Piszkozatok, válasz szövegek és további beállítások

Modul 3: Levelek írása · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: A lecke végére Ön tudni fogja, hol tárolódnak a piszkozatok és az állandó válasz szövegek, képes lesz egy üzenetet újként szerkeszteni, és tudni fogja, mit tesz és mit nem tesz az Olvasási visszaigazolás, a Kézbesítési visszaigazolás, a Sürgősség és az Elküldött üzenet mentése ide beállítás.

Kulcsfogalmak: piszkozat, Piszkozatok mappa, automatikus mentés, Válaszok, Szerkesztés újként, Olvasási visszaigazolás, Kézbesítési visszaigazolás (DSN), Sürgősség, Elküldött üzenet mentése ide

Piszkozatok: félkész üzenet a szerveren

A piszkozat olyan üzenet, amelyet még nem küldött el. Ha írás közben a Mentés gombra kattint, a webmail a Piszkozatok mappába teszi az üzenetét. Ha nem tesz semmit, a webmail magától is elmenti néhány percenként. Hogy milyen gyakran, azt a Beállítások > Üzenetek írása menüpontban állíthatja be.

Az a fontos, hogy hol van a piszkozat. A Piszkozatok mappa egy közönséges IMAP-mappa a levelezőszerveren (1.2. lecke). A piszkozat tehát nem a böngészőjében és nem a laptopján van, hanem a szerveren. Ennek három következménye van:

• Elkezdhet egy levelet az irodában, és befejezheti otthon vagy a telefonján. Nyissa meg a Piszkozatok mappát, és kattintson duplán az üzenetre.
• Ha a böngészője leáll, vagy véletlenül bezárja a lapot, legfeljebb az utolsó néhány perc munkája vész el.
• A piszkozat beleszámít a tárhelyébe, és ugyanúgy olvasható, mint a többi levele. Aki hozzáfér a postafiókjához, a piszkozataihoz is hozzáfér.

Ha elküldi a piszkozatot, a webmail eltávolítja a Piszkozatok mappából, és az elküldött változatot a Küldöttek mappába teszi.

Egy buktató: ha a webmail mellett levelezőprogramot is használ, mindkettőnek ugyanazt a mappát kell Piszkozatok mappaként használnia. Különben az egyik programban nem látja, amit a másikban elkezdett. Ezekről a különleges mappákról az 5.1. lecke szól. Egy második buktató: ha ugyanazt a piszkozatot egyszerre két programban nyitja meg, és mindkettőben elmenti, két változatot kap.

A piszkozatok abban is segítenek, hogy ne küldjön el valamit túl gyorsan. Írjon meg egy nehéz levelet, mentse el piszkozatként, és egy óra múlva olvassa el újra. Ilyenkor gyakran látja, min lehet javítani (3.2. lecke).

Válaszok: állandó szövegek egy kattintással

Gyakran kapja ugyanazt a kérdést? Sanne minden héten kap olyan leveleket, mint „Hétvégén is szállítanak?” és „Meddig marad szép egy csokor?”. Ahelyett, hogy minden alkalommal ugyanazt a választ gépelné be, létrehoz egy Válasz szöveg elemet: egy névvel ellátott állandó szöveget, amelyet írás közben egy kattintással beszúrhat.

A Válasz szöveg nem automatikus válasz. Semmi sem történik magától: Ön választja ki a szöveget, módosíthatja, és Ön küldi el. Ezért az sem gond, ha egy személyes mondatot is hozzáír. Valójában ezt mindig érdemes megtennie: az a válasz, amelyről látszik, hogy sablonból származik, hidegnek hat.

Tippek jó válasz szövegekhez:

• Adjon nekik rövid, felismerhető nevet, például „Hétvégi kiszállítás”.
• Úgy írja meg őket, hogy önmagukban is megálljanak, megszólítás és elköszönés nélkül. Ezeket minden levélben Ön írja meg, hogy az ügyfél neve stimmeljen.
• Ne tegyen bele gyorsan elavuló adatokat, például árat vagy dátumot, vagy rendszeresen ellenőrizze őket.

A válasz szövegeket a webmail az Ön beállításai között tárolja, nem a postafiókjában. Így bármely eszközön elérhetők a webmailben, de egy olyan levelezőprogramban, mint az Outlook vagy a Thunderbird, nem. Azoknak saját sablonjaik vannak.

Szerkesztés újként

Néha egy üzenetet újra el szeretne küldeni, de kicsit másképp: ugyanazt a meghívót egy új csoportnak, vagy egy korábban elküldött levelet, amely nem érkezett meg. A Szerkesztés újként funkcióval (megnyitott üzenetnél a Még menüben) a webmail új üzenetet nyit ugyanazokkal a címzettekkel, ugyanazzal a tárggyal, ugyanazzal a szöveggel és ugyanazokkal a mellékletekkel. Módosítja, amit kell, és elküldi.

A különbség a Továbbítás funkcióhoz képest: Továbbításnál egy új üzenet készül Öntől a régiről, a tárgyban „Fwd:” jelöléssel, a régi üzenet pedig idézetként vagy mellékletként szerepel. A Szerkesztés újként esetében egyszerűen ismét egy eredeti üzenet jön létre. Hasznos, de ellenőrizze a címzetteket: egy régi listán olyanok is lehetnek, akik most nem tartoznak oda.

További beállítások írás közben

Az Új üzenet képernyő jobb oldalán olyan beállítások vannak, amelyeket üzenetenként választhat ki. Hasonlítanak egymásra, de egészen különböző dolgokat tesznek.

Olvasási visszaigazolás. Arra kéri a címzett levelezőprogramját, hogy jelezze, ha az üzenetet megnyitották. Technikailag a webmail ehhez egy fejlécet tesz az üzenetébe (Disposition-Notification-To). A címzett általában kap erről egy kérdést a képernyőn, és el is utasíthatja. Sok program soha nem küld visszaigazolást. Ha kap egyet, akkor tudja, hogy az üzenetet megnyitották, de azt nem, hogy elolvasták vagy megértették. Ha nem kap, akkor semmit sem tud.

Kézbesítési visszaigazolás (DSN). A DSN a Delivery Status Notification rövidítése. Itt nem a címzettet kéri, hanem az útközbeni levelezőszervereket, hogy jelezzék, ha az üzenetet kézbesítették a címzett szerverére. Ez tehát semmit sem mond a megnyitásról vagy az olvasásról, csak azt, hogy a levél megérkezett. Nem minden szerver támogatja, így itt sem jelenti a visszajelzés hiánya azt, hogy a küldés sikertelen volt. Hibaüzenetet (bounce) egyébként mindig kap, e beállítás nélkül is (8.4. lecke).

Sürgősség. Egy üzenetnek Legmagasabb, Magas, Normál, Alacsony vagy Legalacsonyabb sürgősséget adhat. Sok program magas sürgősségnél felkiáltójelet mutat. Ritkán használja. Aki minden levélnél a Legmagasabb értéket választja, azt egy hét után már nem veszik komolyan, és egyes spamszűrők gyanúsnak tartják, ha egy ismeretlen feladó mindent sürgősnek jelöl. A valódi sürgős ügyeket jobb egy telefonhívással vagy egyértelmű tárggyal intézni („Ma 14.00 előtt: kiszállítás visszaigazolása”).

Elküldött üzenet mentése ide. Itt választhatja ki, melyik mappába kerüljön az elküldött változat. Alapértelmezés szerint ez a Küldöttek mappa. Az üzenetet közvetlenül egy projektmappába is tetetheti, így egy ügyféllel folytatott teljes levelezés egy helyen van. Figyelem: az az elküldött üzenet, amelyet sehová nem ment el, később nem kereshető vissza.

A Formázás megtartása gondoskodik arról, hogy továbbításnál és válaszadásnál az eredeti üzenet formázása megmaradjon. A sima szövegről és a formázásról a 3.2. lecke szól.

Példa: Daan és a kiszállítással kapcsolatos kérdés

Ahmed azt kérdezi Daantól, hogy szombaton reggel 9 óra előtt ki tudják-e szállítani a virágokat. Daan elkezdi a választ, de előbb meg kell kérdeznie a futárt. Rákattint a Mentés gombra, és más munkával folytatja. Délután a telefonján megnyitja a Piszkozatok mappát, kiegészíti azzal, hogy megoldható, beszúrja a „Hétvégi kiszállítás” válasz szöveget az általános feltételek miatt, és elküldi. Nem kér Olvasási visszaigazolást, és nem állít be sürgősséget: Ahmed nem lát mást, mint egy átlagos, egyértelmű levelet.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

A Mentés gomb az Új üzenet képernyő tetején található. Válasz szövegeket a Beállítások > Válaszok menüpontban hozhat létre, és írás közben a fenti Válaszok gombbal szúrhatja be őket. A Szerkesztés újként funkciót megnyitott üzenetnél a Még menüben találja. Az Olvasási visszaigazolás, a Kézbesítési visszaigazolás (DSN), a Sürgősség és az Elküldött üzenet mentése ide beállítás írás közben a jobb oldalon található. A Roundcube kézikönyv leírja a lépéseket. Más webmailekben ezek a funkciók hasonló néven szerepelnek, bár a válasz szöveget ott néha sablonnak vagy gyorsszövegnek hívják.

Összefoglalás

• A piszkozatok a szerveren, a Piszkozatok mappában vannak, így bármely eszközön folytathatja őket.
• A válasz szövegek állandó szövegek, amelyeket Ön szúr be; a webmailnél tárolódnak, nem a postafiókjában.
• A Szerkesztés újként egy régi üzenetből új eredetit készít; ilyenkor ellenőrizze a címzetteket.
• Az Olvasási visszaigazolás a címzettet kérdezi, a Kézbesítési visszaigazolás (DSN) a szervereket; a válasz hiánya semmit sem bizonyít.
• A Sürgősséget ritkán használja; az Elküldött üzenet mentése ide beállítással választja ki az elküldött változat mappáját.

Kvíz

Feladat

D3.4. feladat: Állandó válasz létrehozása. Válasszon egy kérdést, amelyet gyakran kap (vagy ha nincs ilyen: „Mikor tartanak nyitva?”), és hozzon létre hozzá egy Válasz szöveget a Beállítások > Válaszok menüpontban, rövid névvel és megszólítás, illetve elköszönés nélküli szöveggel. Ezután kezdjen egy új levelet saját magának, írjon megszólítást, szúrja be a Válasz szöveget a Válaszok gombbal, írjon elköszönést, és először mentse el az üzenetet piszkozatként. Nyissa meg a Piszkozatok mappát, fejezze be a levelet, és küldje el. Ezután válaszoljon a következőkre: melyik mappában volt a piszkozata, és be tudná-e fejezni a telefonján is; mit módosított a Válasz szövegen ennél az egy levélnél; mely adatokat kell rendszeresen ellenőriznie a Válasz szövegében; és miért nem használt Olvasási visszaigazolást vagy sürgősséget (vagy miért igen)?

Bővebben olvasva

Ahol a webmailben szereplő lépéseket ismertetünk, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 4.4: Formázás, piszkozatok és további beállítások
• Roundcube Webmail 4.2: Válasz és továbbítás
• Roundcube Webmail 10.1: A legfontosabb beállítások
• Ingyenes tanfolyam: E-mail rendben: beállítás és megfelelő kézbesítés 3.1: Mappák és szinkronizálás: miért van kétszer „Elküldött” mappája
• RFC 3464, a kézbesítési értesítések formátuma (angol nyelven): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464