Az átmeneti időszak és a lezárás

Modul 4: Az e-mail átköltöztetése · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: Ennek a leckének a végén képes lesz a DNS-váltás utáni napokat levélvesztés nélkül átvészelni, az összes eszközt és beállítást rendesen átállítani, valamint a levelezés átköltöztetését ellenőrizni és lezárni.

Kulcsfogalmak: átmeneti időszak, gyorsítótár (cache), delta másolat, tesztlevél, eszközök átállítása, régi fiók törlése, lassítás (throttling), megosztott postafiók, továbbítás, automatikus válasz (autoresponder), archívumexport, lemondás

Miért van szükség átmeneti időszakra

Az MX-rekord váltása után (4.3. lecke) nem minden levél kerül azonnal az új szerverre. Azok a szerverek, amelyeknek a memóriájában (gyorsítótárában) még megvan a régi MX-rekord, még egy ideig a régi szolgáltatóhoz küldik a leveleket. Hogy ez mennyi ideig tart, az a TTL-től függ: 300 másodperces TTL esetén percekről, egynapos TTL esetén egy napról van szó. Emellett egyes szerverek egy korábban sikertelen kézbesítést később is megpróbálnak megismételni, arra a címre, amelyet akkor ismertek.

Ennek az a következménye, hogy néhány napig két helyre is érkezik levél. Ez nem probléma, amíg Ön tudatában van ennek, és nem zárja le túl korán a régi postafiókot.

Képzelje el úgy, mint két postaládát egymás mellett. Az új már ott lóg, az ajtón szereplő cím megváltozott, de a postás, aki még a régi listáját nézi, a régi ládába dobja be a levelet. Egy hétig tehát mindkettőbe be kell néznie. Utána leragasztja a régit, és egy utolsó alkalommal kiüríti.

1. nap: a második másolat és az első ellenőrzés

A váltás utáni napon futtassa le még egyszer az összes postafiók átköltöztetését. A már átmásolt üzeneteket a rendszer kihagyja; csak azok a levelek kerülnek hozzá, amelyek még a régi szolgáltatónál érkeztek be.

Ezután ellenőrizzen tesztlevelekkel:

1. Fogadás. Küldjön egy másik címről, például egy telefonon, mobilinterneten keresztül használt magáncímről, levelet minden fontos címre: info@, bestellingen@ és néhány személyes címre. Megérkezik az új postafiókba?
2. Küldés. Küldjön az új postafiókból levelet egy Gmail- és egy Outlook.com-címre. Megérkezik, és nem a spamba kerül? Tekintse meg a fejléceket (Gmailben: Eredeti megjelenítése). Ott spf=pass, dkim=pass és dmarc=pass szerepel, ha minden rendben van.
3. Űrlapok. Töltse ki a weboldalán található kapcsolatfelvételi űrlapot, és nézze meg, megérkezik-e az értesítés.

Ha a küldés nem működik, vagy a levél a spambe kerül, először az SPF-et és a DKIM-et ellenőrizze (4.3. lecke).

Eszközök és programok átállítása

Minden telefont, laptopot és táblagépet át kell állítani az új szerverre. Ezt ne úgy tegye, hogy a régi fiókban átírja a szervernevet, hanem így:

1. Adja hozzá a postafiókot az új szolgáltatónál új fiókként, IMAP-pal, valamint az új szolgáltató szervernevével és portjaival.
2. Ellenőrizze, hogy a levelek megvannak-e (a másolat).
3. Törölje a régi fiókot az eszközről.

Ez utóbbi fontosabb, mint amilyennek látszik. Egy elfelejtett régi fiók a háttérben folyamatosan megpróbál bejelentkezni. A régi szolgáltatónál ez nem okoz bajt, amíg az előfizetés fut, de ha a régi postafiókot megszüntették, vagy a régi fiók által használt szervernév már az új szerverre mutat, akkor az eszköz percenként többször is megpróbál bejelentkezni hibás jelszóval. Sok levelezőszerver ilyenkor lelassítja vagy letiltja az IP-címet, és ekkor hirtelen az egész iroda nem tud levelezni.

A Bakkerij De Korrel pékségnél mindenki az Outlook alkalmazást használja a telefonján. A régi Microsoft 365-fiókok kikerülnek; az új IMAP-fiók bekerül. Két munkatárs az iPhone beépített Mail alkalmazását használja; ott ugyanígy kell eljárni.

Gondoljon a kijelző nélküli eszközökre is: a szkennerre, amely pdf-eket küld a(z) info@ címre, a pénztárgépre, a webáruházra. Ezek SMTP-szerveren keresztül küldenek. Ha ott még a Microsoft szervere szerepel, az leáll, amint a régi fiók megszűnik.

Amit újra be kell állítani

A 4.1. leckében készített listájából most vegye elő mindazt, ami nem került át a másolattal, és állítsa be az új szolgáltatónál:

Mire figyeljen az első hetekben

• A régi postafiók. Az első héten naponta ellenőrizze, érkezik-e még új levél. Ha néhány nap után is érkezik, akkor valahol van még valami, amit nem állítottak át: lehet, hogy egy beszállító egy régi továbbításon keresztül küld, vagy valahol még egy másik MX is szerepel.
• DMARC-jelentések. Ha van rua címe, naponta kap jelentéseket. Ha olyan szervert lát bennük, amely az Ön nevében küld levelet, de nem megy át az SPF-en vagy a DKIM-en, akkor elfelejtett egy küldőt.
• Naptármeghívók. Ezek levélen keresztül mennek. Ha a naptár már az új szolgáltatásnál működik (5. modul), tesztelje, megérkezik-e egy meghívó, és visszaérkezik-e az elfogadás a szervezőhöz.

Lezárás és lemondás

Ha minden rendben működik néhány héten keresztül, zárja le a folyamatot:

1. Futtasson egy utolsó másolatot, arra az esetre, ha mégis érkezett még valami.
2. Készítsen archívumexportot a régi postafiókokról (pst vagy mbox, 4.2. lecke), és őrizze meg biztonsági mentésként. Gondoljon a megőrzési kötelezettségekre: az adóügyi adatokat tartalmazó üzleti leveleket Hollandiában főszabály szerint hét évig meg kell őrizni, Magyarországon eltérő megőrzési idők érvényesek.
3. Rendezze el a DNS-t (4.3. lecke, 5. lépés): régi include, régi DKIM, ellenőrző rekordok, autodiscover.
4. Vonja vissza a hozzáférési engedélyeket: alkalmazásjelszavak a Google-nál, a jóváhagyott átköltöztetési eszköz a Microsoftnál.
5. Vegye ki a domaint a régi környezetből, és mondja le a licenceket. Ne mondja le, amíg mindent nem ellenőrzött; a lemondás után a régi szolgáltató egy határidő után törölheti az Ön adatait.
6. Kérjen megerősítést a régi szolgáltatótól arról, hogy az adatait törölték, ha ez szükséges a GDPR-nyilvántartásához (9.3. lecke).

A gyakorlatban: így néz ki egy szolgáltatónál

A WebOké DirectAdmin útmutatójában a lezárás négy lépésben szerepel: az MX helyes beállítása (egy WebOké-hoz költöző domain esetén ez rögtön helyesen áll), egy nappal később egy újabb másolás, az eszközök új fiókként való beállítása és a régi fiók eltávolítása, valamint csak néhány hét múlva a lemondás. A továbbításokat, az automatikus válaszokat és a szabadság-üzeneteket a DirectAdminben az E-mail kezelés alatt állíthatja be. A WebOké útmutatóban van egy cikk: A levél nem érkezik meg: önálló ellenőrzés. Más szolgáltatóknál az elemek más néven szerepelnek, de a sorrend ugyanaz.

Összefoglalás

• A váltás után néhány napig még érkezik levél a régi helyre; tartsa nyitva a régi postafiókot, és másoljon még egyszer.
• Ellenőrizzen tesztlevelekkel: fogadás, küldés (spf, dkim és dmarc pass a fejlécekben) és a weboldali űrlapok.
• Minden eszközön adja hozzá az új postafiókot új fiókként, és távolítsa el a régit; az elfelejtett régi fiókok lassítást okoznak.
• Az aliasokat, megosztott postafiókokat, csoportokat, szabályokat, aláírásokat és automatikus válaszokat újra be kell állítani.
• Zárja le egy utolsó másolattal, egy archívumexporttal, a DNS rendbetételével, az engedélyek visszavonásával, és csak ezután mondja le a szolgáltatást.

Kvíz

Feladat

A4.4 feladat: Lezárult az átállás? Végezze el ezt az ellenőrzést néhány héttel a váltás után. A program összehasonlítja az Ön mailrekordjait azzal, amit korábban nálad látott (a 4.1. vagy 4.3. lecke feladatainál): a régi szolgáltató nem szerepelhet többé az MX-ben, a régi include-nak ki kell kerülnie az SPF-rekordból, és kell lennie egy DMARC-rekordnak.

E4.4 feladat: Tesztkör és lezárási lista. Végezze el a leckében szereplő három tesztlevelet, és rögzítse az eredményt. Ezután dolgozza végig a lezárási listát, és pipálja ki, ami elkészült.

További olvasnivaló

Az ezekben a cikkekben szereplő lépések a WebOké szolgáltatásaira vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• DirectAdmin útmutató 10.4: A költözés után: MX-rekordok és az eszközei
• DirectAdmin útmutató 8.1: Minden beállítás egy helyen: szerverek, portok és biztonság
• DirectAdmin útmutató 8.8: Küldés vagy fogadás nem sikerül: így oldja meg
• DirectAdmin útmutató 7.5: E-mail átirányítások: levelek továbbítása másik címre
• WebOké útmutató 7.4: A levél nem érkezik meg: ellenőrzés önállóan
• WebOké útmutató 13.6: Le vagyok tiltva? Az IP-cím feloldása saját kezűleg
• E-mail fogadása a domainnév átköltöztetése során
• Belastingdienst (holland adóhatóság): a nyilvántartás megőrzési kötelezettsége (főszabály szerint 7 év, Hollandiában)