Importálás, exportálás és költöztetés

Modul 7: Az Ön címjegyzéke · Olvasási idő: 9 perc

Tanulási cél: A lecke után át tudja vinni a kapcsolatait fájlként a webmailbe és onnan ki, tudatosan választ a vCard és a CSV között, és elkerüli a duplikátumokat és az elveszett csoportokat.

Kulcsfogalmak: vCard (.vcf), CSV, mezők hozzárendelése, csoport-hozzárendelés (CATEGORIES), duplikátumok, A teljes címjegyzék cseréje, biztonsági mentés, CardDAV

A címjegyzéke nem költözik magától

Ha a levelezését egyik szolgáltatótól a másikhoz költözteti, az üzenetei és a mappái általában átkerülnek: ezek az IMAP-szerveren vannak, és egy költöztetőeszköz átmásolja őket. A címjegyzéke viszont máshol van. A webmailben ez egy saját lista, amely a webmailhez tartozik, nem a postafiókjához. A levelezés költöztetése tehát nem viszi magával. Ugyanez fordítva is igaz: aki a Gmailről vagy az Outlookról új postafiókra vált, az hátrahagyja a kapcsolatait, amíg maga át nem viszi őket.

Az átvitel fájllal történik. A régi programból exportál, kap egy fájlt, és ezt a fájlt importálja az újba. Kétféle fájllal találkozik gyakran.

vCard: a névjegykártya

A vCard egy szövegfájl .vcf kiterjesztéssel. Minden névjegy BEGIN:VCARD sorral kezdődik és END:VCARD sorral végződik. A kettő között soronként egy adat áll, előtte egy rögzített névvel. Így néz ki Ahmed névjegye:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Ahmed Benali
N:Benali;Ahmed;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:ahmed@example.net
ORG:Example Groothandel
TEL;TYPE=WORK:+31 20 123 4567
CATEGORIES:Klanten
END:VCARD

• A VERSION megmondja, hogy a formátum melyik verziójáról van szó. A 4.0-s verziót az RFC 6350 írja le; a 3.0-s régebbi, de szinte minden program használja és olvassa még. A webmail 3.0-s verzióban exportál.
• Az FN a teljes név úgy, ahogy látja, az N pedig a név részekre bontva (vezetéknév, utónév).
• A EMAIL, a TEL és a ORG magától értetődő. Egy névjegyen több cím és telefonszám is lehet.
• A CATEGORIES a csoportok sora. Ha Ahmed benne van a "Klanten" (Ügyfelek) csoportjában, a webmail exportáláskor ide írja.

Egy .vcf fájl tartalmazhat egyetlen névjegyet vagy több százat egymás után. A vCard előnye: minden mező jelentése rögzített. A programnak nem kell kitalálnia, mi a telefonszám.

CSV: táblázat megállapodások nélkül

A CSV (comma-separated values, vesszővel elválasztott értékek) egy szövegként tárolt táblázat: az első sor az oszlopneveket tartalmazza, minden további sor egy személy, az értékek között vesszővel vagy pontosvesszővel. Megnyithatja táblázatkezelőben. Ez kényelmes egy lista rendbetételéhez, de van egy hátránya: nincs rögzített megállapodás az oszlopokról. A Google másképp nevez el egy oszlopot, mint az Outlook, a magyar nyelvű Outlook pedig megint másképp, mint az angol nyelvű.

Ezért a webmailnek CSV-fájlnál hozzá kell rendelnie az oszlopokat a saját mezőihez. Ha egy oszlopot nem ismer fel, megkérdezi Önt, melyik oszlop melyik mezőhöz tartozik. Ellenőrizze alaposan ezt a hozzárendelést. Klasszikus hiba: a munkahelyi címet tartalmazó oszlop nincs hozzárendelve, és száz kapcsolatot kap e-mail cím nélkül.

Még két buktató a CSV-nél:

• Furcsa karakterek. Ha importálás után "Müller" jelenik meg "Müller" helyett, a fájl nem UTF-8 kódolással lett mentve. Mentse el újra a táblázatkezelőben CSV formátumban, UTF-8 kódolással, és importálja újra.
• Elválasztó karakter. Ahol a tizedesjel vessző (például a holland vagy a magyar beállításoknál), a táblázatkezelő gyakran pontosvesszőt használ. Ha minden egyetlen oszlopba kerül, a program rosszul olvasta be az elválasztó karaktert.

Ha választhat, válassza a vCardot. A Google Névjegyek, az Outlook és az Apple Kontaktok egyaránt tud vCard és CSV formátumban is exportálni.

Importálás kár nélkül

A Kapcsolatok > Importálás menüpontban választja ki a fájlt. Alatta két beállítás található, amelyek eldöntik, hogy rendezett lesz az importálás, vagy rendetlen címjegyzék lesz belőle.

A Csoport hozzárendelések importálása határozza meg, mit kezd a webmail a fájlban lévő csoportokkal (a CATEGORIES sorokkal):

A teljes címjegyzék cseréje először mindent töröl, ami a címjegyzékben van, majd a fájl tartalmát teszi a helyére. Ez csak akkor jó, ha a fájl valóban mindent tartalmaz, amit meg szeretne tartani. Alapértelmezésként hagyja kikapcsolva.

És mi a helyzet a duplikátumokkal? Ha már van kapcsolat ugyanazzal az e-mail címmel és ugyanazzal a névvel, a webmail importáláskor kihagyja. Ha a név másképp van írva ("Ahmed Benali" és "A. Benali"), nem ismeri fel duplikátumként, és a személy kétszer kerül be. Ha tehát véletlenül kétszer importálja ugyanazt a fájlt, az nem nagy baj. Ha viszont két forrásból importál eltérő írásmódokkal, utána tegyen rendet.

Egy példa. Sanne egy régi levelezőprogramról vált. Ott vCard formátumban exportálja a kapcsolatait, 212 névjegyet. A "Mind (csoport létrehozása, amennyiben szükséges)" beállítással importál, és "A teljes címjegyzék cseréje" kikapcsolva marad. Utána visszalátja a régi "Klanten" (Ügyfelek) és "Leveranciers" (Beszállítók) csoportjait, és rákeres néhány névre, amely mindkét programban megvolt, hogy eltávolítsa a duplikátumokat.

Ha egy névjegyet levélmellékletként kap, nem kell előbb elmentenie: a webmail egy .vcf mellékletnél gombot mutat, amellyel hozzáadhatja a címjegyzékéhez.

Exportálás biztonsági mentésként

Exportálni a Kapcsolatok > Export menüpontban lehet. Egyetlen .vcf fájlt kap az összes kapcsolatával; a mellette lévő nyíllal választhat az Összes exportálása és a Kijelöltek exportálása (csak a kijelöltek) között. Ha a kapcsolatai csoportokban vannak, ezek CATEGORIES sorként szerepelnek a fájlban. Nyissa meg a fájlt egy szövegszerkesztőben, és ellenőrizze: ha látja a csoportneveket, egy importálásnál ezek is átkerülnek.

Az exportálás egyben a biztonsági mentése is. A levelei a szerveren vannak, és a szerverről készül biztonsági mentés, a címjegyzékét viszont egyetlen rossz kattintással törölheti A teljes címjegyzék cseréje beállítással. Évente néhány exportálás, biztonságos helyen megőrizve, egy percbe kerül. Ne feledje azonban: egy ilyen fájl személyes adatokat tartalmaz. Ne hagyja szanaszét a Letöltések mappában vagy egy megosztott mappában.

A telefonján lévő címjegyzék egy másik címjegyzék

A telefonján lévő kapcsolatok és a webmail címjegyzéke két külön lista. Egy új kapcsolat a telefonján nem jelenik meg magától a webmailben, és fordítva sem. A levelezőprogramja IMAP-pal csak a leveleit tölti le, a kapcsolatait nem.

Ha minden eszközén egyetlen címjegyzéket szeretne, CardDAV kell hozzá: egy szabvány a kapcsolatok szinkronizálására egy szerver és az eszközei között. A Nextcloud például tudja ezt, és a telefonok és levelezőprogramok is támogatják. A WebOké webmailje nem szinkronizál CardDAV-val; ott importálást és exportálást használ. Válasszon tehát egyetlen helyet hiteles forrásként, és onnan vigyen át időnként egy exportot.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

Az Importálás és az Export a Kapcsolatok oldal tetején található. Importálni .vcf vagy CSV fájlt lehet. A lépésenkénti leírás a Roundcube-kézikönyvben található (8.3). Más webmailekben hasonlóan működik: a Gmail és az Outlook.com is kínál importálást és exportálást a kapcsolatainál, általában ugyanezzel a két fájltípussal.

Összefoglalás

• A címjegyzéke a levelezés költöztetésekor nem költözik magától: vigye át exportálással és importálással.
• A vCard (.vcf) rögzített mezőket használ, a csoportokat CATEGORIES sorként tárolja; a CSV egy táblázat, amelynek oszlopait hozzá kell rendelni a mezőkhöz.
• Hagyja kikapcsolva A teljes címjegyzék cseréje beállítást, a csoportoknál pedig tudatosan válasszon: Nincs, Mind vagy Csak már létező csoportoknak.
• A webmail csak azonos cím és azonos név esetén ismeri fel a duplikátumokat; importálás után tegyen rendet.
• Az export a biztonsági mentése, és személyes adatokat tartalmaz; a telefonján lévő címjegyzék egy másik lista.

Kvíz

Feladat

A7.2 feladat: Az Ön címjegyzékének ellenőrzése. Exportálja a címjegyzékét a webmailben (Kapcsolatok > Export; egy .vcf fájlt kap), és töltse fel. Ha még kevés kapcsolata van, előbb hozzon létre legalább hármat, és legalább egyet tegyen egy csoportba. A program a fájlt csak a memóriában olvassa be, és semmit nem tárol. Ellenőrzi: legalább 3 névjegy van benne; a verzió 3.0 vagy 4.0; minden névjegyen van név (FN) és e-mail cím; nincsenek duplikátumok (ugyanaz az e-mail cím két névjegyen); és van legalább egy csoport (CATEGORIES, különben narancssárga). Csak számokat lát, például "24 névjegy, 2 e-mail cím nélkül, 1 duplikátum", neveket vagy címeket soha. Zöld, ha minden rendben van; narancssárga, ha hiányzik a csoport, ha vannak név vagy e-mail cím nélküli névjegyek, vagy ha vannak duplikátumok; piros, ha 3-nál kevesebb névjegy van, vagy ismeretlen a verzió.

Bővebben olvasva

Ahol a webmailben végzett lépések szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 8.3: Kapcsolatok importálása és exportálása
• Roundcube Webmail 8.2: Csoportok létrehozása
• Postafiók vagy törölt e-mailek visszaállítása a biztonsági mentésből
• RFC 6350, vCard Format Specification (angol nyelvű): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6350
• Je adresboek verhuizen van Gmail of Outlook naar de webmail