Makrók, sablonok és a kompatibilitás tesztelése

Modul 6: Fájlok és dokumentumok · Olvasási idő: 12 perc

Tanulási cél: E lecke után a saját dokumentumaiból összeállított tesztkészlet segítségével meg tudja állapítani, mi működik jól egy új online irodai programcsomagban, mit kell módosítania, és mit érdemesebb inkább egy másik programban megnyitni, különös tekintettel a VBA-makrókra, sablonokra, betűtípusokra és a körlevelekre.

Kulcsfogalmak: tesztkészlet, kompatibilitás, VBA-makró (xlsm, docm), JavaScript-makró, egyéni függvény (#NAME?), beépülő modul (add-in), sablon (dotx, xltx, potx), arculat, tartalomvezérlő, űrlapmező, körlevél, változások követése, megjegyzések, függvénynevek és elválasztójel

Miért kell tesztelni, ha a formátumok amúgy is nyíltak?

A 6.3. leckében látta, hogy a docx és az odt nyílt szabványok. Ez nem jelenti azt, hogy minden program ugyanolyan jól kezeli az ilyen fájl minden elemét. Egy egyszerű levél vagy táblázat mindenhol működik. A probléma a különleges elemeknél jelentkezik: makróknál, gomboknál, beépülő moduloknál, űrlapmezőknél, bonyolult sablonoknál és a nem elérhető betűtípusoknál. Ezek szinte mindig éppen azokban a dokumentumokban vannak jelen, amelyekre egy szervezet működése épül: az árajánlatkészítőben, az óranyilvántartó űrlapban, a céges fejléces papírban.

Ezért az átállás előtt állítson össze egy tesztkészletet, és nézze át azt szisztematikusan. Nem azért, hogy bebizonyítsa, az új csomag jó, hanem hogy tudja, mit kell elintéznie.

1. lépés: válassza ki a tesztkészletét

Válasszon ki 15 és 25 közötti dokumentumot. Ne találomra, hanem a legfontosabb vagy legbonyolultabb dokumentumokat:

• a leggyakrabban használt dokumentumokat (kérdezze meg a kollégákat, vagy nézze meg a régi szolgáltatásban a „legutóbbi” listát);
• az összes sablont és a céges fejléces papírt;
• minden makrót tartalmazó fájlt (xlsm, docm, pptm kiterjesztésűeket, valamint a régi xls vagy doc fájlokat, amelyek tartalmazhatnak makrót);
• az űrlapokat, a körleveleket (címlistából készülő levelek) tartalmazó, vagy más fájlokra hivatkozó dokumentumokat;
• azokat a dokumentumokat, amelyeket külső felekkel cserél (könyvelő, megbízó);
• néhány nagy vagy régi fájlt.

A Bakkerij De Korrel pékségnél ez 18 dokumentumot jelentett, köztük az árajánlatkészítőt (makrót tartalmazó Excel), a céges fejléces papírt (arculati betűtípust tartalmazó Word-sablon), az árlistát, a szabadságkártyát, az évenkénti karácsonyi levelet az ügyfeleknek és a kiállítási prezentációt.

2. lépés: tesztelje le minden dokumentumot ugyanazon szempontok szerint

Nyisson meg minden dokumentumot az új irodai programban, és végezze el vele azt, amit szokott. Jegyezze fel dokumentumonként:

1. Megnyílik-e? És ugyanúgy néz-e ki (formázás, sorköz, oldalszámozás)?
2. Szerkesztés és mentés: módosítson valamit, mentse el, nyissa meg újra. Rendben van még?
3. Vissza a partnerhez: nyissa meg a módosított fájlt a címzett programjában (például a könyvelőnél Wordben). Ott is jól néz ki?
4. Különleges elemek: működnek-e a gombok, képletek, mezők, a tartalomjegyzék, a fejléc és lábléc?
5. Közös szerkesztés: két ember probléma nélkül tud-e egyszerre dolgozni benne?
6. Nyomtatás és pdf: rendben van-e a nyomtatott kép?

A makrók: az őszinte igazság

A makró egy kis programrészlet egy dokumentumban: egy gomb, amely összeállít egy árajánlatot, adatokat másol, vagy rendez egy listát. A Microsoft Office-ban a makrók VBA nyelven (Visual Basic for Applications) íródnak. A makrót tartalmazó fájloknak saját kiterjesztésük van: xlsm, docm és pptm. A zip fájlban a kód egy vbaProject.bin nevű elemben található.

Az európai felhőszolgáltatóknál elérhető online irodai programcsomagok nem futtatnak VBA-t. Az Euro-Office és az ONLYOFFICE JavaScript nyelvű makrókat ismer; a Collabora és a LibreOffice saját Basic és Python nyelvet használ, és a LibreOffice asztali programban korlátozottan képesek egyes VBA-kódok futtatására. Böngészőben erre a gyakorlatban nem lehet számítani. A fájl megnyílik: minden adatot és képletet lát, de a gombok nem csinálnak semmit.

Mit tehet?

Két buktató. Mindig őrizze meg az eredetit: ha egy xlsm fájlt más csomagban ment el, előfordulhat, hogy a VBA-kód használhatatlanná válik Excel számára. És az egyéni függvények: ha egy képlet egy saját készítésű VBA-függvényt használt, mint például =BTW(A1), akkor az az új csomagban hibaértéket ad, mint például #NAME?.

A biztonság is szerepet játszik. Mások fájljaiban lévő makrók károsak lehetnek. Egy jó programcsomag megnyitáskor megkérdezi, kívánja-e futtatni az automatikus makrókat. Csak akkor válaszoljon igennel, ha megbízik a fájlban.

Sablonok és arculat

A sablon (dotx, xltx, potx, vagy ODF esetén ott) egy kiindulódokumentum: céges fejléces papír, árajánlat, prezentáció az arculatnak megfelelően. Teszteljen három dolgot:

• Betűtípus: megtalálható-e az arculati betűtípus az online irodai program szerverén? Ha nem, a szöveg elcsúszik (6.3. lecke). Kérdezze meg a szolgáltatótól, hogy telepítheti-e, vagy válasszon egy szabadon felhasználható, hasonló betűtípust.
• Logó, valamint fejléc és lábléc: jól állnak-e, a második oldalon is?
• Mezők: dátum, oldalszámok, tartalomjegyzék. Frissítse őket egyszer.

Hozzon létre az új felhőben egy állandó Sablonok mappát, amely a legtöbb ember számára csak olvasási jogosultsággal érhető el, hogy senki véletlenül ne módosítsa az eredetit.

Űrlapok, körlevél és a változások követése

• Az űrlapmezők és tartalomvezérlők (legördülő listák, jelölőnégyzetek, dátumválasztók Wordben) nem minden csomagban működnek ugyanúgy. Tesztelje le a kitöltést és a visszaküldést.
• A körlevél (címlistából készülő levelek) sok online csomagban működik, de néha korlátokkal, például a címzettek maximális számával egy alkalommal, vagy anélkül, hogy címkeíveket lehetne használni. Tesztelje a valódi címlistájával.
• A változások követése és a megjegyzések többnyire gond nélkül mennek oda-vissza. Ellenőrizze azonban, hogy a szerzők nevei helyesek-e, és távolítsa el őket, mielőtt a dokumentumot kifelé elküldené.
• A Microsoft Office beépülő moduljai (add-inek), mint például egy könyvelő- vagy CRM-rendszeré, nem működnek egy másik irodai programban. Nézze meg, van-e az adott alkalmazás szolgáltatójának másfajta kapcsolódási lehetősége.

Táblázatkezelők: függvénynevek és elválasztójelek

Aki magyar nyelvű Excelhez szokott, azt írja be, hogy =SZUM(B3:B11) és =HA(B5>0;"nyereség";"veszteség"), pontosvesszővel az elemek között. Egy online irodai program beállítható angol nyelvű függvénynevekre és vesszőkre (=SUM(...), =IF(...,...)). Maga a fájl ettől nem változik: a függvények a fájlban egy rögzített módon tárolódnak. Az számít, mit ír be. Ellenőrizze a képletek nyelvére és a régióra vonatkozó beállítást, és tájékoztassa a kollégákat, melyik formát használják.

3. lépés: döntsön dokumentumonként

Rögzítsen dokumentumonként egy eredményt a tesztkészletében: zöld (működik), narancssárga (módosítás után működik, írja le, milyen módosítás után) vagy piros (nem működik, válasszon megoldást a makróknál szereplő táblázatból). Néhány piros dokumentum nem ok arra, hogy ne álljon át. Arra viszont ok, hogy az átállás időpontja előtt megoldja ezeket, vagy tudatosan megtartson egy Excel-licencet az árajánlatkészítőhöz, amíg azt le nem cseréli.

A gyakorlatban: így néz ki egy szolgáltatónál

Egy WebOké Nextcloudban lévő Euro-Office-ban egy xlsm megnyílik minden adattal, de működő VBA-gombok nélkül. A Nézet és Makrók fülön keresztül létrehozhat egy makrót JavaScriptben, vagy felvehet egyet; az Egyéni függvények résznél létrehozhat saját függvényt. A Fájl, Speciális beállítások alatt találhatók a képletek nyelvére és a régióra vonatkozó beállítások. A körlevél az Együttműködés fülön található. Más csomagokban a menük máshogy nevezik, de a korlátok hasonlóak: a VBA egyik európai online csomagnál sem működik teljes mértékben böngészőben.

Összefoglalás

• A nyílt szabványok nem mondanak semmit a makrókról, beépülő modulokról és űrlapokról: tesztelje le a saját dokumentumait.
• Állítson össze egy 15 és 25 közötti fontos és bonyolult dokumentumból álló tesztkészletet, és tesztelje le ugyanazon szempontok szerint.
• A VBA-makrók nem működnek az online csomagokban; először nézze meg, van-e még szükség a makróra, és mindig őrizze meg az eredetit.
• Ellenőrizze a sablonokat a betűtípus, a logó és a mezők szempontjából, és helyezze el őket egy állandó, olvasási jogosultságú mappában.
• Jelöljön meg minden dokumentumot zölddel, narancssárgával vagy pirossal, és oldja meg a piros eseteket az átállás időpontja előtt.

Kvíz

Feladat

A6.5 feladat: Saját dokumentum kompatibilitási vizsgálata. Töltsön fel egy Ön számára fontos dokumentumot (például egy makrókat tartalmazó táblázatot vagy a sablonját). A program makrókat, külső hivatkozásokat, beágyazott objektumokat, űrlapmezőket, nyomon követett változásokat és megjegyzéseket, ismeretlen függvényeket és pótlás nélküli betűtípusokat keres, és minden ponthoz zöld, narancssárga vagy piros minősítést ad tanáccsal együtt.

E6.5 feladat: Az Ön tesztkészlete. Töltse ki a tesztkészletet legalább tíz saját dokumentumra vonatkozóan, minden tesztpont eredményével és egy döntéssel dokumentumonként.

További olvasnivaló

Az ezekben a cikkekben szereplő lépések a WebOké szolgáltatásaira vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• Euro-Office útmutató 15.30: Egy Excel-fájl VBA-makrókkal: mi a teendő?
• Euro-Office útmutató 15.2: Excel-függvények átvétele: a magyar függvénynevek és a pontosvessző
• Euro-Office útmutató 15.22: Levelek készítése címzettlistából
• Euro-Office útmutató 12.2: Egy dokumentum csak olvasható módban nyílik meg
• Euro-Office útmutató 12.3: A betűtípusok másképp jelennek meg
• Euro-Office útmutató 15.24: Megjegyzések és módosítások eltávolítása dokumentum elküldése előtt