Egy rendszer, amelyet hosszú távon is fenntart

Modul 5: Rendszerezés és visszakeresés · Olvasási idő: 8 perc

Tanulási cél: A lecke után ki tud választani és be tud állítani egy egyszerű munkamódszert a postafiókjához, így látja, mi a teendő még, és visszatalálja a leveleit anélkül, hogy minden nap rendezgetnie kellene.

Kulcsfogalmak: az Érkezettek mint munkatálca, négy döntés, jelölés, olvasatlan, archívum, fix időpontok, közös postafiók

Miért kell egy rendszer?

Ritkán a tele postafiók a gond. A gond az, hogy már nem látja, mi a teendő még. Egy ügyfél kérdése elsüllyed a hírlevelek között, egy még kifizetendő számla a negyedik oldalra csúszik. Egy rendszer ezt néhány állandó, önmagával kötött megállapodással oldja meg. Nem kell bonyolultnak lennie. Leginkább annyira egyszerűnek kell lennie, hogy három hónap múlva is alkalmazza.

Nincs legjobb módszer. Az emberek különbözőképpen dolgoznak, és egy egyéni vállalkozás más leveleket kap, mint egy egyesület. Ez a lecke az építőköveket és a választási lehetőségeket mutatja be. Ön dönti el, mi illik Önhöz.

Az Érkezettek mint munkatálca

Szinte minden működő rendszer lényege: az Érkezettek mappa munkatálca, nem archívum. Ami az Érkezettek mappában van, az még vár Öntől valamit. Ami elkészült, az kikerül onnan. Így egyetlen pillantás az Érkezettek mappára azonnal megmutatja, mennyi munka vár még.

Ehhez minden üzenetnél négy döntés egyikét hozza meg:

1. Törlés. Nincs rá szüksége. Törölje, vagy jelentse spamként, ha spam. Egy hírlevél, amelyet soha nem olvas el: iratkozzon le róla, így nem is érkezik többé.
2. Archívum. Elkészült, de meg szeretné őrizni. Egy kattintás az Archiválás gombra (lecke 5.1), és már nincs szem előtt, de kereséssel visszatalálja (lecke 5.3).
3. Teendő. Valamit el kell intézni, ami néhány percnél tovább tart. Hagyja a helyén, és adjon neki jelölést (a Megjelölt zászlót), hogy feltűnjön. Ha néhány percnél kevesebb ideig tart, intézze el azonnal, majd archiválja.
4. Várakozás. Válaszra vagy fizetésre vár. Megjelölheti, vagy áthelyezheti egy saját Várakozik mappába, amelyet hetente egyszer átnéz.

A legfontosabb, hogy ne kattintson tovább döntés nélkül. Minden üzenetet, amelyet megnyit és döntés nélkül ott hagy, később újra el kell olvasnia.

Kevés mappa és keresés, vagy sok mappa

Hány mappára van szüksége? Erről két iskola létezik.

Sok mappa: ügyfelenként, projektenként, beszállítónként egy mappa. Előny: egy ügyfél minden levelét együtt látja. Hátrány: minden üzenetnél dönteni kell, hová kerüljön, és egy két ügyfelet érintő levél egyikbe sem illik. Egy év után gyakran negyven mappája van, amelyek közül ötöt használ.

Kevés mappa és keresés: egyetlen archívum, szükség esetén évenként felosztva, a többi pedig keresés. Előny: az archiválás egyetlen kattintás, gondolkodás nélkül. Hátrány: jól kell tudnia keresni. A lecke 5.3 megmutatja, hogy ez a webmailben nagyon jól megy: feladó, címzett és tartalom alapján, az összes mappában egyszerre.

Sokaknak egy köztes megoldás válik be a legjobban: néhány mappa azokhoz a dolgokhoz, amelyeknek valóban külön kell lenniük (például Facturen (Számlák) a könyveléshez), a többi pedig egyetlen archívum. Azok a mappák, amelyeket egy szűrővel automatikusan töltet fel (modul 6), nem jelentenek Önnek munkát. Ezekből tehát lehet valamivel több is.

Jelölés, olvasatlan és a lista szűrése

A webmail néhány segédeszköze megkönnyíti a rendszer használatát:

• Megjelölt. A Jelölés > Megjelölt paranccsal az üzenet zászlót kap, és pirosan jelenik meg a listában. A zászló a szerveren tárolódik, így a levelezőprogramja és a telefonja is látja (ott gyakran csillagnak vagy zászlónak hívják).
• Olvasatlan. A Jelölés > Olvasatlanként paranccsal egy üzenetet visszaállít olvasatlanra. Emlékeztetőnek hasznos, rendszerként viszont megbízhatatlan: ha egy telefon egy pillanatra megnyitja az üzenetet, az ismét olvasottnak számít.
• Típus a keresési beállításokban. A Típus résznél válassza például a Megjelölt vagy a Megválaszolatlan lehetőséget. Ekkor a lista csak ezeket az üzeneteket mutatja. A Megválaszolatlan az Érkezettek mappában hasznos: ezek azok az üzenetek, amelyekre még nem válaszolt. Figyelem: a webmail csak azt tudja, hogy Ön maga rákattintott-e a Válasz gombra. Ha telefonról válaszolt vagy visszahívta a feladót, az üzenet továbbra is megválaszolatlannak számít, hacsak a levelezőalkalmazása nem jelöli azt is megválaszoltként.

Van egy csapda is: az automatikus olvasottnak jelölés. Ha a webmail úgy van beállítva, hogy egy üzenet azonnal olvasottá válik, amint megjelenik az előnézeti ablakban, az olvasatlan állapot elveszíti az értelmét. A Beállítások > Beállítások > Postafiók nézet résznél választhatja ki, hány másodperc után számít olvasottnak egy üzenet (lecke 2.1).

Fix időpontok

Aki egész nap minden új levélre reagál, kevés más munkára jut ideje. Egy rendszer fix időpontokkal működik jobban: például reggel, ebéd után és a nap végén. Minden ilyen alkalommal a négy döntéssel feldolgozza az Érkezettek mappát. Hetente egyszer átnézi a megjelölt üzeneteket és a Várakozik mappát. Hogy milyen gyakran néz rá, az a munkájától függ. Egy ügyfélkérdéseket kapó webáruház gyakrabban néz rá, mint egy egyesület. A lényeg az, hogy Ön döntsön, ne pedig minden értesítés döntsön Ön helyett.

Közös postafiók

Ha többen dolgoznak egyetlen postafiókban, például az info@ címen, megállapodásokra van szükség, különben ketten válaszolnak, vagy senki. Például:

• Aki elvállal egy üzenetet, azonnal megjelöli (a zászlót mindenki látja, mert a szerveren tárolódik).
• A válasz után az üzenet az archívumba kerül, így az Érkezettek mappa azt mutatja, mi van még nyitva.
• A válaszok ugyanarról a címről és ugyanazzal az aláírással mennek ki (modul 4).
• Naponta egy személy felel azért, hogy az Érkezettek mappa kiürüljön.

Abban is állapodjanak meg, mit nem tesznek: senki nem állít be POP-os levelezőprogramot erre a postafiókra, mert akkor a levelek eltűnnek a többiek elől (lecke 1.2).

A gyakorlatban: így működik a webmailben

A Jelölés az üzenet feletti eszköztárban található; az Archiválás gomb akkor jelenik meg, ha a Beállítások > Beállítások > Különleges mappák résznél kiválasztott egy archívum mappát. A Típus és a többi szűrő a keresési beállításokban található (a keresőmezőben lévő kis nyíl). A lépéseket a Roundcube kézikönyvben a Jelölés, áthelyezés és törlés, valamint az Üzenetek archiválása résznél találja. Más webmailekben hasonlóan működik: a Gmailben van Archiválás gomb és csillagok, az Outlook.com-ban Archiválás gomb és zászlók.

Összefoglalás

• Az Érkezettek mappa munkatálca: ami benne van, az még vár Öntől valamit.
• Minden üzenetnél hozzon egy döntést: törlés, archívum, teendő (jelölés) vagy várakozás.
• A kevés mappa és a jó keresés kevesebb munkával jár, mint a sok mappa; a szűrővel töltött mappák semmibe sem kerülnek.
• A jelölések és a megválaszolt állapot a szerveren tárolódnak, így egy közös postafiókban a kollégák is látják őket.
• Az Érkezettek mappát fix időpontokban dolgozza fel, és kössön megállapodásokat, ha postafiókot oszt meg másokkal.

Kvíz

Feladat

Feladat D5.2: Az Ön rendszerezési terve. Nyissa meg saját postafiókját a webmailben. Számolja meg, hány mappája van (Beállítások > Mappák), és hány olvasatlan üzenet van az Érkezettek mappában. Ezután válasszon rendszert: kevés mappa archívummal, sok mappa, vagy köztes megoldás. Állítsa be: ha még nincs, válasszon archívum mappát a Különleges mappák résznél, szüntesse meg azokat a mappákat, amelyeket egy éve nem használt (előbb helyezze át a leveleket az archívumába), és egyszer dolgozza fel az Érkezettek mappát a négy döntéssel. Ezután válaszolja meg magának: hány mappája volt, és hány van most? Hány üzenet maradt az Érkezettek mappában, és valóban mindegyik vár még Öntől valamit? Milyen fix időpontokban néz rá ezentúl a leveleire? És ha közös postafiókot használ: milyen két megállapodást köt a kollégáival?

Bővebben olvasva

Ahol a webmail lépései szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 3.3: Jelölés, áthelyezés és törlés
• Roundcube Webmail 6.2: Üzenetek archiválása
• Roundcube Webmail 2.2: Az üzenetlista: rendezés és téma csoportok
• Mappák a postafiókjában: Beérkezett üzenetek, Elküldött üzenetek, Piszkozatok, Kuka, Levélszemét és Archívum