

Miért kell először az útvonalat megérteni

Az e-mail egyetlen dolognak tűnik: beírja, megnyomja a Küldés gombot, és valaki más elolvassa. A valóságban legalább négy elem működik együtt. Egy költözésnél ezek közül néhány megváltozik, és aki nem tudja, melyik, az a rossz gombot nyomja meg. Ennek az lehet a következménye, hogy a levelek egy napig még a régi szolgáltatónál érkeznek be, vagy hogy a telefonok csendben továbbra is a régi szerveren keresztül küldenek.

A Bakkerij De Korrel pékség domainje example.com. Mind a tizenkét munkatárs jelenleg Microsoft 365-ön keresztül levelezik. A pékség egy európai levelezési szolgáltatóra szeretne váltani. Mielőtt bármit is átköltöztetnének, felrajzolják az útvonalat.

Egy levél útja az info@example.com címre

Egy ügyfél egy megrendelést küld az info@example.com címre. Ez történik:

1. Az ügyfél levelezőprogramja átadja a levelet a saját kimenő szerverének. Ez SMTP-vel (Simple Mail Transfer Protocol) történik, a levél beküldésére szolgáló porton: submission, 587-es port STARTTLS-sel vagy 465-ös port TLS-sel.
2. Ez a szerver az example.com címre szeretné kézbesíteni a levelet. Megkérdezi a DNS-t: "mik az example.com MX-rekordjai?" Az MX-rekord arra a szerverre mutat, amely a domain számára fogadja a leveleket.
3. A küldő szerver kapcsolatot létesít ezzel a szerverrel, szintén SMTP-vel (ezúttal szerverek között, 25-ös port), és kézbesíti a levelet.
4. A fogadó szerver elhelyezi a levelet az info@ postafiókjában.
5. A munkatársak egy levelezőprogrammal vagy a webmaillel olvassák a postafiókot. Ez általában IMAP-pal történik, 993-as port TLS-sel.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

Az MX-rekord a domain DNS-ében található, nem a levelezési szolgáltatónál. Aki a DNS-t kezeli, az határozza meg tehát, hova megy a domainre érkező levél. Hogy pontosan hogyan működnek az MX-rekordok és a prioritások, azt a DNS-tanfolyam 4.1. leckéjében olvashatja.

IMAP vagy POP3: hol van valójában a levelezése?

Az IMAP esetében a levél a szerveren marad. A laptop, a telefon és a webmail is ugyanazt a postafiókot mutatja. Ha egy levelet egy mappába helyez a telefonján, akkor az a laptopján is ugyanabban a mappában lesz.

A POP3 esetében a levelezőprogram letölti a levelet, majd gyakran törli azt a szerverről. A levél ekkor csak azon az egy számítógépen marad meg.

Egy költözésnél ez nagy különbséget jelent. Egy IMAP-postafiókot szerverről szerverre lehet másolni: minden a szerveren van. POP3 esetén az előzmények egy része esetleg csak egy régi számítógépen van meg. Ezt a levelezést külön kell áthozni, például úgy, hogy a levelezőprogramban a régi mappákat áthúzza az új IMAP-postafiókba.

Kérdezze meg magától: dolgozik-e még valaki POP3-mal? Ezt a levelezőprogram fiókbeállításaiban láthatja: ha ott POP vagy a 995-ös port szerepel, az POP3.

A Microsoft 365 és a Google Workspace a saját alkalmazásaihoz saját protokollokat is használ, például Exchange ActiveSync-et és a Gmail alkalmazást. Ebből keveset tapasztal, de ez azt jelenti, hogy nem minden beállítás vált át automatikusan IMAP-ra. A költözés után minden eszközt újra be kell állítani (4.4. lecke).

Mi változik egy költözésnél?

A legfontosabb jó hír az utolsó sorban található: mivel saját domainje van, az e-mail-címe ugyanaz marad. Az ügyfelek semmit sem vesznek észre. Pontosan ezért olyan értékes a saját domain az Ön függetlensége szempontjából (8.2. lecke). Ha jelenleg olyan címet használ, mint a bakkerij.dekorrel@gmail.com, akkor a leveleket ugyan átmásolhatja, de maga a cím a Google-é marad. Ebben az esetben mindenkivel tudatnia kell az új címet.

Mi tartozik még a levelezéséhez az üzeneteken kívül

Egy postafiók több, mint üzenetek halmaza. Egy IMAP-másolásnál az üzenetek és a mappák átkerülnek, de sok más dolog nem. Készítsen róluk előre egy listát:

• Álnevek: olyan további címek, amelyek ugyanabba a postafiókba futnak be, mint például a bestellingen@ és a facturen@, amelyek az info@ címre érkeznek.
• Megosztott postafiókok és csoportok: a Microsoft 365-ben a De Korrelnek van egy bestellingen@ megosztott postafiókja, amelyet négyen olvasnak, és egy team@ csoportja, amely mindenkihez eljut. Az új szolgáltatónál ebből egy rendes, több felhasználós postafiók, egy továbbítás vagy egy levelezőlista lesz.
• Szabályok és szűrők: "a nagykereskedő leveleit a Beszerzés mappába". Ezek a szerveren vagy a levelezőprogramban vannak tárolva, és egy IMAP-másolásnál nem kerülnek át.
• Aláírások: gyakran a levelezőprogramban vagy a webmail beállításaiban találhatók.
• Automatikus válaszok (távolléti üzenetek).
• Továbbítások egy külső címre.
• Olyan küldők, amelyek nincsenek postafiókban: a weboldal, amely megrendelőlapokat küld, a pénztárgép, amely nyugtákat küld, a szkenner, amely pdf-eket küld, a könyvelés, amely számlákat küld. Ezek az example.com nevében küldenek egy szerveren keresztül. Ezeket is figyelembe kell vennie az SPF-nél (4.3. lecke).
• Naptár- és névjegymappák az Exchange-ben. Ezek nem kerülnek át egy levelezési másolással. Ezeket külön kell átköltöztetni (5. modul).

Ez a lista egy áttekinthető projektté alakítja a "levelezés-költözést". A 3. modulban készített leltárban már szerepelt egy "e-mail" sor; most ezt a sort felbontja.

A gyakorlatban: így néz ki egy szolgáltatónál

A WebOkénál egy levelezőprogram beállításai egy helyen szerepelnek a DirectAdmin útmutatóban: IMAP 993-as port SSL/TLS-sel, SMTP 587-es port STARTTLS-sel vagy 465-ös port SSL/TLS-sel, és felhasználónévként a teljes e-mail-cím. Szervernévként a domainnevet használhatja (ha a weboldala is a WebOkénál van, és érvényes tanúsítvánnyal rendelkezik), vagy a csomagjához tartozó szervernevet. Más európai levelezési szolgáltatóknál a portok ugyanazok; csak a szervernév különbözik, és egyes szolgáltatók az e-mail-cím helyett külön felhasználónévvel engedik a bejelentkezést. Mindig nézze meg az új szolgáltatója súgóoldalait.

Összefoglalás

• A levelet SMTP-vel küldik el, a DNS-ben lévő MX-rekord határozza meg, hova érkezik meg, és általában IMAP-pal olvassa el.
• Az MX-rekord a domain DNS-ében található: aki a DNS-t kezeli, az irányítja a levelezést.
• Saját domain esetén az e-mail-cím költözésnél is ugyanaz marad; egy nagyvállalat ingyenes címénél nem.
• Az IMAP-postafiókok jól másolhatók; az a levelezés, amely POP3-on keresztül csak egy számítógépen van meg, azt külön kell áthozni.
• Az álnevek, megosztott postafiókok, szabályok, aláírások, automatikus válaszok és a domainje nevében levelező eszközök nem kerülnek át maguktól. Vegye fel ezeket előre egy listára.

Kvíz

Feladat

Feladat A4.1: Hol érkezik most az Ön levelezése? Adja meg a saját domainjét. A program kikeresi az MX-rekordokat és a levelezőszerver IP-címét, majd lekérdezi az IP-címek nyilvántartásánál, hogy melyik szervezet kezeli azt a hálózatot, és melyik országban van bejegyezve. Ön előre megadja, melyik levelezési szolgáltatót gondolja, hogy használja. Utána látja, hogy ez helyes volt-e.

Feladat E4.1: Az Ön levelezési listája. Készítse el saját szervezete számára az ebben a leckében szereplő listát: postafiókok, álnevek, megosztott postafiókok és csoportok, szabályok, aláírások, automatikus válaszok, továbbítások, a domainje nevében levelező eszközök és programok, valamint hogy ki használ még POP3-at.

További olvasnivaló

Az ezekben a cikkekben szereplő lépések a WebOké szolgáltatásaira vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• DirectAdmin útmutató 8.7: IMAP vagy POP3: mi a különbség?
• DirectAdmin útmutató 8.1: Minden beállítás egy helyen: szerverek, portok és biztonság
• Mi az IMAP és a POP3, és hogyan működnek?
• Ingyenes DNS-tanfolyam 4.1: MX-rekordok és prioritás
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, 587-es port), RFC 8314 (TLS submission és IMAP esetén, 465-ös és 993-as port), RFC 9051 (IMAP4rev2)