Jogosultságok és megosztások újragondolása

Modul 6: Fájlok és dokumentumok · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: Ennek a leckének a végén Ön képes új megosztási struktúrát kialakítani jogosultsági mátrix, csapatmappák és biztonságos nyilvános hivatkozások segítségével, ahelyett hogy a régi megosztásokat egy az egyben lemásolná.

Kulcsfogalmak: tulajdonos, megosztott mappa, csapatmappa (csoportmappa), megosztás felhasználóval, csoporttal vagy csapattal, olvasási jogosultság, szerkesztési jogosultság, nyilvános hivatkozás, jelszó, lejárati dátum, letöltési korlát, megosztás e-mailben, federatív megosztás, fájlkérés, jogosultsági mátrix, tulajdonjog átadása

A megosztások nem kerülnek át

Szinte minden átállásnál ez a legnagyobb meglepetés: a fájlok átkerülnek, a megosztások nem. Aki a Google-nál vagy a Microsoftnál megosztott egy mappát egy kollégával, nyilvános hivatkozást küldött egy ügyfélnek, vagy betekintést engedett egy beszállítónak, annak ezt az új felhőben újra el kell végeznie. Egy migrációs eszköz nem ismeri az Ön új felhőjében lévő embereket, egy Google-féle nyilvános hivatkozás pedig Google-címet tartalmaz, amely a lemondás után nem fog működni.

Ez plusz munkának tűnik, de egyben lehetőség is. Évekig tartó megosztás után a régi helyzet gyakran kusza: mappák, amelyeket korábbi munkatársakkal osztottak meg, jelszó nélküli hivatkozások, amelyek már három éve nyitva állnak, és senki sem tudja már, ki mit tehet meg. A Bakkerij De Korrelnél kiderült, hogy a "Personeel" (Személyzet) nevű mappa, amely szerződéseket és fizetési jegyzékeket tartalmazott, még mindig meg volt osztva egy két évvel ezelőtti gyakornokkal. Az átállás a megfelelő alkalom arra, hogy ezt rendbe tegyék.

Kié egy mappa?

Minden felhőben egy fájlnak vagy mappának van gazdája: a tulajdonos. A megosztás azt jelenti, hogy a tulajdonos hozzáférést ad másoknak. Ennek két következménye van:

1. Ha a tulajdonos távozik, a mappa veszélybe kerül. Ha a fiókját törlik, a fájljai is eltűnnek, akkor is, ha száz kolléga dolgozott velük. Ilyenkor kötelező előbb átadni a tulajdonjogot.
2. A tárhely a tulajdonosnál számít bele. Amit a kollégák az Ön megosztott mappájába helyeznek, az az Ön tárhelyéből von le.

Mindenre, ami a szervezeté és nem egyetlen személyé, ezért érdemes csapatmappát használni (más szolgáltatásoknál csoportmappának, megosztott meghajtónak vagy projekttérnek is nevezik). Ez a csapaté. Az emberek jönnek és mennek, a mappa marad.

Előbb tervezzen: a jogosultsági mátrix

Ne másolja le vakon a régi helyzetet. Készítsen előbb egy jogosultsági mátrixot: egy táblázatot, amelynek soraiban a szervezet mappái, oszlopaiban a csoportok szerepelnek, és minden cellában az, hogy az adott csoport mit tehet meg. Dolgozzon csoportokkal vagy csapatokkal, ne egyedi nevekkel. Így egy új kolléga esetén elég csak a csoportot módosítani.

A Bakkerij De Korrel mátrixa:

Három szabály:

• A lehető legkevesebb jogosultság. Az olvasás az alapértelmezett; szerkesztés csak azoknak, akiknek erre valóban szükségük van. Ez korlátozza a kárt is, ha egy fiókot átvesznek, vagy ha valaki véletlenül kiüríti egy mappa tartalmát.
• Az érzékeny mappák külön. A személyi dossziék, egészségügyi adatok és az adminisztráció saját mappákba tartoznak, kis csoport számára elérhetően.
• Mappánként egy tulajdonos. Egyezzenek meg abban, ki kezeli a mappát, és ki dönti el, hogy kinek adható hozzáférés, csapatmappa esetén is.

Megosztás a szervezeten belül és kívül

Az új felhőn belül egy felhasználóval, egy csoporttal vagy egy csapattal oszt meg. Választhat olvasási vagy szerkesztési jogosultságot, gyakran pedig további részleteket is, mint a törlés vagy az újramegosztás engedélyezése.

A szervezeten kívüli személyek számára több lehetőség is van:

• Nyilvános hivatkozás. Bárki, aki rendelkezik a hivatkozással, hozzáférhet, akkor is, ha azt továbbküldik. Mindenre, ami nem igazán nyilvános, állítson be jelszót, és azt más csatornán küldje el (hivatkozás e-mailben, jelszó sms-ben vagy telefonon). Állítson be lejárati dátumot, és ha lehetséges, letöltési korlátot.
• Megosztás e-mailben. A címzett személyes hivatkozást kap e-mailben, fiók nélkül. Hasznos egy könyvelőnek vagy egy ügyfélnek.
• Fájlkérés (fájl-letét vagy feltöltési hivatkozás néven is ismert). A másik fél csak fájlokat tud elhelyezni, azt nem látja, mi van már ott. Ideális, ha egy ügyféltől szeretne dokumentumokat bekérni.
• Federatív megosztás. A Nextcloudnál és más, a nyílt Open Cloud Mesh szabványt követő szolgáltatásoknál közvetlenül megoszthat valakivel egy másik szerveren, nyilvános hivatkozás nélkül. A másik fél a saját felhőjében látja a mappát.

A "letöltés elrejtése" opcióval rendelkező hivatkozás biztonságosnak tűnik, de valójában nem állít meg semmit: a megtekintés lehetséges, és a képernyőfotó készítése is. Ne bízzon ebben titkos dokumentumok esetén.

Tájékoztassa a külső feleket a változásról

Ne feledkezzen meg a szervezeten kívüli emberekről sem. A Bakkerij De Korrelnél ez a könyvelőt (számlákat tartalmazó mappa), a nyomdát (terveket tartalmazó mappa) és két állandó ügyfelet érintett megrendelőlistával. Régi Google-hivatkozásaik a lemondás után nem fognak működni.

1. Keresse meg a régi szolgáltatásában az összes nyilvános hivatkozást és külső megosztást. A Google Drive és a OneDrive ehhez áttekintést biztosít (szervezet esetén az adminisztrációs részben is).
2. Döntse el hivatkozásonként, hogy szükség van-e még rá. Gyakran a válasz nem.
3. Hozza létre újra a szükséges hivatkozásokat az új felhőben, ezúttal jelszóval és lejárati dátummal.
4. Küldje el a külső félnek az új hivatkozást, rövid magyarázattal és a dátummal, amikor a régi megszűnik.

Távozás és átadás

A jogosultságok csak akkor maradnak rendben, ha Ön folyamatosan karbantartja őket. Rögzítse a kilépési eljárásban (7.3. lecke):

• A még szükséges személyes mappák esetén: adja át a tulajdonjogot egy utódnak, mielőtt a fiókot kikapcsolják.
• A fiókot előbb kapcsolja ki, csak ellenőrzés után törölje. Egy törölt fiók az összes fájljával együtt eltűnik.
• Távolítsa el a távozót az összes csoportból és csapatból, és vonja vissza a nyilvános hivatkozásait.

Félévente tartson rövid áttekintést: még mindig megfelel-e a mátrix, és milyen nyilvános hivatkozások állnak még nyitva?

A gyakorlatban: így néz ki ez egy szolgáltatónál

Egy WebOké Nextcloudban a Megosztás fülről oszt meg egy fájl vagy mappa részleteinél. Ott keres egy felhasználót, csoportot vagy csapatot, vagy a Nyilvános hivatkozás létrehozása melletti pluszjellel hoz létre egy nyilvános hivatkozást. A Hivatkozás testreszabása és Speciális beállítások alatt állíthat be jelszót, lejárati dátumot és letöltési korlátot. A Csapatmappák a Fájlok bal oldali menüjében találhatók; csapatmappát a WebOkénál ügyfélszolgálaton keresztül igényelhet, és a Csapatok alkalmazásban egy csapathoz kapcsolhatja. A tulajdonjog átadását maga a tulajdonos végzi a Beállítások, Megosztás menüpontban.

Más Nextcloud-szolgáltatóknál egy adminisztrátor gyakran maga is létrehozhat csoportmappákat. Más európai felhők máshogy nevezik ezt (megosztott tér, projektmappa), de a döntések ugyanazok: kié a mappa, ki mit tehet meg, és mennyire biztonságos a hivatkozás.

Összefoglalás

• A megosztások és nyilvános hivatkozások egy átállás során nem kerülnek át. Tudatosan építse fel újra őket.
• Készítsen előbb jogosultsági mátrixot csoportokkal és a lehető legkevesebb jogosultsággal.
• Minden, ami a szervezeté, csapatmappába tartozik, nem egy adott munkatárs személyes mappájába.
• Nyilvános hivatkozások: jelszó más csatornán, lejárati dátum és, ha lehetséges, letöltési korlát.
• Tájékoztassa a külső feleket, hogy a hivatkozásuk változik, és tartsa karban a jogosultságokat egy állandó kilépési eljárással.

Kvíz

Feladat

A6.2 feladat: Egy biztonságos megosztási link ellenőrzése. Hozzon létre az új felhőjében egy nyilvános teszthivatkozást egy ártalmatlan tesztfájlhoz, jelszóval és lejárati dátummal. Illessze be a hivatkozást (ne a jelszót). A program ellenőrzi, hogy a hivatkozás https-en keresztül működik-e, és hogy a fájl jelszó nélkül nem tekinthető meg, illetve nem tölthető le.

E6.2 feladat: Az Ön jogosultsági mátrixa. Készítse el a jogosultsági mátrixot a saját szervezete számára (mappák, csoportok, jogosultságok), jelöljön ki egy tulajdonost minden mappához, és készítsen listát azokról a külső felekről, akiknek új hivatkozást kell kapniuk.

További olvasnivaló

Az ezekben a cikkekben leírt lépések a WebOké szolgáltatásaira vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• Nextcloud kézikönyv 5.1: Megosztás saját Nextcloud-fiókon belüli felhasználóval
• Nextcloud kézikönyv 5.2: Nyilvános hivatkozás létrehozása: megtekintés, szerkesztés, jelszó, lejárati idő és letöltési korlát
• Nextcloud kézikönyv 5.3: Fájlok bekérése: fájlgyűjtő mappa és fájlkérés
• Nextcloud kézikönyv 5.5: Csapatok létrehozása és mappa megosztása az egész csapattal
• Nextcloud kézikönyv 5.6: Csapatmappák: egy közös mappa, amely a csapaté
• Nextcloud kézikönyv 5.7: Megosztás valakivel egy másik Nextcloudon (federatív megosztás)
• Nextcloud kézikönyv 5.10: Tulajdon átruházása, ha egy munkatárs távozik
• Nextcloud kézikönyv 16.7: Kolléga távozik: fájlok, naptár és megosztott mappák biztonságos átvétele