3. fejezet · 3.6
Levelek készítése címlistából (körlevél)
Meghívó vagy emlékeztető minden ügyfelének, levelenként a megfelelő névvel és címmel. A Wordben ezt körlevélkészítésnek (mail merge) hívják. Két dologra van szüksége: egy címlistára és egy levélre.
A címlista
Készítsen egy táblázatot Calcban, Excelben vagy Euro-Office-ban. Az első sorba írja az oszlopneveket, például Megszólítás, Név, Cég, Cím, Irányítószám, Város. Minden további sor egy címzett. Ne hagyjon üres sorokat. Mentse a listát ods vagy xlsx formátumban.
LibreOffice Writerben
1. lépés: a címlista csatolása
- Nyissa meg a levelét, és válassza az Eszközök > Körlevél... menüpontot.
- Válassza az Aktuális dokumentum használata lehetőséget, és kattintson a Következő gombra. Válassza a Levél lehetőséget, és kattintson a Következő gombra.
- A címlistánál kattintson a Másik címlista kiválasztása... (vagy Címlista kiválasztása) gombra, kattintson a Hozzáadás... gombra, és válassza ki a táblázatát. Jelölje ki a címeket tartalmazó munkalapot, és kattintson az OK gombra.
- Ha a címet és a megszólítást saját maga helyezi el a levélben (2. lépés), vegye ki a pipát a Tartalmazzon a dokumentum címblokkot és a megszólítás jelölőnégyzetéből. Kattintson a Befejezés gombra.
2. lépés: mezők elhelyezése a levélben
- Válassza a Nézet > Adatforrások menüpontot. Felül megjelenik a címlistája.
- Húzza az oszlopfejlécet, például a Név oszlopot, a levél megfelelő helyére. Megjelenik egy <Név> mező. Tegye ezt meg az összes mezővel, a szóközöket és a sortöréseket pedig írja be saját maga közéjük.
3. lépés: egyesítés
A varázsló után megjelenik a Körlevél eszköztár. A nyilakkal lapozhat a címzettek között. Ezután válassza a következők egyikét:
- Egyesített dokumentumok nyomtatása: az összes levél a nyomtatóra kerül;
- Egyesített dokumentumok mentése: egyetlen dokumentumként vagy külön fájlokként, például PDF-ként;
- Egyedi dokumentumok szerkesztése: az összes levél egy új dokumentumba kerül átnézésre.
Ha a varázsló nélkül választja a Fájl > Nyomtatás... menüpontot egy mezőket tartalmazó levélben, a LibreOffice megkérdezi: A dokumentum címadatbázis-mezőket tartalmaz. Körlevelet szeretne nyomtatni? Válassza az Igen lehetőséget az összes levél elkészítéséhez.
Címkéket a Fájl > Új > Címkék menüponttal készíthet. Válassza ki a címkeív gyártóját és típusát, adatbázisként a címlistáját, majd helyezze el a mezőket a címkén.
Euro-Office-ban
- Nyissa meg a levelet, és lépjen az Együttműködés lapra. Kattintson a Körlevél gombra, és válassza a Tárolóból lehetőséget, hogy kiválassza a címlistát a Nextcloud tárhelyéről.
- Vigye a kurzort a megfelelő helyre, és a jobb oldali panelen kattintson az Egyesítési mező beillesztése gombra.
- Tekintse meg az eredményt az Előnézeti eredmények segítségével, majd az Egyesítés ezzel lehetőségnél válassza a PDF, Docx vagy E-mail formátumot.
Lépésről lépésre a Levelek készítése címlistából című cikkben. Külön oszlopban van szüksége az utónévre a listájában? Lásd: Vezetéknév és utónév szétválasztása egy oszlopból.