Modul 8 · 8.3
A költségek és az üzemeltetés tisztességes összehasonlítása
Modul 8: Biztonsági mentések, kilépés és üzemeltetés · Olvasási idő: 10 perc
Tanulási cél: Ennek a leckének a végén Ön képes lesz tisztességesen egymás mellé állítani a régi és az új megoldás teljes költségét és üzemeltetését, nem csupán a felhasználónkénti árat nézve, és rögzíteni, hogy ki milyen üzemeltetési feladatot végez.
Kulcsfogalmak: teljes költség (TCO), egyszeri és visszatérő költségek, felhasználónkénti licenc, tárhely, bővítések, migrációs költségek, oktatás, saját idő, felügyelt szolgáltatás, önüzemeltetés, üzemeltetési feladatok, ki mit csinál (RACI), árstabilitás, skálázhatóság
A téves összehasonlítás
Az első kérdés, amelyet szinte mindenki felteszet: "Mennyibe kerül felhasználónként havonta?" Ezt a számot Ön egymás mellé állítja a jelenlegi licencével, és kész. Ez a téves összehasonlítás, két okból.
Először is, ekkor nem ugyanazt hasonlítja össze. Az egyik szolgáltatónál a csomag tartalmaz levelezést, fájlokat, irodai programokat és csevegést; a másiknál az irodai program külön licenc, a levelezés más csomagban van, és a plusz tárhely drágább. Másodszor, Ön figyelmen kívül hagy mindent, ami nem szerepel számlán: a saját és a kollégái idejét, az oktatást, az üzemeltetést, magát a migrációt.
Ebben a leckében nem használunk valódi szolgáltatók áraival dolgozunk. Ezek ugyanis változnak, és itt a módszer a lényeg. Az összegeket Ön saját maga tölti ki, az adott pillanatban beszerzett árajánlatok és árlisták alapján.
Teljes költség: minden egy helyen
Teljes költség (angolul total cost of ownership, TCO) alatt egy rögzített időszak, például három év összes költségét értjük, beleértve az egyszeri költségeket is. A három éves időszak azért praktikus, mert így az egyszeri migrációs költségek is tisztességesen beszámításra kerülnek.
| Típus | Példák | Egyszeri vagy visszatérő |
|---|---|---|
| Licencek és előfizetések | Felhasználónként, csomagonként, irodai programlicencek, csevegés, postafiókok | Visszatérő |
| Tárhely | A csomagon felüli extra tárhely, az adatok éves növekedése | Visszatérő, növekvő |
| Bővítések | Archiválás, extra biztonsági mentés, extra védelem, haladó üzemeltetési funkciók | Visszatérő |
| Domainnév és DNS | Regisztráció, esetleges DNS-szolgáltatás | Visszatérő |
| Biztonsági mentés a szolgáltatáson kívül | Második szolgáltatás vagy tárhely, külső meghajtók (8.1 lecke) | Visszatérő és egyszeri |
| Migráció | Szakember vagy a szolgáltató segítsége, esetleg kettős fizetés az átállás alatt | Egyszeri |
| Kettős időszak | A régi és az új szolgáltatás egyidejű használata az átállás alatt, felmondási idő | Egyszeri |
| Oktatás | Képzések, puskák készítése, kollégák munkaórái | Egyszeri, és új kollégáknál ismétlődő |
| Saját idő az üzemeltetésre | Havi óraszám felhasználók, kérdések, frissítések (önüzemeltetésnél), ellenőrzések esetén | Visszatérő |
| Váltási költségek kilépéskor | Exportálás, a szolgáltató esetleges díjai (2027. január 12-től az adatrendelet (Data Act) alapján tilos, 8.2 lecke) | Egyszeri, később |
| Eszközök és szoftverek | Például egy asztali program, egy jelszókezelő | Visszatérő vagy egyszeri |
A legfontosabb tételt felejtik el leggyakrabban: a saját időt. Számolja ki úgy, hogy az óraszámot megszorozza egy Ön által meghatározott rögzített óradíjjal. Még ha senki sem számláz ki rá, akkor is kerül valamibe.
Egy számítási példa valódi árak nélkül
A Bakkerij De Korrel pékségnél Ruud változókkal dolgozik, hogy a példa mindenkire érvényes legyen:
G= felhasználók száma (12)L= licenc felhasználónként havonta, szükség esetén irodai programmal együttO= extra tárhely havontaB= külső biztonsági mentés havontaU= saját üzemeltetésre fordított óraszám havonta,T= az óradíj, amelyet a pékség a saját idejére számolM= egyszeri migrációs költség (segítség plusz saját órák xT)D= kettős időszak: azon hónapok száma, amikor a régi és az új egyszerre fizetendő, szorozva a régi havi költséggelOp= oktatás (órák x kollégák száma xT)
Teljes költség 36 hónapra:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpEzt a számítást kétszer végzi el: egyszer a "maradás" esetére, egyszer a "váltás" esetére. "Maradás" esetén a M, D és Op értéke nulla, de figyelembe veszi a régi szolgáltató által bejelentett áremeléseket, valamint azt az időt, amely jelenleg elvész a megosztott jelszavak és elveszett fájlok miatt.
Az eredmény nem az, hogy "a legolcsóbb nyer". Ez egy szám, amellyel tisztességesen lehet beszélni: a váltás egyszeri összegbe kerül, azután havonta ennyivel több vagy kevesebb, cserébe nagyobb beleszólásért és kisebb függőségért (1. modul). Néha az európai megoldás drágább, néha olcsóbb. Mindkét eredmény jó ok a tudatos választásra.
Felügyelt szolgáltatás vagy önüzemeltetés?
Az európai, nyílt forráskódú szoftvereknél (Nextcloud, Matrix, Jitsi) Ön saját maga is üzemeltetheti a rendszert: a szoftvert saját vagy bérelt szerverre telepítheti. Ez olcsónak tűnik, hiszen a szoftver ingyenes. Számolja ki tisztességesen:
| Felügyelt szolgáltatás | Önüzemeltetés | |
|---|---|---|
| Szerver, tárhely, biztonsági mentés | A szolgáltatónál | Önnek kell elintéznie és fizetnie |
| Frissítések és biztonsági javítások | Szolgáltató | Ön, időben, akár szabadság alatt is |
| Üzemzavar reggel 7 órakor | Szolgáltató | Ön |
| Szaktudás | A szolgáltatónál | Önnél, vagy annál az egy ügyes kollégánál |
| Beleszólás | Magas, ha a szolgáltató európai és Önnek jó kilépési lehetősége van | A legmagasabb |
Egy tizenkét fős, saját IT-tudás nélküli szervezet esetében az önüzemeltetés általában kockázat, nem megtakarítás. Egy szerver, amely hónapokig nem kap frissítést, kevésbé biztonságos, mint egy jól felügyelt szolgáltatás. Egy saját üzemeltetőkkel rendelkező szervezet számára viszont éppen ez lehet a legjobb választás.
Az üzemeltetés elosztása: ki mit csinál?
Egy felügyelt szolgáltatás esetén is marad munka. Rögzítse, ki mit csinál, egy egyszerű felosztással: ki végzi el, ki az eindfelelős, kit kérdeznek meg, és kit tájékoztatnak (ezt gyakran RACI-nak nevezik, az angol szavak alapján).
| Feladat | Végrehajtás | Végső felelős | Milyen gyakran |
|---|---|---|---|
| Új kolléga létrehozása, licenc kiosztása | Irodavezető | Tulajdonos | Belépéskor |
| Távozó kolléga: átadás, kikapcsolás | Irodavezető | Tulajdonos | Kilépéskor |
| Ellenőrzés, hogy ki az üzemeltető és kinek van licence | Irodavezető | Tulajdonos | Negyedévente |
| Biztonsági mentés helyreállítási tesztje | Irodavezető | Tulajdonos | Évente |
| Exit-teszt | Irodavezető | Tulajdonos | Évente |
| Frissítések elindítása (ha a szolgáltatás ezt az ügyfélre bízza) | Irodavezető | Tulajdonos | Minden nagyobb verziónál |
| Adatfeldolgozási szerződés és nyilvántartás frissítése | Tulajdonos | Tulajdonos | Változáskor, legalább évente |
| Kollégák kérdéseinek megválaszolása | Nagykövet (9.1 lecke) | Irodavezető | Folyamatos |
Egy név nélküli feladat nem történik meg. Egy olyan feladat, amelyhez csak egyetlen név tartozik, nem történik meg, ha az adott személy beteg. Ezért a legfontosabb feladatoknál jelöljön ki helyettest is.
Mire figyeljen még az összehasonlításnál
- Árstabilitás: milyen gyakran és hogyan változhat az ár, és van-e ilyenkor felmondási joga?
- Skálázhatóság: mi történik 15 vagy 25 felhasználónál, vagy kétszer akkora tárhelynél? Ekkor már másik csomagba kerül?
- Mi van ténylegesen benne: támogatás az Ön nyelvén, biztonsági mentések, amelyekből Ön visszaállíthat valamit, adatfeldolgozási szerződés, exportálási lehetőségek.
- Próbaidőszak: indítható-e előbb egy próba néhány kollégával (3.3 lecke)?
A gyakorlatban: így néz ki ez egy szolgáltatónál
Egy WebOké Nextcloud esetében a csomagok a felhasználók számában és a tárhelyben térnek el egymástól, a felhasználónkénti Office-licencekben, valamint abban, hogy a Fiókom felületen bővíthető a tárhely vagy a felhasználók száma. A frissítéseket, a biztonságot és a rendszer biztonsági mentéseit a WebOké végzi; egy új főverziót a csomag tulajdonosa maga indít el, egyetlen gombnyomással. A felhasználókezelés, a licencek és a helyreállítási tesztek az ügyfélnél maradnak. Az árak ebben a kurzusban szándékosan nem szerepelnek.
Más szolgáltatóknál az elosztás eltérő. Ezért töltse ki a "ki mit csinál" táblázatot szolgáltatónként, és vegye figyelembe az összehasonlításnál.
Összefoglalás
- Hasonlítsa össze a teljes költséget egy rögzített időszakra vetítve, ne csak a felhasználónkénti árat.
- Számolja bele az egyszeri költségeket (migráció, kettős időszak, oktatás), és főként a saját idejét.
- Az önüzemeltetés licenc nélküli szoftvert jelent, de munkával jár: ezt számolja ki tisztességesen.
- Rögzítse az üzemeltetési feladatokat egy névvel és egy helyettessel.
- Figyeljen az árstabilitásra, a skálázhatóságra és arra, hogy mi van ténylegesen a csomagban.
Kvíz
Feladat
E8.3 feladat: Költségsablon és üzemeltetési feladatmegosztás. Töltse ki a költségsablont az OPDRACHTEN.md fájlban "maradás" és "váltás" esetére, az Ön által beszerzett árajánlatok vagy árlisták alapján, 36 hónapra vetítve. Ezután töltse ki a "ki mit csinál" táblázatot nevekkel és helyettesekkel.
E8.3. feladat: Költségsablon és üzemeltetési feladatmegosztás
Töltse ki kétszer a költségsablont (maradás és váltás esetére) saját ajánlatokból vagy árlistákból származó összegekkel, és ossza fel az üzemeltetési feladatokat.
A pipái és jegyzetei csak ebben a böngészőben maradnak meg, sehova nem küldjük el őket. Ha bejelentkezett, a Fiókomban csak azt tároljuk, hogy elvégezte a feladatot.
További olvasnivaló
Az ezekben a cikkekben szereplő lépések a WebOké szolgáltatásaira vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.
- Nextcloud kézikönyv 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family vagy Max: különbségek és váltás
- Nextcloud kézikönyv 14.4: Több tárhely vagy felhasználó, csomagváltás vagy lemondás
- Nextcloud kézikönyv 14.6: A Nextcloud frissítései: mikor és hogyan
- Nextcloud kézikönyv 14.7: Jogosultságok: ki mit kezel az Ön Nextcloudjában?
- Melyik Nextcloud csomag illik Önhöz, és hogyan bővítheti?