Egy jól működő távolléti üzenet

Modul 6: Automatikusan: szűrők és távollét · Olvasási idő: 9 perc

Tanulási cél: A lecke végére el tudja magyarázni, hogyan működik a távolléti üzenet a szerveren, és ki kapja meg, illetve ki nem. Be tud állítani olyan távolléti üzenetet is, amely magától be- és kikapcsol, és semmit sem árul el, ami a csalóknak segítene.

Kulcsfogalmak: távolléti üzenet, Sieve vacation, Válasz intervallum (:days), Saját e-mail címeim (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Kezdő időpontja és Befejezés időpontja, Beérkező üzenet akció

Egy szűrő, amely válaszol

A távolléti üzenet technikailag egy szűrő. Ugyanabban a szűrőkészletben található, mint az Ön többi szűrője (6.1. lecke), így szintén a szerveren fut, abban a pillanatban, amikor a levél megérkezik. A laptopja akár ki is lehet kapcsolva. A Sieve-bővítmény neve vacation (RFC 5230). A webmail így írja meg a karácsonyi szabadság távolléti üzenetét:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Mit jelent ez:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" és "le" ... "2027-01-03": az aktuális dátumnak december 21-én vagy azután, és január 3-án vagy azelőtt kell lennie. Ez az Ön Kezdő időpontja és Befejezés időpontja. Ezen az időszakon kívül a szűrő nem csinál semmit. A :zone "+0100" az időzóna az Ön beállításaiból.
• vacation :days 7: ugyanaz a cím legfeljebb 7 naponta egyszer kap választ.
• :addresses [...]: az Önhöz tartozó címek.
• :subject és az utána következő szöveg: a válasz tárgya és tartalma.

Feladónként egy válasz intervallumonként

Korlátozás nélkül aki tízszer ír Önnek, tízszer kapná meg ugyanazt a választ. Ezért a szerver megjegyzi, kinek válaszolt már. A Válasz intervallum (Sieve-ben :days) alatt ugyanaz a feladó nem kap második választ. Ha nem választ semmit, a szabvány szerint 7 nap érvényes (RFC 5230, 4.1. szakasz). Kéthetes szabadsághoz a 7 kiváló érték: aki egy hét múlva újra ír, emlékeztetőt kap arról, hogy Ön még mindig távol van. Egy napnál rövidebb érték általában nem adható meg.

A válasz a borítékfeladónak megy (Return-Path, 1.1. lecke), nem feltétlenül a From mezőben szereplő címre. Hétköznapi leveleknél ez ugyanaz. Hírleveleknél és rendszereknél gyakran egy technikai cím, és pontosan ez a cél: így az automatikus válasz nem jut el olyan emberhez, aki semmit sem tudna vele kezdeni.

Ki nem kap választ

Egy távolléti üzenet sok kárt okozhat, ha rossz levélre válaszol: például egy ezertagú levelezőlistának, vagy ha két automatikus üzenet a végtelenségig egymásra válaszol. Ezért a szabvány (RFC 5230, 4.6. szakasz) előírja, hogy a szerver nem válaszol:

• olyan levélre, amelyben List-Id fejléc vagy más List-fejléc van: hírlevelek és levelezőlisták;
• olyan levélre, amelyben "no"-tól eltérő értékű Auto-Submitted fejléc van: automatikus üzenetek, például egy másik távolléti üzenet vagy egy rendszerértesítés;
• olyan címekről érkező levélre, mint a MAILER-DAEMON, vagy amelyek "owner-" előtaggal kezdődnek, illetve "-request" végződésűek.

A saját válasz maga is megkapja a Auto-Submitted: auto-replied fejlécet. Így egy másik távolléti üzenet tudja, hogy nem kell visszaválaszolnia, és nem alakul ki körforgás.

Saját e-mail címeim: csak akkor válaszol, ha a levél Önnek szól

A szerver csak akkor válaszol, ha az Ön valamelyik címe szerepel a To vagy Cc fejlécben (RFC 5230, 4.5. szakasz). Így elkerülhető, hogy olyan levélre válaszoljon, amely egy listán keresztül vagy titkos másolatként érkezett. Hogy mely címek tartoznak Önhöz, azt a szerver csak félig tudja: a postafiókja címét biztosan, de az Önhöz átirányított info@ címet nem.

Ezért fontos a Saját e-mail címeim mező (Sieve-ben :addresses). Ide írjon be minden címet, amelyen levelet kap, az átirányított címeket is. A Tölts ki mindent a címeimmel gombbal a webmail átveszi az Ön identitásainak címeit. Ha kihagyja az info@ címet, akkor az info@ címre író ügyfél nem kap távolléti üzenetet, és talán hiába vár.

Kezdés, befejezés, és mi történik a levéllel

A Kezdő időpontja és a Befejezés időpontja megadásával az üzenet magától be- és kikapcsol. Ez a legbiztonságosabb megoldás: nem felejtheti el kikapcsolni. Ha üresen hagyja őket, az üzenet addig aktív, amíg az Állapot Be értéken áll. Egy olyan távolléti üzenet, amely a szabadság után még hetekig fut, gyakori hiba, és összezavarja az ügyfeleket.

A Beérkező üzenet akció beállításnál azt választja ki, mi történjen magával a levéllel. Hagyja ezt Megtartás értéken. A vacation ugyanis a levelet egyszerűen a postafiókjában hagyja (RFC 5230, 4.7. szakasz), és Ön visszatérése után el szeretné olvasni, mi érkezett. Az eldobás azt jelenti, hogy a beérkező levelek eltűnnek. Az Átirányítás ide és a Másolat küldése ide csak a saját szervezetén belüli kollégához hasznos, ugyanazokkal a hátrányokkal, mint a 6.2. leckében.

Mit írjon bele, és mit ne

Egy jó távolléti üzenet rövid, és segít a feladónak továbblépni:

• Mikor tér vissza, vagy meddig nem válaszol.
• Ki veszi át addig a feladatait, olyan címmel vagy telefonszámmal, amelyet valaki figyel.
• Mit tehet a feladó, ha az ügy sürgős.

És amit ne írjon bele: olyan részleteket, amelyek a csalóknak és a betörőknek segítenek. A válasz mindenkinek elmegy, aki Önnek ír, a spammereknek és az ismeretleneknek is. Ne írja bele tehát, hogy három hétig külföldön van, hová utazik, a magántelefonszámát, vagy a helyettese nevét egy olyan beosztással, amellyel egy csaló visszaélhet ("fizetési ügyekben írjon Jan könyvelőnknek"). A csalók szívesen használnak fel egy ilyen üzenetet egy hihető hamis levél megírásához, például egy sürgős átutaláshoz valaki nevében, aki úgysem érhető el.

Példa egy jó üzenetre:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Ne legyen kettő

Távolléti üzenetet a tárhelye kezelőpaneljén is beállíthat, a WebOké esetében a DirectAdminban. A kettő közül csak az egyiket használja. Ha mindkettő be van kapcsolva, mindenki két automatikus választ kap.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

A távolléti üzenet a Beállítások > Irodán kívül menüpontban található, a Tárgy, Törzs, Kezdő időpontja, Befejezés időpontja és Állapot mezőkkel, a Haladó beállítások alatt pedig a Saját e-mail címeim, Válasz intervallum és Beérkező üzenet akció beállításokkal. Az eredményt az Üzenetszűrők > Műveletek > Szűrőkészlet beállítás alatt láthatja. A lépéseket a Roundcube-kézikönyv Távolléti üzenet beállítása részében találja. Más webmailekben hasonlóan működik: a Gmailben a beállításoknál van szabadsági automatikus válasz, az Outlook.com-ban automatikus válaszok.

Összefoglalás

• A távolléti üzenet egy Sieve-szűrő (vacation, RFC 5230), amely a szerveren fut.
• Ugyanaz a feladó Válasz intervallumonként legfeljebb egy választ kap; ha nem választ, ez 7 nap.
• Nincs válasz levelezőlistákra (List-Id) és automatikus levelekre (Auto-Submitted), és csak akkor van, ha az Ön valamelyik címe szerepel a To vagy Cc mezőben.
• A Saját e-mail címeim mezőbe az átirányított címeit is írja be, adjon meg kezdő és záró dátumot, és hagyja az akciót Megtartás értéken.
• Írja meg, mikor tér vissza, és kihez lehet fordulni, de ne adjon meg olyan részleteket, amelyek a csalóknak segítenek.

Kvíz

Feladat

Feladat A6.3: Az automatikus válaszüzenete ellenőriztetése. A saját postafiókjában készítsen elő egy távolléti üzenetet a Beállítások > Irodán kívül menüpontban, olyan Kezdő időpontja és Befejezés időpontja értékkel, amely mindkettő a jövőben van; így az üzenet még nem aktív, és most senki sem kap választ. Adjon meg tárgyat, szöveget, Saját e-mail címeim értéket és Válasz intervallumot, a Beérkező üzenet akció pedig maradjon Megtartás értéken. Ezután illessze be a szűrőkészletét (Beállítások > Üzenetszűrők > Műveletek > Szűrőkészlet beállítás, az egészet másolja ki), vagy töltse fel a Letöltés gombbal kapott fájlt. A program a memóriában olvassa be a szkriptet (semmit sem ment el), és ellenőrzi: van vacation-művelet; a :days értéke legalább 1; a tárgy nem üres; a szöveg 40 karakternél hosszabb; van currentdate dátumhatár (különben narancssárga: nem felejti el kikapcsolni?); a :addresses legalább egy címet tartalmaz (különben narancssárga); és a levél megmarad, tehát nincs discard, és nincs átirányítás a domainjén kívüli címre. A feladat után kapcsolja ki újra az üzenetet, ha nincs rá szüksége.

Bővebben olvasva

Ahol webmailes lépések szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 7.3: Irodán kívüli válaszüzenet beállítása
• Roundcube Webmail 7.1: Szűrő létrehozása
• Ingyenes tanfolyam: Biztonságos online jelenlét vállalkozóknak 1.2: Adathalászat, vezérigazgatói csalás és számlacsalás
• Szerveroldali e-mail-szabályok (szűrők a szerveren)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (angol nyelven): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt