Modul 9 · 9.1
Az átállás elmagyarázása a kollégáknak
Modul 9: Emberek és szabályok · Olvasási idő: 10 perc
Tanulási cél: E lecke után képes lesz egy olyan kommunikációs és képzési tervet készíteni, amellyel a kollégái végigkísérhetők az átállás folyamatán, és tudni fogja, hogyan kezelje az esetleges ellenállást.
Kulcsfogalmak: miért-történet, idővonal, "mi változik számomra?", nagykövetek, szerepkör szerinti képzés, puska, kérdezz-felelek óra, gyakori kérdések, visszajelzés, ellenállás, hozzáférhetőség
A technika csak a fele, az emberek a másik fele
Egy átállás ritkán a technikán bukik meg. Akkor bukik meg, ha a kollégák nem tudják, miért szükséges, a váltás napján nem tudnak bejelentkezni, nem találják a fájljaikat, vagy titokban továbbra is a régi szolgáltatásban dolgoznak. Ekkor két rendszer fut párhuzamosan, fájlok tűnnek el, és nő a bosszúság.
A Bakkerij De Korrelnél tizenketten dolgoznak: pékek, akik négy órakor kezdenek, két futár, akiknek csak telefonjuk van, egy boltos alkalmazott, aki a megrendeléseket kezeli az e-mailben, és Sanne, aki mindent intéz. Mindegyiküknek más a kérdése. Egy jó terv ezzel számol.
Ez a lecke az emberekről szól; a 9.2. és 9.3. lecke a szabályokról. Ez magyarázat, nem jogi tanács.
1. lépés: a miért-történet
Az emberek könnyebben változnak, ha megértik, miért van rá szükség. Mondja el hétköznapi szavakkal, néhány mondatban. Ne legyen benne jogi szakkifejezés, se pánikkeltés. A De Korrel esetében:
"Átköltöztetjük a levelezésünket, a naptárunkat és a fájljainkat egy európai szolgáltatóhoz. Ott az adataink és az ügyfeleink adatai európai szabályok alatt állnak, és több mindent tartunk saját kézben. Számotokra főleg az változik, hogy hol jelentkeztek be, és hogy néhány alkalmazás más néven fut. Mindenkinek segítünk az átállásban."
Figyeljen arra, mi NEM szerepel ebben: nincs benne, hogy "a régi szolgáltatás rossz volt". A kollégák évekig dolgoztak vele megelégedéssel. Aki a régit lehúzza, védekezést vált ki.
2. lépés: mi változik számomra?
Mindenki először azt szeretné tudni, mit jelent ez rá nézve. Készítsen csoportonként rövid áttekintést. Egy puska (egy összefoglaló lap) segít: egy A4-es lap "régen" és "most" oszloppal.
| Régen | Most | Mit kell tennie |
|---|---|---|
| Levelezés a régi szolgáltatás alkalmazásában | Levelezés a Mail vagy az Outlook alkalmazásban, új beállításokkal | Fiók hozzáadása az útmutató alapján, a régi fiók eltávolítása csak a váltás után |
| Online mappák | Fájlok az új felhőben (például Nextcloud) | Asztali alkalmazás telepítése, bejelentkezés kétlépcsős azonosítással |
| Online dokumentumok | Online irodai programcsomag az új felhőben (például Euro-Office) | Fájlok megnyitása a megszokott módon; a makrók nem működnek (lásd a 6.5. leckét) |
| Csevegés a csapattal | Csevegés az új felhőben (például Talk) | Alkalmazás telepítése a telefonra; a régi csevegés egy bizonyos dátumig olvasható marad |
| Naptár a kiszállítási útvonalakhoz | Megosztott naptár az új felhőben | Naptár hozzáadása a telefonhoz (lépésről lépésre a puskán) |
Írja le azt is, mi nem változik. "Az e-mail-címe ugyanaz marad" sok ember számára a legfontosabb megnyugtatás.
3. lépés: idővonal rögzített pillanatokkal
Ne egyszer kommunikáljon, hanem rögzített pillanatokban. Egy példa, amely illeszkedik a 3.3. leckében bemutatott migrációs tervhez:
| Mikor | Üzenet | Csatorna |
|---|---|---|
| 4 héttel a váltás előtt | A miért-történet, a dátum, mit várunk el Öntől | Csapatmegbeszélés és egy rövid e-mail |
| 2 héttel előtte | Meghívó a rövid képzésre és a puska átadása | E-mail és papír a konyhában |
| 1 héttel előtte | "Rendezze el a régi mappáit, péntek után már ne tegyen semmi újat a régi szolgáltatásba" | E-mail, csevegés |
| Az előző napon | "Holnap így jelentkezik be", a bejelentkezési adatokkal biztonságos csatornán keresztül | Személyesen vagy telefonon |
| A váltás napján | Valaki elérhető kérdésekre (kérdezz-felelek óra) | A munkahelyen |
| 1 héttel utána | "Mi nem működik még megfelelően?" | Rövid körkérdezés vagy űrlap |
| 4 héttel utána | "A régi szolgáltatás [dátum]-án bezár" |
Jó szokás: soha ne küldje a jelszót és a felhasználónevet ugyanabban az üzenetben. És figyelmeztessen mindenkit, hogy a szolgáltató soha nem kér jelszót vagy kódot. Az átállás a csalóknak kiváló alkalom hamis üzenetek küldésére ("Az új fiókja: jelentkezzen be itt").
4. lépés: nagykövetek és szerepkör szerinti képzés
Keressen egy vagy két nagykövetet: olyan kollégákat, akik szívesen vesznek részt benne, elsőként csatlakoznak a kísérleti projekthez (3.3. lecke), és utána segítenek a többieknek. Egy kollégának feltett kérdés könnyebben megy, mint a főnöknek feltett kérdés.
Képezzen szerepkör szerint, röviden és gyakorlatiasan:
- Mindenki (20 perc): bejelentkezés kétlépcsős azonosítással, a fájlok megtalálása, egy fájl megosztása, levelezés és naptár a telefonon.
- Akik sok dokumentummal dolgoznak (30 perc): közös szerkesztés, verziók visszaállítása, betűtípusok és formátumok (6.3. és 6.4. lecke).
- Rendszergazdák (egy óra vagy több): felhasználók létrehozása, licencek, biztonsági mentések, teendők, ha valaki távozik (7.3. és 8.1. lecke).
Hagyja, hogy az emberek a képzés alatt maguk csinálják végig a lépéseket, a saját telefonjukon. Aki egyszer már maga adta hozzá a naptárat, utána már magától is tudja.
Gondoljon a hozzáférhetőségre: nagy betűk a puskán, rövid videó a hosszú szöveg helyett, és segítség azoknak a kollégáknak, akik kevésbé digitálisan jártasak, vagy a nyelvet kevésbé beszélik jól.
5. lépés: az ellenállás komolyan vétele
Az ellenállás természetes, és gyakran jogos. Figyeljen arra, mi áll mögötte:
| Amit hall | Ami gyakran mögötte áll | Mi segít |
|---|---|---|
| "Pedig eddig remekül működött!" | Megszokás, nem tapasztalt problémát | A miért-történet, anélkül, hogy a régit lehúznánk |
| "Nincs erre időm" | Elfoglaltság | Rövid képzés, nyugodt időpontban, és valaki, aki segít |
| "A makróim nem működnek többé" | Valódi probléma | Komolyan vevés: megoldás keresése, vagy kivétel megbeszélése (6.5. lecke) |
| "Félek, hogy elveszítek valamit" | Bizonytalanság | Megmutatni, hogy minden le van másolva, és hogyan lehet egy régi verziót visszahozni |
| "Az az európai cucc biztos rosszabb" | Előítélet, nem tapasztalat | Megmutatás; egy nagykövet, aki lelkesen használja |
Egy valódi probléma (például egy makró, amely a megrendelőlistát készíti) nem ellenállás, hanem információ. Oldja meg, mielőtt továbblép.
6. lépés: visszajelzés és lezárás
Vezessen listát a gyakran visszatérő kérdésekről, és készítsen ebből egy rövid gyakori kérdések listát. Kérdezze meg egy hét és egy hónap után, mi nem megy még jól. Ünnepelje meg azt is, hogy sikerült: egy átállás az egész csapat teljesítménye.
A gyakorlatban: így néz ki egy szolgáltatónál
A legtöbb szolgáltatónak van útmutatója, amelyet felhasználhat a puskájához. A WebOké esetében például a Nextcloud-útmutatóban található egy "Gyors kezdés: az öt dolog, amit az első napon érdemes megtenni" című cikk, az Euro-Office-útmutatóban pedig egy cikk arról, mi változik a felhasználók számára a régi Nextcloud Office-ról való átállásnál. Más szolgáltatóknál keressen egy "első lépések" vagy "quick start" oldalt. Erre hivatkozzon, ahelyett hogy mindent saját maga írna meg.
Összefoglalás
- Egy átállás sikere vagy kudarca az embereken múlik: mondja el, miért van rá szükség, mi változik számukra, és mi nem.
- Készítsen egy "régen és most" puskát és egy idővonalat rögzített üzenetküldési pillanatokkal.
- Dolgozzon nagykövetekkel és rövid, szerepkör szerinti képzésekkel, amelyekben az emberek maguk csinálják végig a lépéseket.
- Vegye komolyan az ellenállást; egy valódi probléma információ, nem ellenszegülés.
- Figyelmeztessen az átállás alatti hamis üzenetekre, és soha ne küldje együtt a jelszót és a felhasználónevet.
Kvíz
Feladat
E9.1 feladat: Az Ön kommunikációs terve. Készítsen a saját szervezete számára egy legfeljebb öt mondatos miért-történetet, egy puskát legalább öt "régen és most" sorral, egy idővonalat legalább öt üzenetküldési pillanattal, és jelöljön ki egy vagy két nagykövetet.
E9.1. feladat: A kommunikációs terve
Írja meg a miért-történetet, készítse el a puskát és az idővonalat, és jelöljön ki nagyköveteket.
A pipái és jegyzetei csak ebben a böngészőben maradnak meg, sehova nem küldjük el őket. Ha bejelentkezett, a Fiókomban csak azt tároljuk, hogy elvégezte a feladatot.
További olvasnivaló
Az ezekben a cikkekben leírt lépések a WebOké szolgáltatásaira vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.
- Nextcloud kézikönyv 2.6: Gyors kezdés: az öt dolog, amit az első napon érdemes megtenni
- Euro-Office útmutató 1.3: Euro-Office vagy a régi Nextcloud Office: mi változik Ön számára?
- Euro-Office útmutató 13.2: Az áttérés az Euro-Office-ra
- Nextcloud kézikönyv 14.2: Felhasználók létrehozása, szerkesztése, letiltása és törlése