Csevegés és értekezletek

Modul 7: Együttműködés, alkalmazások és biztonság · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: Ennek a leckének az elvégzése után Ön ki tud választani egy európai alternatívát a csevegéshez és a videohíváshoz, és meg tudja szervezni az áttérést a Teamsről, a Slackről vagy a Zoomról, beleértve azt is, hogy mit tegyen a csevegési előzményekkel.

Kulcsfogalmak: csevegés, beszélgetés vagy csatorna, videókonferencia, vendég fiók nélkül, lobby (váróterem), moderátor, átviteli titkosítás, végpontok közötti titkosítás, csevegési előzmények, megőrzési kötelezettség, nyílt szabvány (Matrix), önálló üzemeltetés

Miért a csevegés a legnehezebb rész

A levelezésnek, a naptáraknak és a fájloknak nyílt szabványai vannak: IMAP, CalDAV, WebDAV. Ezeket át lehet másolni az egyik szolgáltatótól a másikhoz. A csevegésnél és az értekezleteknél ez másképp van. A Microsoft Teams, a Slack, a Zoom és a WhatsApp mindegyike saját rendszert használ. Egy Teams-beszélgetést nem lehet "importálni" egy másik csevegőalkalmazásba. Vagyis Önnek újra kell kezdenie.

Ez rosszabbul hangzik, mint amilyen valójában. A Szemcse Pékségnél három dologról van szó: gyorsan megkérdezni valamit egy kollégától ("elkészültek már a mazsolás zsemlék?"), heti egy egyeztetés az otthonról dolgozó pékekkel a beosztásról, és időnként egy videóhívás egy vásárlóval vagy beszállítóval. Ez bármelyik modern csevegőprogrammal megoldható. A nehézséget a megszokások és a régi üzenetek jelentik.

Mire van szükség? Négy kérdés

Mielőtt kiválaszt egy programot, válaszoljon négy kérdésre:

Európai és nyílt alternatívák

Nagyjából kétféle megoldás létezik: a felhőkörnyezet részét képező csevegés és hívás, valamint különálló programok.

Két dolog tűnik fel. Svájc és az Egyesült Királyság nem tagja az EU-nak. Mindkét országra vonatkozóan az Európai Bizottság megfelelőségi határozatot hozott: az adatok extra intézkedések nélkül is odaküldhetők (1.2. lecke, amennyiben erre korábban hivatkozás történt; itt: les 2.1). És a "nyílt forráskódú, amerikai vállalat fejleszti" (Jitsi) mást jelent, mint a "amerikai vállalat szolgáltatása". Ha a Jitsit saját szerveren vagy egy európai szolgáltatónál üzemelteti, a beszélgetése nem a 8x8-on megy keresztül. A szoftver mindenkié; a szolgáltatás azé, aki a szervert üzemelteti.

Átvitel, végpontok közötti titkosítás és az, hogy ki üzemelteti a szervert

Szinte minden program titkosítja az Ön eszköze és a szerver közötti kapcsolatot. Ezt átviteli titkosításnak nevezik. Egy ugyanazon wifi-hálózaton lévő személy így nem tud belehallgatni, de maga a szerver elvileg igen.

Végpontok közötti titkosítás esetén csak a résztvevők tudják elolvasni vagy meghallgatni a beszélgetést, a szerver üzemeltetője sem. A Threema és a Wire ezt alapértelmezetten megteszi. A Matrix beszélgetésenként tudja ezt, és az Elementben a privát beszélgetéseknél alapértelmezetten be van kapcsolva. A Nextcloud Beszélgetésnél és a Jitsinél ez a verziótól és a szerver beállításaitól függ. Ott abból induljon ki, hogy a szerver üzemeltetője láthatja a csevegőüzeneteket, kivéve ha a szolgáltatója írásban mást nem állít.

Egy olyan pékség számára, amely a beosztást beszéli meg, az átviteli titkosítás általában elegendő, feltéve, hogy a szerver egy megbízható, európai jog hatálya alá tartozó félnél van. Ha orvosi adatokról vagy bizalmas tárgyalásokról beszélnek, akkor a végpontok közötti titkosítás súlyosabban esik latba.

Vendégek, lobby és moderátorok

A vásárlóknak és beszállítóknak nincs fiókjuk az Ön környezetében. Erre szolgál a vendéglink: a linkkel bárki csatlakozhat a böngészőn keresztül, bármilyen telepítés nélkül. Ez praktikus, de egyben kockázatot is jelent, mivel a linket tovább lehet küldeni.

Három szokás teszi biztonságossá:

1. Állítson be jelszót a linkhez, és azt egy másik csatornán küldje el, például SMS-ben.
2. Használjon lobbyt (váróterem): a vendégek addig várnak, amíg egy moderátor meg nem nyitja az értekezletet, és be nem engedi őket.
3. A vendéghozzáférést a befejezés után kapcsolja ki, vagy hozzon létre minden értekezlethez új beszélgetést.

Mit tegyen a régi csevegési előzményekkel?

A Teams, a Slack vagy a WhatsApp üzenetei nem kerülnek át. Ezért előre döntse el:

• Mit kell megőrizni? A vásárlókkal kötött megállapodásokat, döntéseket, a csevegésben megbeszélt ajánlatokat. Ezeknek tulajdonképpen nem csak a csevegésben lenne a helyük. Tegye ezeket dokumentumba vagy e-mailbe, mielőtt áttér.
• Mi dobható ki? A legtöbb dolog: "5 perccel később érkezem", ebédfotók, alkalmi kérdések.
• Hogyan őrizze meg a többit? A Teamsnek és a Slacknek vannak exportfunkciói adminisztrátorok számára (a Microsoft 365-ben az eDiscovery, a Slackben a munkaterület exportfunkciója, az előfizetéstől függően). Ekkor fájlokat kap (gyakran JSON vagy HTML formátumban), amelyeket archívumként egy korlátozott hozzáférésű mappában tárol. Az új csevegőprogramban kereshetővé nem válnak.
• Meddig? Az archívumot addig őrizze meg, ameddig az adminisztrációjához vagy megállapodásaihoz szükséges, de ne tovább. Ha személyes adatokat is tartalmaz, akkor az archívumra is vonatkozik a GDPR.

A Teams-csatornákban megosztott fájlokat is különítse el. Ezek a Microsoft 365-ben általában a SharePointban vagy a OneDrive-ban találhatók, és a fájlmigrációval (6.1. lecke) kerülnek át, nem a csevegéssel.

Maga az áttérés

Egy csevegőprogram csak akkor működik, ha mindenki azt használja. A félig átállás a legrosszabb: akkor senki sem tudja, hol található egy üzenet. Ezért:

1. Válasszon egy dátumot, amikor az új program lesz az egyetlen csevegőprogram.
2. Hozza létre előre a szükséges beszélgetéseket: egy általánosat, egyet csapatonként (a Szemcsénél: "pékség", "üzlet", "kiszállítás") és egyet a heti egyeztetéshez.
3. Ezen dátum előtt mindenkivel telepíttesse az alkalmazást telefonra és számítógépre (7.2. lecke).
4. Tegyen ki egy kitűzött üzenetet a régi programban: "Hétfőtől a Talkban csevegünk. Itt már ne válaszoljanak."
5. Néhány hét után állítsa csak olvashatóvá a régi programot, majd állítsa le.

A gyakorlatban: így néz ki egy szolgáltatónál

Ebben a példában a Nextcloud Beszélgetést használjuk egy WebOké Nextcloudban. A Beszélgetés az Office-licenccel rendelkező csomagokban található meg. A Beszélgetést a felül található ikonon keresztül nyitja meg. A kezdőlapon bal oldalt vannak a beszélgetései, a Találkozó indítása most gombbal azonnal létrehozhat egy linkkel rendelkező találkozót, az Eszközök ellenőrzése gombbal pedig tesztelheti a kamerát és a mikrofont. A vendéghozzáférést beszélgetésenként a Beszélgetésbeállítások menüpontban, az Adminisztráció alatt kapcsolhatja be; ott állíthat be jelszót is. A lobby a Találkozó alatt található. A beszélgetések rögzítése és a hagyományos telefonszámok hívása ebben a környezetben nem lehetséges.

Más Nextcloud-szolgáltatóknál, valamint a Matrix-, Jitsi- vagy BigBlueButton-szolgáltatásoknál hasonlóan működik: a vendéglink, a jelszó, a váróterem és a moderátorok néha más néven szerepelnek, de az elgondolás ugyanaz.

Összefoglalás

• A csevegések nem kerülnek át egy új programba. Ami fontos, azt előre tegye dokumentumba vagy e-mailbe, a többit exportálja archívumként.
• Négy kérdés alapján válasszon: ki, hányan, mit kell megőrizni, mennyire érzékeny.
• Az átviteli titkosítás az út közben véd; a végpontok közötti titkosítás a szerver ellen is véd. Az számít, hogy ki üzemelteti a szervert.
• Biztonságosan vendégekkel: jelszó, lobby, a vendéghozzáférés kikapcsolása a végén.
• Egyetlen rögzített dátumon térjen át, az alkalmazásokat már előre telepítve.

Kvíz

Feladat

E7.1 feladat: A csevegésre való áttérés előkészítése. Válaszoljon a lecke négy kérdésére a saját szervezetére vonatkozóan, készítsen listát a jelenlegi csevegőcsoportokról és csatornákról, és csoportonként határozza meg: mit kell megőrizni, hová kerül, és melyik beszélgetés váltja fel az új programban.

További olvasnivaló

Az ezekben a cikkekben leírt lépések a WebOké szolgáltatásaira érvényesek; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• Nextcloud kézikönyv 10.1: Mi a Beszélgetés, és kinek áll rendelkezésére?
• Nextcloud kézikönyv 10.3: Videohívás és értekezlet: kamera, mikrofon, háttér és kézfeltartás
• Nextcloud kézikönyv 10.5: Vendégek meghívása hivatkozással (fiók nélkül)
• Nextcloud kézikönyv 16.22: Vendégek egy Beszélgetés találkozón váróval (lobby)
• A videóhívás nem működik a Nextcloud Talk alkalmazásban: okok és megoldások
• Matrix-specifikáció: https://spec.matrix.org/