Több cím és postafiók

Modul 4: Ön mint feladó · Olvasási idő: 11 perc

Tanulási cél: A lecke végére Ön ismeri a cím és a postafiók közötti különbséget, minden helyzetben ki tudja választani a több cím kezelésének négy módja közül a legjobbat, és jó megállapodásokat tud kötni egy közös postafiók használatáról.

Kulcsfogalmak: postafiók, cím, alias, átirányító cím, további azonosító, másik postafiók csatolása, váltómenü, privát ablak, levelezőprogram, közös postafiók, jelzők

A cím nem azonos a postafiókkal

Sokan felváltva használják az „e-mail-cím” és a „postafiók” kifejezést. Ebben a leckében azonban fontos a különbség.

• A postafiók tárhely a szerveren, saját mappákkal, saját tárhelykorláttal és saját jelszóval. Ebbe Ön bejelentkezik.
• A cím csupán egy név, amelyre levelek érkeznek. Minden postafióknak van címe, de egy címhez nem kell saját postafiók. A saját tárhely nélküli, leveleket továbbküldő címet átirányító címnek (vagy aliasnak) nevezzük. Ebbe nem lehet bejelentkezni.

Példa: a sanne@example.com egy postafiók. Az info@example.com lehet egy második postafiók, saját jelszóval és saját mappákkal. De lehet egy átirányító cím is, amely minden levelet a sanne@ címre irányít át. Annak, aki levelet ír, ez mindegy. Sanne számára viszont nem: az első esetben két helyen kell néznie a leveleit, a második esetben minden egyetlen Érkezettek mappába érkezik.

Hogy melyiket választja, egyetlen kérdésen múlik: a leveleknek külön helyen kell maradniuk, vagy elég, ha valakinél beérkeznek? A könyvelésnek szóló levelek, amelyeket a könyvelőnek és később az utódjának is olvasnia kell, saját postafiókba valók. A bestellingen@ címre érkező levelek, amelyek amúgy is mindig Sanne-hoz kerülnek, mehetnek egy átirányító címre.

Négy mód több cím kezelésére

1. További azonosító átirányító címmel

Ha egy második cím levelei amúgy is Önhöz érkeznek, akkor ezt a címet átirányító címmé alakítja a saját postafiókjára, és a webmailben létrehoz egy további azonosítót (4.1. lecke). Mindent egy helyen olvas, és a Feladó mezőben választja ki, melyik címről válaszol. A szerver feladóellenőrzése ezt engedi, mert a cím az Ön postafiókjára irányít át.

Mire jó: egy személy, több címmel. Nem jó, ha az adott cím leveleit külön kell megőrizni.

2. Másik postafiók csatolása és váltás

Ha valóban két postafiókja van, mindkettő saját jelszóval, akkor a másodikat hozzákapcsolhatja egy további azonosítóhoz. Ehhez megadja a második postafiók szervernevét, címét és jelszavát. Ezután a mappái felett megjelenik egy váltómenü: egy kattintással a másik postafiókban van, annak saját mappáival és leveleivel, újbóli bejelentkezés nélkül. Amit ilyenkor elküld, az abból a postafiókból megy ki, és annak saját Küldöttek mappájába kerül.

Mire jó: annak, aki rendszeresen két vagy három postafiókban dolgozik, és nem akar folyton kijelentkezni. Figyelem: ha később megváltoztatja a csatolt postafiók jelszavát, azt az azonosítónál is módosítsa. A WebOké webmailjében csak a WebOké-nál lévő postafiókokat lehet csatolni.

3. Két postafiók egymás mellett, privát ablakban

A böngésző ablakonként megjegyzi, ki van bejelentkezve (1.3. lecke). Ha privát ablakot nyit (a Chrome-ban és az Edge-ben inkognitó ablakot), annak saját, üres munkamenete lesz. Ott bejelentkezhet egy második postafiókba, miközben az első nyitva marad a szokásos ablakban. Ha bezárja a privát ablakot, ez a bejelentkezés megszűnik.

Mire jó: ha néha gyorsan bele kell néznie egy másik postafiókba, beállítás nélkül. Nem praktikus, ha ezt minden nap megteszi.

4. Levelezőprogram több fiókkal

Egy levelezőprogram, például a Thunderbird, az Outlook vagy az Apple Mail, több fiókot jelenít meg egymás mellett, egyetlen listával az olvasatlan levelekről és értesítésekkel mindenről. IMAP-on keresztül működik (1.2. lecke), így ugyanazokat a leveleket látja, mint a webmailben. A leveleket kapcsolat nélkül is olvashatja, például a vonaton.

Mire jó: annak, aki egész nap sok postafiókkal dolgozik. Nyugodtan kombinálhatja a webmaillel.

Közös postafiók több emberrel

Gyakori felállás: az info@example.com egy önálló postafiók, és Sanne és Daan is belenéz. Ez jól működik, ha tudja, hogyan jegyzi meg ezt az IMAP, és köt néhány megállapodást.

A szerver a jelzőket osztja meg: olvasott, megválaszolt, megjelölt. Ha Daan megnyit egy üzenetet, az Sanne-nál is olvasottként jelenik meg. Ha Sanne az info@ címről válaszol rá, az üzenet megkapja a megválaszolt nyilat, és ezt Daan is látja. Az info@ Küldöttek mappája mutatja, mit küldtek az info@ nevében, bárki is küldte.

Éppen itt rejlenek a csapdák:

• Az „olvasott” nem jelenti azt, hogy „elintézve”. Daan megnyit egy levelet, látja, hogy Sanne-nak szól, és otthagyja. Sanne olvasottnak látja, és átugorja. Senki sem válaszol.
• Kétszeres válasz. Sanne és Daan egyszerre nyitja meg ugyanazt a kérdést, és mindketten válaszolnak, kicsit eltérő információval.
• Válasz rossz postafiókból. Daan a saját postafiókjából küld választ az info@ helyett. Így a válasz nem kerül a közös Küldöttek mappába, és Sanne nem tudja, hogy már elintézték.

Néhány megállapodás, amely ezt megelőzi:

1. Aki elvállal egy levelet, megjelöli (a jelzővel), vagy áthelyezi egy „Folyamatban” mappába. Aki megjelölt levelet lát, nem nyúl hozzá.
2. A válaszok mindig az info@ címről mennek ki, hogy a közös Küldöttek mappában legyenek. Aki a saját postafiókjából válaszol, az info@ címet Másolatba (Cc) teszi.
3. Ami elintéződött, az az Archiválás mappába kerül. Az Érkezettek mappában csak az van, amivel még teendő van (5.2. lecke).
4. Mindenkinek saját azonosítója van az info@ címen belül, például „Daan | Bloemenatelier Example”, hogy az ügyfél tudja, ki válaszol.

Még egy utolsó pont: ha az info@ jelszavát több emberrel megosztja, akkor egy kolléga távozásakor meg kell változtatnia, és közölnie kell a többiekkel. Csatolt postafióknál (2. módszer) ezután az azonosítónál is módosítsa.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

További azonosítót a Beállítások > Azonosítók > Létrehozás menüpontban hozhat létre. Itt található a Másik postafiók csatolása rész is, az Engedélyezés lehetőséggel és a második postafiók adataival. Mentés után a mappái feletti váltómenüvel válthat. Átirányító címet és új postafiókot a tárhely kezelőpaneljén hozhat létre (a WebOké-nál ez a DirectAdmin). Privát ablakot a Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) vagy a Ctrl+Shift+P (Firefox) billentyűkombinációval nyithat. A Roundcube kézikönyv leírja a lépéseket. Más webmailekben hasonlóan működik; a Gmail és az Outlook.com például saját módon teszi lehetővé egy második fiók hozzáadását.

Összefoglalás

• A postafióknak saját tárhelye és jelszava van; az átirányító cím csak egy cím, amely továbbküldi a leveleket.
• További azonosító átirányító címmel: egy személy, több cím, minden egy helyen.
• Másik postafiók csatolása: váltás valódi postafiókok között újbóli bejelentkezés nélkül.
• Privát ablak az alkalmankénti használatra, levelezőprogram annak, aki egész nap sok postafiókkal dolgozik.
• Egy közös postafiókban minden felhasználó osztozik a jelzőkön; egyezzenek meg, ki mit vállal el, és a közös címről válaszoljanak.

Kvíz

Feladat

Feladat A4.3: Melyik megoldás illik hozzá? Olvassa el a négy helyzetet, és válassza ki mindegyikhez a legjobb módszert: „további azonosító átirányító címmel”, „másik postafiók csatolása”, „privát ablak” vagy „levelezőprogram”. (1) Sanne a bestellingen@example.com címről is szeretne levelet küldeni; ennek a címnek nincs saját postafiókja, és minden neki szóló levél nyugodtan érkezhet Sanne saját Érkezettek mappájába. (2) Daannak saját postafiókja van, és ő kezeli a boekhouding@example.com postafiókot is, amelynek saját jelszava van, és ugyanannál a szolgáltatónál található; Daan a webmailben dolgozik, és naponta többször szeretne egy kattintással váltani a kettő között, újbóli bejelentkezés nélkül. (3) Sanne a saját laptopján egyszer szeretne belenézni egy gyakornok postafiókjába, a saját postafiókja mellett, beállítás nélkül, és utána a laptop ne jegyezzen meg semmit. (4) Daan egész nap négy postafiókkal dolgozik, mind a négyhez értesítést szeretne új levél érkezésekor, és a vonaton kapcsolat nélkül is szeretné olvasni a leveleit. Minden helyzethez a legördülő mezőkből választ; a program összeveti a válaszait a megoldókulccsal, és helyzetenként elmagyarázza, miért.

Bővebben olvasva

Ahol a webmail lépései szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 5.3: Küldés másik címről
• Roundcube Webmail 5.4: Több postafiók használata
• Levélküldés több aliascímről, hibaüzenet: Account xxx can not send emails from
• Új e-mail-cím/postafiók létrehozása
• E-mail továbbítása egy másik címre (forwarders, catch-all nem ajánlott)
• Ingyenes tanfolyam: E-mail rendben: beállítás és megfelelő kézbesítés 3.3: Álnevek, átirányítás és catch-all: hasznos, de kockázatos
• IMAP vagy POP3: mi a különbség, és melyiket érdemes választania?