Mellékletek és nagy fájlok

Modul 3: Levelek írása · Olvasási idő: 11 perc

Tanulási cél: A lecke után ki tudja számolni, hogy a fájlok elférnek-e egyetlen levélben, érti, miért lesz nagyobb a melléklet küldéskor, és nagy fájloknál a megfelelő utat választja: kicsinyítést, átalakítást vagy megosztási linket.

Kulcsfogalmak: MIME, base64, üzenetméret-korlát, maximális mellékletméret, fogadó szerver, megosztási link, lejárati dátum, PDF, fénykép kicsinyítése, csatolmány-emlékeztető, vCard

A mellékletből szöveg lett

Az e-mailt eredetileg egyszerű szövegre tervezték. Egy fénykép, egy PDF vagy egy táblázat tetszőleges bájtokból áll, és ezeket nem lehet csak úgy elküldeni. Ezért létezik a MIME: egy megállapodás, amely az üzenetet részekre bontja, és minden részhez tartozik egy fejléc, amely megmondja, mi az (például Content-Type: application/pdf), és hogyan van becsomagolva. Fájloknál ez a csomagolás szinte mindig base64.

A base64 a fájl minden 3 bájtját 4 olvasható karakterré alakítja (RFC 2045). Az eredmény tehát nagyjából egyharmaddal nagyobb, mint az eredeti. Egy 3 MB-os fénykép a levélben körülbelül 4 MB helyet foglal. Így néz ki egy ilyen melléklet eleje, ha megnézi egy üzenet forrását:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Ennek a karakterhalmaznak minden sora a PDF egy darabkája. A címzett ebből semmit sem lát: a levelezőprogramja visszaalakítja az eredeti fájllá.

Számolás: elfér egy üzenetben?

Minden levelezőszervernek van egy üzenetméret-korlátja: a legnagyobb üzenet, amelyet még elfogad, a becsomagolás utáni méret szerint mérve. A WebOké-nál ez üzenetenként 50 MB, minden levelezőszerveren. Mivel a base64 mindent egyharmaddal nagyobbá tesz, egy üzenetbe nagyjából 36 MB melléklet fér. Ezt a számot a webmailben is látja maximális fájlméretként, amikor csatol valamit.

Az ökölszabály, amellyel saját maga is számolhat:

1. Adja össze az összes melléklet méretét.
2. Ha ez több mint körülbelül 36 MB, akkor a WebOké-nál nem fér el egy levélben.
3. Ha kevesebb, akkor az Ön szerverén elfér. Ez azonban csak a történet fele.

A másik fele a fogadó szerver. Annak is van üzenetméret-korlátja, és ez gyakran alacsonyabb 50 MB-nál. Sok szolgáltatás nagyjából 20 és 25 MB közötti méretig fogad üzeneteket, de ez szolgáltatásonként eltér, és változhat is. Ha az üzenete túl nagy a címzett számára, hibaüzenetet kap vissza, gyakran 552-es kóddal vagy a „message too big” vagy „message size exceeds” szavakkal. A levele ilyenkor el lett küldve, de nem érkezett meg.

Ezért van egy második, óvatosabb ökölszabály is: ha a mellékletek együtt meghaladják a 15-20 MB-ot, és a címzett a saját szervezetén kívül van, inkább válasszon megosztási linket. Így nem kell találgatnia.

Gondoljon arra is, hogy egy nagy mellékletekkel küldött üzenet a Küldöttek mappájában és a címzett postafiókjában is megmarad. Mindkét helyen beleszámít a tárhelybe (5.4. lecke). Ha ugyanazt a 20 MB-os fájlt öt embernek küldi el, akkor ötször szerepel a címzetteknél, és egyszer Önnél.

Kicsinyítés: először a legokosabb nyereség

Mielőtt megosztási linket készítene, nézze meg, lehet-e kisebb a fájl. Nem minden fájl akkora, amekkorának a tartalma alapján lennie kellene.

• A telefonnal vagy fényképezőgéppel készült fotók darabonként gyakran több MB-osak, mert teljes felbontásban vannak elmentve. Képernyőn való megjelenítéshez ennek töredéke is elég. Ha egy fényképet például 2000 pixel szélesre kicsinyít, az általában a sokszorosára kisebb lesz, anélkül hogy a képernyőn különbséget látna. Szinte mindig ez hozza a legnagyobb nyereséget.
• Dokumentumok: egy .docx formátumú árajánlat a beillesztett képek miatt nagy lehet, és a címzettnél néha másképp néz ki. Egy PDF gyakran kisebb, mindenhol ugyanúgy néz ki, és nem lehet véletlenül módosítani.
• A beszkennelt dokumentumok valójában képek. Szkenneljen alacsonyabb felbontásban, vagy fekete-fehérben, ha nincs szükség színekre.
• A tömörítés (zip) szövegfájloknál és táblázatoknál segít, fényképeknél, videóknál és PDF-eknél viszont alig: ezek már eleve tömörítettek.

Videónál a kicsinyítés gyakran nem elég. Egy néhány perces videó könnyen nagyobb 36 MB-nál. Ilyenkor a megosztási link az egyetlen jó megoldás.

A megosztási link: a fájl a helyén marad, a link utazik

Megosztási link használatakor a fájlt egy online tárhelyre teszi, például a Nextcloudba vagy egy másik felhőbe, és csak egy linket küld el. A levél kicsi marad, a címzett akkor tölti le a fájlt, amikor szeretné, Ön pedig később visszavonhatja a linket.

Egy jó megosztási linknek van:

• lejárati dátuma, hogy a fájl ne maradjon évekig nyilvános;
• bizalmas fájloknál jelszava, amelyet más csatornán ad meg (SMS-ben vagy telefonon), nem ugyanabban a levélben;
• csak olvasási joga, hacsak a másik félnek nem kell valóban visszatöltenie valamit.

Egy csapda: a jelszó nélküli megosztási link mindenkinek működik, akinél a link megvan. Ha a címzett továbbítja a levelét, akkor a következő címzett is hozzáfér a fájlhoz. Személyes adatoknál vagy árajánlatoknál tehát a jelszó és a lejárati dátum nem luxus.

Egy másik csapda: egyes címzettek nem bíznak a linkekben, ami a sok adathalászat után jogos is (2.4. lecke). Ezért írja meg a levélben, mire számíthatnak: „A Nextcloudunkra mutató linket kap, a fájl neve foto's-bruiloft.zip, és a link június 1-jéig működik.”

Elfelejtett mellékletek és egy névjegykártya

Ki ne írta volna már, hogy „lásd a mellékletet”, aztán semmit sem csatolt? A webmail figyelmeztetheti: az Emlékeztessen az elfelejtett csatolmányra beállítással Küldéskor ellenőrzi, hogy a szövege tartalmaz-e olyan szavakat, mint a „melléklet”, miközben nincs csatolmány. Ez az emlékeztető alapértelmezés szerint ki van kapcsolva; a Beállítások > Üzenetek írása menüpontban kapcsolhatja be.

A vCard csatolása funkcióval a címjegyzéke egyik kapcsolatát névjegykártyaként (.vcf fájlként) küldheti el. A címzett egy kattintással felveheti a saját címjegyzékébe. Hasznos, ha valakinek egy kolléga vagy beszállító adatait szeretné átadni. A vCardról bővebben a 7.2. leckében olvashat.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

Az Új üzenet képernyőn felül a Csatolás gombbal vagy jobb oldalt a Fájl csatolása gombbal adhat hozzá mellékletet, de egy fájlt a jobb oldali mezőbe is behúzhat. Ott látja a maximális fájlméretet is. Az elfelejtett mellékletekre figyelmeztető emlékeztető a Beállítások > Üzenetek írása menüpontban található. A Roundcube kézikönyv leírja a lépéseket. Más webmailekben hasonlóan működik, de az üzenetenkénti korlát szolgáltatónként eltér.

Összefoglalás

• A mellékleteket base64 kódolással szövegként csomagolják be, ezért nagyjából egyharmaddal nagyobbak lesznek (3 bájtból 4 karakter lesz).
• A WebOké-nál egy üzenet 50 MB lehet; ez körülbelül 36 MB mellékletnek felel meg.
• A fogadó szerverek gyakran kevesebbet fogadnak el; nagy fájloknál külső címzett esetén inkább megosztási linket használjon.
• Először kicsinyítse a fényképeket, és alakítsa a dokumentumokat PDF-be; a tömörítés fényképeknél és videóknál nem segít.
• A megosztási link kapjon lejárati dátumot, bizalmas fájloknál pedig jelszót, amelyet más csatornán ad át.

Kvíz

Feladat

A3.3 feladat: Elfér egy levélben? Induljon ki a WebOké-nál érvényes ökölszabályból: körülbelül 36 MB melléklet fér el egy 50 MB-os üzenetben, mert a base64 mindent nagyjából egyharmaddal nagyobbá tesz. Az 1-3. helyzetnél válassza az „elfér” vagy a „nem fér el, megosztási link” lehetőséget. (1) Sanne két PDF-et küld Ahmednek: a 3 MB-os árajánlatot és az 5 MB-os virágtervet. (2) Daan egy videót szeretne küldeni Sannénak egy esküvői virágív felépítéséről; a fájl 120 MB. (3) Sanne tizenkét fényképet szeretne küldeni Ahmednek korábbi menyasszonyi csokrokról, mindegyik 3,5 MB, közvetlenül a fényképezőgépéről, egyetlen levélben. 4. kérdés: Sannénak egy másik levélhez helyet kell felszabadítania, és egy fájlt előbb kicsinyíthet. Melyik fájlt választja: (a) offerte-bruiloft.pdf, 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg, 9 MB, közvetlenül a fényképezőgépről, (c) prijslijst.docx, 0,2 MB? A program összeveti a négy válaszát a megoldókulccsal, és helyzetenként megmutatja a számítást.

Bővebben olvasva

Ahol webmailes lépések szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 4.3: Csatolmányok küldése
• Elutasított e-mail: az üzenet mérete túl nagy
• Hibaüzenetek megoldva 1.6: 552: megtelt postafiók vagy túl nagy üzenet
• Ingyenes tanfolyam: E-mail rendben: beállítás és megfelelő kézbesítés 3.2: Tárhely, kvóta és a megtelt postafiók
• RFC 2045, a MIME 1. része, 6.8. szakasz a base64-ről (angol nyelven): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045