Egy jó aláírás

Modul 4: Ön mint feladó · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: A lecke után Ön rövid, használható aláírást tud készíteni a helyes elválasztó sorral, tudja, miért ismerik fel a levelezőprogramok ezt a sort, és tudatosan választ az egyszerű szöveges és a formázott vagy logós aláírás között.

Kulcsfogalmak: aláírás (Aláírás), „-- ” elválasztó sor, RFC 3676, négysoros ökölszabály (RFC 1855), egyszerű szöveg, HTML-aláírás, külső kép, beágyazott kép, jogi nyilatkozat

Mire való az aláírás

Az aláírás (a webmailben a neve Aláírás) az a rövid szöveg, amely automatikusan az Ön üzenetei alá kerül. A célja gyakorlati: a címzettnek keresgélés nélkül tudnia kell, kicsoda Ön, és hogyan érheti el másképp. Gondoljon valakire, aki reggel 8-kor a telefonján olvassa az Ön levelét egy kiszállításról, és fel szeretné hívni. Ha a száma ott van alul, felhívja. Ha sehol sincs, visszaír és vár.

Ami bele való:

• az Ön neve, és esetleg a beosztása;
• a szervezete neve;
• egy telefonszám, amelyen elérhető;
• a weboldala.

Ami nem való bele: a teljes címtörténete, három telefonszám, öt közösségimédia-ikon, a nap bölcsessége és az e-mail-címe még egyszer (az már szerepel a From mezőben). Minél többet ír bele, annál kevesebbet olvasnak el belőle.

Az elválasztó sor: két kötőjel és egy szóköz

Az aláírás fölé egy rögzített sor tartozik: két kötőjel és egy szóköz, és ezen a soron semmi más.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Ez a -- sor a Usenetből származó régi megállapodás, amely az e-mailben is bevett. Az egyszerű szöveges levelek szabványa (RFC 3676, 4.3. szakasz) a szöveg és az aláírás közötti elválasztásként írja le. A szóköz is hozzátartozik: a szóköz nélküli „--” csak egy két kötőjelből álló sor.

Miért számít ez? Mert a levelezőprogramok felismerik ezt a sort. Sok program halványabb színnel jelenít meg mindent alatta, és válaszoláskor kihagyja az aláírást. E sor nélkül a beszélgetés minden körében újra bekerül az aláírás az idézetbe. Tíz válasz után ugyanannak az aláírásnak tíz példánya áll a levélben.

A webmail magától az aláírása fölé teszi az elválasztó sort, ha az Aláírás mezőt kitölti. Ne gépelje be tehát még egyszer, különben kettő lesz belőle. És vigyázzon, ha szövegszerkesztőből másol: az néha eltávolítja a sor végén álló szóközt.

Röviden: a négysoros ökölszabály

Már 1995-ben az internethasználók netikettje (RFC 1855) adott egy ökölszabályt: legyen rövid az aláírás, legfeljebb négy sor. Az ok akkoriban az volt, hogy az emberek percre fizettek a kapcsolatukért. Ez az ok megszűnt, de a szabály ma is jó: egy négysoros aláírást elolvasnak, egy tizenkét sorosat átugranak.

Négy sor elég, ha ügyesen kombinál. Használjon egy olyan elválasztójelet, mint a |, hogy két adatot egy sorba tegyen:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

Ez három sor, mindazzal, amire Ahmednek szüksége van.

Egyszerű szöveg vagy HTML, és az a bizonyos logó

Az aláírás lehet egyszerű szöveges vagy formázott (HTML), akárcsak az üzenetei (3.2. lecke).

Az egyszerű szöveges aláírás mindenhol ugyanúgy érkezik meg, minden telefonon és minden programban. A legtöbb ember számára ez a legjobb választás.

A HTML-aláírás tartalmazhat félkövér szöveget, színt, egy szó mögé tett hivatkozást és logót. Ennek van néhány buktatója:

• A formázott aláírás csak akkor jelenik meg, ha az üzenetet is formázva írja. Ha egyszerű szöveggel ír, akkor sima szövegként kerül az üzenete alá.
• A logót kétféleképpen lehet mellékelni. Külső képként: egy webcímmel rendelkező kép, amely már a weboldalán van. A levél kicsi marad, de sok program nem tölti be magától a külső képeket (ahogy maga a webmail sem, 2.2. lecke). A címzett ilyenkor egy üres keretet lát. Vagy beágyazott képként: a kép mellékletként minden levéllel együtt megy. Így látható, de minden levél nagyobb lesz, és egyes címzetteknél minden üzenet mellett gemkapocs jelenik meg, mintha melléklet volna.
• Egy 300 KB-os logó minden levél alatt, még a „Rendben, holnap találkozunk” alatt is, mindenki tárhelyét pazarolja. Legyen a logó kicsi, néhány tíz KB.
• Fontos adatokat, például a telefonszámát, soha ne tegye kizárólag képbe. Egy képet nem lehet kimásolni, és a képernyőolvasó sem tudja felolvasni.

Jogi nyilatkozatok: röviden és óvatosan

Sok üzleti levél alatt áll egy hosszú szöveg, például: „Ez az e-mail kizárólag a címzettnek szól. Amennyiben Ön nem a címzett, kérjük...” Egy ilyen jogi nyilatkozatnak kevés jogi értéke van. A címzett nem fogadta el, és egy már elolvasott üzenet alatt áll. A jogi nyilatkozat ráadásul a levélnél is hosszabbá teheti a levelet, különösen egy hosszú levélváltásban.

Ha mégis szeretne valamit feltüntetni, szorítkozzon egy rövid, tényszerű mondatra, ígéretek és állítások nélkül. Ha üzleti levelek alatt jogszabály által előírt adatokra van szüksége, például egy nyilvántartási számra, azt az aláírásába tegye, ne egy hosszú szövegtömbbe.

Mikor kerül alá az aláírása

A Beállítások > Üzenetek írása menüpontban adhatja meg, hogyan kezelje a webmail az aláírását: mindig alákerüljön-e, válaszoknál és átirányításnál is, és az idézett üzenet alá vagy fölé kerüljön-e. Ha Ön az idézet fölé ír (3.2. lecke), akkor azt is válassza, hogy az aláírása az idézet fölé kerüljön. Különben egészen alulra kerül, a régi üzenet alá, ahol senki sem találja meg.

Ha több azonosítója van (4.1. lecke), akkor minden azonosítónak saját aláírása van. Ha a Feladó mezőben másik azonosítót választ, az aláírás is vele együtt vált.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

Az aláírást a Beállítások > Azonosítók menüpontban hozza létre: kattintson a címére, és töltse ki az Aláírás mezőt. A képet ábrázoló gombbal formázási eszköztárat kap. A Beállítások > Üzenetek írása menüpontban állíthatja be, mikor és hová kerüljön az aláírás. Íráskor az Aláírás gombbal adhatja hozzá vagy cserélheti le. A Roundcube kézikönyv leírja a lépéseket. Más webmailekben és levelezőprogramokban hasonlóan működik, bár nem minden program teszi magától az elválasztó sort az aláírás fölé.

Összefoglalás

• Az aláírás megadja a nevét, a szervezetét, a telefonszámát és a weboldalát; ennél többet nem.
• Az elválasztó sor pontosan „-- ” (két kötőjel és egy szóköz, RFC 3676, 4.3. szakasz); a programok felismerik, és idézéskor kihagyják az aláírást.
• Ökölszabály: legfeljebb négy sor (RFC 1855).
• Az egyszerű szöveg mindenhol jól érkezik meg; a logó legyen kicsi, és fontos adatok soha ne szerepeljenek kizárólag képben.
• A jogi nyilatkozatoknak kevés jogi értéke van: röviden és óvatosan, vagy el is hagyhatók.

Kvíz

Feladat

A4.2. feladat: Az aláírása ellenőriztetése. Állítson be aláírást az azonosítójához a Beállítások > Azonosítók menüpontban, és küldjön egy levelet saját magának, a tárgyban ezzel: WMC A4.2. Nyissa meg a beérkezett levelet, válassza a Még > Export lehetőséget, és töltse fel az .eml fájlt. A program csak a memóriában olvassa be a fájlt, és ellenőrzi: a tárgy tartalmazza az A4.2 kódot; van szöveges rész; van egy elválasztó sor, amely pontosan „-- ” (szóközzel: zöld; szóköz nélküli „--”: narancs; nincs elválasztó sor: piros); az elválasztó sor alatti aláírás legfeljebb négy sorból áll (zöld), öt vagy hat sorból (narancs) vagy többől (piros); az aláírás tartalmazza a nevét vagy a megjelenített neve egy részét, illetve egy telefonszámot vagy weboldalt; ha az üzenete HTML, akkor egyszerű szöveges változatot is tartalmaz (multipart/alternative); és az aláírásban lévő, mellékletként küldött, 50 KB-nál nagyobb kép narancs eredményt ad. Minden sornál zöld, narancs vagy piros jelzést lát, magyarázattal.

Bővebben olvasva

Ahol a webmailben végzett lépések szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 5.2: Aláírás létrehozása
• Roundcube Webmail 5.1: Az Ön neve feladóként
• Roundcube Webmail 10.1: A legfontosabb beállítások
• RFC 3676, 4.3. szakasz, Usenet Signature Convention (angol nyelven): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (angol nyelven): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855