Office-formátumok: OOXML, ODF és PDF

Modul 6: Fájlok és dokumentumok · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: E lecke után el tudja magyarázni, mi is valójában a docx, az odt és a PDF, miért nézhet ki másként egy dokumentum egy váltás után, és a megfelelő formátumot tudja választani az együttműködéshez, a kicseréléshez és az archiváláshoz.

Kulcsfogalmak: fájlformátum, nyílt szabvány, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), régi bináris formátumok (doc, xls, ppt), PDF és PDF/A (ISO 19005), csv, betűtípus, metrikailag azonos betűtípus, konverzió

Egy dokumentum egy megállapodás

Egy fájl egy bájtsorozat. Csak egy fájlformátum révén tudja egy program, mit jelentenek ezek a bájtok: ez egy cím, ez félkövér, ez egy háromoszlopos táblázat. Ha ez a formátum nyilvánosan le van írva, és bárki használhatja engedély vagy licenc nélkül, akkor nyílt szabványról beszélünk (2.2. lecke). Ekkor különböző programok tudják ugyanazt a fájlt olvasni és írni, és Ön nem függ egyetlen gyártótól sem.

Az irodai dokumentumokhoz két nagy nyílt szabvány létezik, valamint egy formátum a rögzítéshez.

OOXML: docx, xlsx és pptx

Az Office 2007 óta a Microsoft Office alapértelmezés szerint Office Open XML formátumban, röviden OOXML-ben menti a dokumentumokat. Ismeri a kiterjesztéseket: docx, xlsx és pptx. A szabványt az ECMA-376 rögzíti, nemzetközi szabványként pedig az ISO/IEC 29500.

Egy docx valójában egy rögzített felépítésű zip fájl. Nevezze át egy offerte.docx másolatát offerte.zip névre, majd csomagolja ki. Ekkor többek között a következőket látja:

[Content_Types].xml        milyen összetevők vannak benne
word/document.xml          a szöveg és a formázás
word/styles.xml             a stílusok
word/fontTable.xml         a dokumentumban használt betűtípusok
word/media/                 a képek
docProps/core.xml          cím, szerző, dátum

Két dolgot érdemes tudni. Egyrészt az ISO/IEC 29500 egy szigorú változatot (Strict) és egy tágabbat (Transitional) is ismer, amelybe a régi Word-sajátosságok is beleférnek; az Office alapértelmezés szerint a Transitional változatot írja. Másrészt egy docx tartalmazhat olyan összetevőket, amelyeket csak a Microsoft Office ért, mint a VBA-makrók (docm és xlsm esetén), az ActiveX-gombok vagy a beépülő modulok. A formátum nyílt, de nem minden, ami belekerülhet, működik mindenhol. Erről szól a 6.5. lecke.

ODF: odt, ods és odp

Az OpenDocument Format (ODF) az OASIS szabványügyi szervezetnél készült, és ISO/IEC 26300 néven van rögzítve. A kiterjesztések: odt (szöveg), ods (táblázat) és odp (bemutató). Egy odt szintén egy zip fájl. Az első összetevő neve mimetype, és szó szerint a dokumentum típusát tartalmazza, például application/vnd.oasis.opendocument.text. A tartalom a content.xml fájlban, a stílusok a styles.xml fájlban találhatók.

Az ODF a LibreOffice és az arra épülő csomagok, például a Collabora Online saját formátuma. Számos európai kormányzat az ODF-et nevezi meg előnyben részesített formátumként a kicseréléshez és az archiváláshoz. Hollandiában az ODF szerepel a Forum Standaardisatie "alkalmazd vagy indokold" (pas toe of leg uit) listáján, akárcsak a PDF és a PDF/A.

Melyik formátumot válassza?

Mindkettő nyílt szabvány. A gyakorlati különbség abban rejlik, kikkel dolgozik együtt, és melyik programot használja.

A legfontosabb szabály: válasszon egy fő formátumot minden fájltípushoz, és tartsa magát ahhoz. Minden alkalommal, amikor egy fájlt oda-vissza alakítanak (docx-ből odt-be, majd vissza docx-be), valami elcsúszhat.

Régi formátumok: doc, xls és ppt

A 2007 előtti fájlok (doc, xls, ppt) bináris formátumok: nem XML-t tartalmazó zip, hanem a Microsoft saját fájlszerkezete. A modern irodai programcsomagok még megnyitják őket, de nem mindig hibátlanul, és tartalmazhatnak makrókat anélkül, hogy a kiterjesztés ezt elárulná. Javaslat váltás esetén: alakítsa át a még használt régi fájlokat docx, xlsx vagy pptx (vagy ODF) formátumra, és őrizze meg az eredetit archívumként.

PDF és PDF/A

A PDF arra készült, hogy rögzítse, hogyan néz ki valami, minden eszközön ugyanúgy. Szerkeszthető, de ez nem a célja. A PDF/A (ISO 19005) egy szigorúbb változat archiváláshoz: minden betűtípus a fájlban van, nem lehetnek benne külső hivatkozások vagy szkriptek, így a fájl önmagában is sok évig olvasható marad. Válassza a PDF/A-t mindenhez, amit hosszú ideig meg kell őriznie, például az éves beszámolóhoz.

Miért nézhet ki másként egy dokumentum

Váltás után a kollégák gyakran mondják: "másként néz ki". Az ok majdnem mindig a betűtípus. Egy dokumentum megnevezi a betűtípusát (például Calibri), de maga a betűtípus általában nincs benne. A dokumentumot megjelenítő programnak magának kell rendelkeznie ezzel a betűtípussal. Ha nincs meg neki, egy helyettesítőt vesz elő, annak pedig más a betűszélessége. Egy sor másként tördelődik, egy táblázat szélesebb lesz, egy oldal eltolódik.

A legismertebb Microsoft-betűtípusokhoz léteznek nyílt forráskódú metrikailag azonos helyettesítők: minden betű pontosan ugyanolyan széles, csak a forma tér el kissé. Ekkor a szöveg ugyanúgy tördelődik.

Az olyan betűtípusoknak, mint a Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic vagy egy saját arculati betűtípus, nincs ilyen helyettesítője. Ekkor az online irodai programcsomagnak valami hasonlóval kell helyettesítenie, és ettől a szöveg másként tördelődhet vissza. A Szemcse Pékségnél ez a levélpapíron használt arculati betűtípus volt. A megoldás: a betűtípus telepíttetése a szolgáltatónál (ha a licenc ezt engedi), vagy egy szabadon felhasználható betűtípus választása a sablonban.

Egyéb dolgok, amelyek formátumváltáskor elcsúszhatnak: mezőket tartalmazó élőfejek és élőlábak, tartalomjegyzékek (ezeket újra frissíttetni kell), megjegyzések és nyomon követett módosítások, beágyazott objektumok, valamint táblázatokban a feltételes formázás és a diagramok.

A gyakorlatban: így néz ki egy szolgáltatónál

Egy WebOké Nextcloudon belüli Euro-Office-ban a docx, xlsx és pptx fájlokat átalakítás nélkül nyithatja meg, csakúgy mint az odt, ods, odp, rtf, txt, csv és a régi doc, xls és ppt formátumokat. A Fájl, Letöltés másként funkcióval többek között DOCX, ODT, PDF vagy PDF/A formátumot választhat; a Másolat mentése mint funkcióval a másolat a Nextcloudjába kerül. A táblázatban szereplő öt betűtípushoz a metrikailag azonos helyettesítők a szerveren vannak. Más online irodai programcsomagoknak hasonló menüi vannak; hogy melyik betűtípusokat ismerik, szolgáltatónként eltér. Kérdezzen rá előre, ha saját arculati betűtípust használ.

Összefoglalás

• A docx, xlsx és pptx (OOXML, ISO/IEC 29500), valamint az odt, ods és odp (ODF, ISO/IEC 26300) egyaránt nyílt szabványok, és mindkettő XML-t tartalmazó zip fájl.
• Válassza azt a formátumot, amelyet az irodai programcsomagja belsőleg használ, és amelyet az együttműködő partnerei ismernek, majd tartsa magát ahhoz.
• A régi bináris fájlokat (doc, xls, ppt) alakítsa át; az eredetit őrizze meg.
• A PDF a rögzítéshez, a PDF/A a hosszú távú megőrzéshez való.
• Az eltolódásokat többnyire a betűtípusok okozzák; a Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman és Courier New betűtípusokhoz léteznek metrikailag azonos helyettesítők.

Kvíz

Feladat

A6.3 feladat: Saját dokumentum kompatibilitási vizsgálata. Töltsön fel egy gyakran használt dokumentumot (például a levélsablonját). A program megmutatja, valójában melyik formátumban van, milyen betűtípusok vannak benne, és van-e mindegyik betűtípushoz metrikailag azonos helyettesítő.

További olvasnivaló

Az ezekben a cikkekben szereplő lépések a WebOké szolgáltatásaira vonatkoznak; más szolgáltatóknál hasonlóan működik.

• Euro-Office útmutató 1.4: Mely böngészőkkel és fájlformátumokkal működik az Euro-Office?
• Euro-Office útmutató 2.5: Letöltés docx, xlsx, pptx, odt vagy pdf formátumban
• Euro-Office útmutató 12.3: A betűtípusok másképp jelennek meg
• ISO/IEC 29500 és ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 és OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, nyílt szabványok listája (ODF, PDF/A), a holland szabványügyi fórum ajánlása