Egy e-mail, amelyet el is olvasnak

Modul 3: Levelek írása · Olvasási idő: 11 perc

Tanulási cél: A lecke után olyan e-mailt tud írni, amelyet gyorsan megértenek: a tárgy elárulja, mi a teendő, a kérdés az elején áll, a felépítés rendezett, az idézet segít, és tudatosan választ az egyszerű szöveg és a formázott levél között.

Kulcsfogalmak: tárgysor, kulcsmondat, levelenként egy téma, idézés, válasz az idézet alatt vagy felett, egyszerű szöveg, HTML-szerkesztő, multipart/alternative, hangnem, Olvasási visszaigazolás

Az olvasók először csak átfutják

Aki megnyitja a leveleit, nem olvas fentről lefelé. Az üzenetlistában lát egy nevet és egy tárgyat, talán megnyitja a levelet, elolvassa az első sorokat, majd dönt: most foglalkozik vele, később, vagy egyáltalán nem. A jó e-mail erre a néhány másodpercre készül. Ez nem szép mondatok kérdése, hanem a sorrendé: a legfontosabb kerüljön előre.

Két dolog dönti el, hogy a levele túléli-e ezt az első pillantást: a tárgy és az első mondat.

A tárgy: összefoglalás teendővel

A tárgysor az egyetlen, amit a címzett a megnyitás előtt lát, és az egyetlen, amire később keres. A "Kérdés", az "Info" vagy a "Re: Re: Fwd: árajánlat" semmit sem mond. A jó tárgy két kérdésre felel: miről szól a levél, és mit vár a címzettől?

• Rossz: vraagje
• Jobb: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Legjobb: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

Az utolsó tárgyban van egy dátum és egy teendő. Ahmed megnyitás nélkül is tudja, hogy döntenie kell, és azt is, hogy meddig. Hat hónappal később Sanne a "bruiloft" (esküvő) vagy a "tafels" (asztalok) szóra keresve találja meg újra a levelet (5.3. lecke).

Ha a beszélgetés témája megváltozik, módosítsa a tárgysort is. Egy "Árajánlat" nevű levélváltás, amely már egy panaszról szól, megtalálhatatlan.

Az első mondat maga a kérdés

Kezdje azzal, amiről a levél szól: a kérdéssel, a döntéssel vagy a hírrel. A háttér csak ezután jön. Ezt kulcsmondatnak is nevezik. Hasonlítsa össze ezt: "Remélem, minden rendben, itt nagy a forgalom anyák napja miatt, Daan szabadságon volt, és még egyszer átnéztem az árajánlatot..." ezzel: "Ahmed, május 1. előtt jeleznél nekem két dolgot: a színeket és az asztalok számát?" A második változatra Ahmed egyetlen lépésben válaszolhat. A barátságos bevezetés nyugodtan maradhat, de ne a kérdés elé tegye.

Néhány szabály, amely ebben segít:

• Levelenként egy téma. Ha egy levélben két téma szerepel, a második gyakran feledésbe merül. Ráadásul így a levelet nem lehet egyetlen mappába archiválni, sem a megfelelő személynek továbbítani.
• Rövid bekezdések, köztük üres sorral. Egy tizenöt soros szövegtömböt senki sem olvas el telefonon.
• Több kérdése van? Számozza meg őket. Így a címzett ennyivel is válaszolhat: "1. pasztell, 2. tizennégy asztal".
• Adjon meg határidőt, ha szüksége van valamire, és mondja meg, miért ("így időben meg tudom rendelni a kertészetből").
• A következő lépéssel zárjon, ne három felkiáltójellel.

Idézés: csak ami segít

Ha egy levélre válaszol, a webmail az eredeti üzenetet idézetként beilleszti a válaszába: egyszerű szövegnél minden sor elé egy > jelet tesz, formázott levélnél egy függőleges vonalat. Az idézet hasznos: a címzett látja, mire reagál. Hosszú levélváltásnál azonban az idézet körről körre nő, míg végül a kétsoros válasza négy képernyőnyi szöveg alatt eltűnik.

Ezért törölje, ami nem szükséges. Csak azt a mondatot hagyja meg, amelyre reagál, és írja alá a válaszát. Ezt soron belüli válasznak nevezik:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Hogy az idézet felett vagy alatt kezdi-e, az megállapodás kérdése. Üzleti levelezésben az idézet fölé írás vált megszokottá, mert így a legújabb van legfelül. Műszaki levelezőlistákon az idézet alá vagy a sorok közé írás a szokás. Válassza azt, ami illik azokhoz, akikkel levelez, és legyen következetes. A webmailben ezt a Beállítások > Üzenetek írása > Válasznál pontban választhatja ki.

Egy csapda: az idézett levélváltásban néha olyasmi is szerepel, amit az új címzettnek nem kell olvasnia, például egy belső megjegyzés vagy egy telefonszám. Mielőtt valakit hozzáad vagy továbbítja a levelet, olvassa át az idézetet.

Egyszerű szöveg vagy formázás?

Egy e-mail kétféleképpen készülhet.

• Egyszerű szöveg: csak betűk, nincs félkövér, szín vagy kép a szövegben. Mindenhol ugyanúgy érkezik meg, kicsi, és minden képernyőn jól olvasható, egy egyszerű levelezőalkalmazásban vagy képernyőolvasóval is.
• HTML (formázás): félkövérrel, címsorokkal, színekkel, szavak mögé tett hivatkozásokkal és képekkel. Az a levelezőprogram, amely formázott levelet küld, általában egy egyszerű szöveges változatot is mellékel ugyanabban az üzenetben. Ezt multipart/alternative formátumnak nevezik: a címzett azt a változatot kapja, amelyet a programja a legjobban meg tud jeleníteni.

A formázásnak akkor van értelme, ha a tartalmat segíti: egy időpontokat tartalmazó táblázat, egy címsor minden rész felett, egy félkövérrel kiemelt határidő. Nincs értelme, ha csak díszítés: színes betűk, háttér vagy öt különböző betűtípus. A formázás el is veszhet, vagy másként érkezhet meg, például ha a címzett csak egyszerű szöveget olvas. Ezért a jelentést soha ne csak egy színnel fejezze ki ("a piros dátumok már foglaltak").

A WebOké webmailjében alapértelmezés szerint egyszerű szövegben ír. A HTML-szerkesztőt üzenetenként a szövegmező bal felső sarkában lévő, képet ábrázoló gombbal kapcsolhatja be, alapértelmezésként pedig a Beállítások > Üzenetek írása pontban.

Hangnem, átolvasás és az Olvasási visszaigazolás

Az e-mailből hiányzik a hangja és az arca. Egy rövid mondat, amelyet Ön hatékonynak szán, a másik félnek nyersnek tűnhet. Néhány ökölszabály: köszönjön és köszönjön el, a "muszáj" helyett kérjen ("meg tudná...?"), soha ne írjon olyat, amit személyesen nem mondana a címzettnek, és ha dühös, várjon a küldéssel. Ha a piszkozatot félreteszi, és egy óra múlva újra átolvassa (3.4. lecke), sok bosszúságot megelőzhet.

Mielőtt a Küldés gombra kattint, olvassa át még egyszer: jó a címzett, jó a tárgy, a kérdés az elején áll, és ott van a melléklet (3.3. lecke)?

Az Olvasási visszaigazolás beállítással arra kéri a címzettet, hogy jelezze, ha megnyitotta a levelét. Ezt mértékkel használja. A címzett egy kérdést lát a képernyőn, elutasíthatja, és sok program soha nem küld visszaigazolást. A hiányzó visszaigazolás tehát semmit sem jelent. Ha ráadásul minden levélhez visszaigazolást kér, az bizalmatlannak tűnik. Ha biztosan tudni szeretné, hogy valami megérkezett, egyszerűen kérdezzen rá a szövegben.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

Azt, hogy az idézet felett vagy alatt válaszol, a Beállítások > Üzenetek írása pontban választhatja ki. Itt állíthatja be azt is, hogy alapértelmezés szerint formázva írjon-e. A HTML-szerkesztőt üzenetenként a képet ábrázoló gombbal kapcsolhatja be. Az Olvasási visszaigazolást az Új üzenet képernyő jobb oldalán, a beállítások között találja. A Roundcube kézikönyv lépésről lépésre bemutatja a gombokat. Más webmailekben és levelezőprogramokban a beállítások neve hasonló, az írás szabályai pedig mindenhol érvényesek.

Összefoglalás

• Az első pillantásra írjon: a tárgy és az első mondat dönti el, hogy elolvassák-e a levelét.
• A jó tárgy elárulja, miről szól a levél és mit vár, lehetőleg dátummal.
• Levelenként egy téma, rövid bekezdések, számozott kérdések és egyértelmű következő lépés.
• Csak azt idézze, ami segít; válassza az idézet feletti vagy alatti választ, és tartsa magát hozzá.
• Formázást csak akkor használjon, ha a tartalmat segíti; Olvasási visszaigazolást legfeljebb kivételesen kérjen.

Kvíz

Feladat

D3.2. feladat: Egy kusza e-mail átírása. Nyissa meg a slechte-mail.txt anyagot: ez Sanne levele Ahmednek "vraagje" (kérdés) tárggyal, amelyben négy téma keveredik, és a valódi kérdés csak a végén jön. Írja át a webmailben új üzenetként, saját magának címezve (ne küldje el másnak). Használja ezt az ellenőrzőlistát: a tárgy elárulja, miről szól a levél, mi a teendő és meddig; az első mondat maga a kérdés; a kérdések számozottak; a témához nem tartozó dolgok kikerültek (vagy külön levélbe kerültek); a Címzett mezőben csak az szerepel, akinek válaszolnia kell; a levél rövidebb az eredetinél. Ezután válaszoljon: az eredeti levél melyik mondata volt valójában a lényeg, mit hagyott ki és miért, és Daan a Címzett, a Másolat (Cc) mezőbe tartozik, vagy egyáltalán nem kell szerepelnie? Végül vesse össze a feladathoz tartozó mintamegoldással.

Bővebben olvasva

Ahol a webmail lépései szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 4.2: Válasz és továbbítás
• Roundcube Webmail 4.4: Formázás, piszkozatok és további beállítások
• Roundcube Webmail 10.1: A legfontosabb beállítások
• Roundcube Webmail 9.1: Keresés a levelek között