Az adatok, a felhasználók és a tulajdonjog számbavétele

Modul 3: Felmérés és tervezés · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: E lecke után Ön képes lesz megállapítani az adatai mennyiségét szolgáltatásonként és felhasználónként, meghatározni, hogy ki az egyes adatok tulajdonosa, és előzetesen rendet tenni, hogy a váltás gyorsabban és biztonságosabban menjen végbe.

Kulcsfogalmak: tárhelyhasználat, postafiók mérete, személyes tárhely, megosztott meghajtó vagy csapatoldal, külső megosztás, licenc, aktív felhasználó, adattulajdonos, rendszergazda, rendrakás, megőrzési kötelezettség

Miért kell számba venni?

A 3.1. leckében elkészített leltárból tudja, mije van. Most azt szeretné tudni, mennyi és kié. Ennek három oka van:

1. Elfér-e? Az új csomagnak elég nagynak kell lennie, a következő évek növekedését is figyelembe véve.
2. Mennyi ideig tart? A levelek és fájlok másolása adott sebességgel zajlik. Több tíz gigabájt másolása órákig, akár napokig is eltarthat, és egy százezer üzenetet tartalmazó postafiók több időt vesz igénybe, mint egy tíz nagy mellékletet tartalmazó.
3. Ki dönt? Minden mappánál és minden postafióknál valakinek ki kell mondania: ez átmegy, ez elhagyható.

Tárhely szolgáltatásonként és felhasználónként

A nagy felhőszolgáltatások az adminisztrációs felületen megmutatják, mennyi tárhelyet használnak, általában levelekre, fájlokra és fényképekre lebontva, valamint felhasználónkénti bontásban. A Google Workspace és a Microsoft 365 esetében ezt az adminisztrációs felületen, a jelentéseknél vagy a tárhely-áttekintésnél találja meg; a pontos menünevek rendszeresen változnak, ezért keressen a szolgáltatása súgójában a "storage usage" vagy "tárhelyhasználat" kifejezésre.

Jegyezze fel felhasználónként:

Nézze meg az utolsó bejelentkezést is. A már hónapok óta nem használt fiókok gyakran olyan személyekhez tartoznak, akik távoztak. Ezeket ne szokásos fiókként vigye át, hanem archiválja az adatokat, vagy adja át őket egy kollégának.

Nincs adminisztrációs felülete, például mert mindenkinek külön, ingyenes postafiókja van? Ebben az esetben mindenki saját maga nézze meg: a levelezés vagy a tárhely beállításainál látható, mennyi helyet használ.

A megosztott tárhely a szervezeté

A legtöbb szolgáltatásnál különbség van a következők között:

• személyes tárhely: egyetlen személy fájljai, akkor is, ha megosztja őket másokkal. A Google-nál ezt "Saját meghajtó"-nak, a Microsoftnál OneDrive-nak hívják.
• megosztott tárhely egy csapat vagy a szervezet számára: a Google-nál egy megosztott meghajtó, a Microsoftnál egy csapatoldal a SharePointban, vagy a fájlok egy Teams-csatornában.

Ez a különbség fontos. Egy kollégája személyes tárhelyén lévő fájl eltűnik, ha a fiókját megszüntetik, akkor is, ha az egész csapat használta. A megosztott tárhelyen lévő fájl megmarad. A váltáskor azt szeretné, hogy a közös fájlok az új szolgáltatásban is megosztott tárhelyre kerüljenek: a Nextcloud esetében például egy csapatmappába (6.2. lecke).

Ezért minden fontos mappánál derítse ki, hogy éppen hol található. Gyakran kiderül, hogy a "Vásárlók" mappa valójában a pékség tulajdonosának személyes meghajtóján van, és mindenkivel meg van osztva. Ebben az esetben ez a személy a tulajdonos, és neki kell saját maga exportálnia, vagy a rendszergazdának előbb át kell adnia a tulajdonjogot.

Külső megosztások

A külső megosztás olyan fájl vagy mappa, amelyet a szervezeten kívüli valakivel osztott meg, vagy egy nyilvános link. Ezek váltáskor szinte soha nem mennek át: a link csak a régi szolgáltatásnál működik. Jegyezze fel tehát:

• mely mappák vannak megosztva vásárlókkal, beszállítókkal vagy a könyvelővel;
• milyen nyilvános linkek léteznek, és szükség van-e még rájuk;
• mi az, ami Önnel van megosztva: mások olyan mappái, amelyeket a saját meghajtóján lát, nem az Ön tárhelyén vannak, tehát nem mennek át.

Ez utóbbi sok embert meglep. A "Megosztva velem" nem jelent saját másolatot. Ha szeretne megőrizni valamit, készítsen róla saját másolatot, vagy kérje meg a tulajdonost.

Rendrakás a költözés előtt

A migrációs eszközök mindent átvisznek, amit megadnak nekik. Amit nem szeretne megőrizni, azt érdemesebb előre kidobni. Az előzetes rendrakás:

• gyorsabbá teszi a másolást;
• egyszerűbbé teszi az utólagos ellenőrzést (kevesebbet kell megszámolni);
• csökkenti a kockázatot: azok az adatok, amelyek nincsenek meg Önnek, nem is szivároghatnak ki.

Ugyanakkor ne dobjon el semmit, amit meg kell őriznie. Hollandiában az adóhatóságnál (Belastingdienst) általánosságban hét éves megőrzési kötelezettség érvényes a könyvelésre (az Algemene wet inzake rijksbelastingen, azaz az általános adótörvény 52. cikkének 4. bekezdése alapján), egyes adatoknál, például ingatlanokkal kapcsolatban, tíz év. A személyzeti és egészségügyi adatokra más határidők vonatkoznak. Magyarországon más megőrzési határidők érvényesek, ezért kétség esetén kérdezze meg könyvelőjét vagy jogászát. Amit meg kell őriznie, de nem használ napi szinten, azt archiválhatja is: külön tárolva, például egy korlátozott hozzáférésű archívummappában.

És fordítva: azokat a személyes adatokat, amelyekre már nincs szüksége, a GDPR szerint éppen nem szabad tovább megőriznie (a tárolás korlátozásának elve, az 5. cikk 1. bekezdésének e) pontja). A váltás jó alkalom erre a rendrakásra.

Mennyi ideig tart a másolás?

Egy durva becslés segít a tervezésben (3.3. lecke). A sebesség a régi szolgáltatástól (amely gyakran korlátozza a percenkénti kérések számát), az új szolgáltatástól és a fájlok számától függ. A tervezéshez számoljon bőven:

• sok kis fájl vagy üzenet lassabban megy, mint kevés nagy;
• egy nagy postafiók első másolása eltarthat egy éjszakáig vagy tovább is; a második kör (csak az új üzenetek) gyorsan megy;
• végezzen próbát egy postafiókkal és egy mappával, és abból a próbából számolja ki a többit.

Licencek és felhasználók

Számolja meg a licenceket is: hány felhasználó, milyen típus (például irodai csomaggal vagy anélkül) és meddig érvényesek. Az új szolgáltatásnál személyenként választja ki, mire van szükség. Nem mindenkinek van szüksége online irodai csomagra vagy videohívásra.

Azt is rögzítse, ki lesz majd a rendszergazda. A rendszergazda fiókokat hoz létre és jogosultságokat állít be. Ez más, mint az adatok tulajdonosa: az a kollégája, akinek a postafiókjáról van szó. Jó szabály: legalább két rendszergazda legyen, és a rendszergazdák ne nézzenek bele mások adataiba, hacsak ez nincs külön megállapodva (7.3. lecke).

A gyakorlatban: így néz ki egy szolgáltatónál

Egy WebOké Nextcloudban a tárhelyét két helyen látja: bal lent a Fájlok alkalmazásban saját magának, és rendszergazdaként a Fiókom felületen az egész csomagra vonatkozóan. A csapatmappában lévő fájlok nem számítanak bele egyetlen személy adataiba sem, és azok a fájlok, amelyeket valaki Önnel megoszt, a tulajdonosnál számítanak bele. A felhasználókat a Felhasználókezelésben hozza létre; ott az utolsó bejelentkezést is látja. Más szolgáltatóknál ezek az áttekintések máshol találhatók, de az elv ugyanaz.

Összefoglalás

• Számolja meg szolgáltatásonként és felhasználónként, mennyi levél és fájl van, és nézze meg az utolsó bejelentkezést.
• A megosztott tárhely (megosztott meghajtó, csapatoldal) a szervezeté; a személyes tárhely eltűnik a fiókkal együtt.
• A külső megosztások és a "Megosztva velem" nem mennek át: jegyezze fel őket.
• Előre rendet tegyen, de tartsa tiszteletben a megőrzési kötelezettségeket; archiválja, amit meg kell őriznie.
• Rögzítse a licenceket, a rendszergazdákat és az adatok tulajdonosait; legalább két rendszergazda legyen.

Kvíz

Feladat

E3.2 feladat: A szervezet adatai. Keresse meg felhasználónként a levelekre és fájlokra vonatkozó tárhelyhasználatot, az utolsó bejelentkezést, és azt, hogy a fiók átmegy-e. Derítse ki a három legfontosabb közös mappánál, hogy személyes vagy megosztott tárhelyen vannak-e, és ki a tulajdonosuk. Jegyezze fel, mely külső megosztásokra van még szükség.

További olvasmányok

Az ezekben a cikkekben szereplő lépések a WebOké szolgáltatásaira vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• Nextcloud kézikönyv 6.4: Tárhely megtekintése: mi számít bele és mi nem
• Nextcloud kézikönyv 14.2: Felhasználók létrehozása, szerkesztése, letiltása és törlése
• Nextcloud kézikönyv 5.10: Tulajdon átruházása, ha egy munkatárs távozik
• Nextcloud kézikönyv 14.7: Jogosultságok: ki mit kezel az Ön Nextcloudjában?
• GDPR, 5. cikk 1. bekezdésének e) pontja (tárolás korlátozása); a holland adóhatóság (Belastingdienst) a könyvelés megőrzési kötelezettségéről: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren