Címzett, Cc, Bcc és Válaszcím

Modul 3: Levelek írása · Olvasási idő: 11 perc

Tanulási cél: A lecke után minden címzettnél tudatosan választ a Címzett, a Cc és a Bcc között. Tudja, mit tesz pontosan a Válasz mindenkinek, a Válaszcím és a továbbítás, és megelőzi, hogy e-mail-címek szivárogjanak ki.

Kulcsfogalmak: Címzett, Cc (Másolat), Bcc (Titkos másolat), boríték, Válasz mindenkinek, Válasz a listának, Válaszcím (Reply-To), Hírcsoport válasz, továbbítás csatolmányként, adatvédelmi incidens, napi korlát

Három mező, három szerep

Levélírás közben alapértelmezés szerint egy mezőt lát a címzetteknek. A mellette lévő pluszjellel további mezőket adhat hozzá. Ezek a mezők nem díszítések: mindegyik mond valamit a címzettnek a szerepéről.

A Címzett mező azoknak szól, akiknek tenniük kell valamit, vagy akiktől választ vár. Ha három embert ír ide, mindhárman megszólítva érzik magukat. Vagy éppen egyikük sem, mert mindenki azt hiszi, hogy majd a másik intézi. Ezért lehetőleg egy embert írjon a Címzett mezőbe, vagy az első mondatban nevezze meg, ki mit tesz.
A Cc (carbon copy, azaz másolat; a webmailben Másolat) azoknak szól, akik csak olvassák a levelet. Akit a Cc mezőbe ír, annak nem kell semmit tennie, de tudja, mi történik. A Cc mezőben szereplőket minden címzett látja.
A Bcc (blind carbon copy; a webmailben Titkos másolat) azoknak szól, akik olyan másolatot kapnak, amelyet a többiek nem láthatnak. Aki a Bcc mezőben szerepel, az láthatatlan a Címzett és a Cc mezőben lévők számára, és a Bcc-címzettek egymást sem látják.

Hogyan lehet láthatatlan a Bcc, ha a levél mégis megérkezik ezekhez az emberekhez? Ez a boríték és a fejlécek közötti különbségen múlik, amelyet az 1.1. leckében ismert meg. A levelezőszerver a borítékon szereplő címekre kézbesít (RCPT TO). A To és a Cc fejléc csak szöveg az üzenetben. Bcc esetén a levelezőprogram a címet ráírja a borítékra, de a Bcc fejlécet eltávolítja abból az üzenetből, amelyet a többiek kapnak. Az üzenetformátum szabványa (RFC 5322) pontosan ezt a viselkedést írja le.

A Bcc és a GDPR: egy látható cím adatvédelmi incidens lehet

Egy olyan e-mail-cím, mint az ahmed@example.net, személyes adat: egy azonosítható emberhez tartozik. Ha egyetlen levelet küld negyven ügyfélnek, és mindegyiküket a Címzett vagy a Cc mezőbe írja, akkor minden ügyfél megkapja a másik harminckilenc címét. Ehhez ők soha nem járultak hozzá.

A GDPR az ilyen eseményt adatvédelmi incidensnek nevezi (4. cikk 12. pont): olyan biztonsági hibának, amely többek között a személyes adatok jogosulatlan közléséhez vezet. Hétköznapi nyelven: adatszivárgás. Hogy be kell-e jelentenie a felügyeleti hatóságnak, az az érintett emberekre jelentett kockázattól függ (33. cikk). Egy virágbolt negyven ügyfelének címe más, mint egy adósságokról szóló beszélgetőcsoport negyven résztvevőjének címe: a második esetben már maga a tény is érzékeny információ, hogy valaki szerepel a listán. Ha bizonytalan, rögzítse az esetet, és járjon utána, szükséges-e a bejelentés. A Biztonságosan online tanfolyam részletesebben foglalkozik ezzel.

A szabály egyszerű: ha olyan embercsoportnak ír, akik nem ismerik (és nem is kell ismerniük) egymást, írja őket a Bcc mezőbe, saját magát pedig a Címzett mezőbe. Ez akkor is érvényes, ha a címjegyzékéből választ ki egy csoportot: a webmail ilyenkor az összes címet abba a mezőbe teszi, amelyet használ.

Egy csapda, amelyet kevesen ismernek: az a Bcc-címzett, aki a Válasz mindenkinek gombra kattint, láthatóvá teszi magát. A válasza mindenkihez eljut, aki a Címzett és a Cc mezőben szerepel, és ők hirtelen látják, hogy titkos másolatot kapott. Ha valakit azért ír a Bcc mezőbe, hogy olvassa a levelet, kérje meg, hogy ne válaszoljon. Ha valakit nyíltan szeretne bevonni, használja a Cc mezőt.

Válaszadás: Válasz, Válasz mindenkinek, Válasz a listának

Egy beérkezett üzenetre háromféleképpen válaszolhat.

A Válasz csak a feladónak megy (vagy a Válaszcím mezőben megadott címre, lásd lent).
A Válasz mindenkinek a feladónak és mindenkinek megy, aki a Címzett és a Cc mezőben szerepel. Csak akkor használja, ha valóban mindenkinek szüksége van a válaszára. Húsz embernek írt „Köszönöm!” csak zaj.
A Válasz a listának (a Válasz mindenkinek melletti nyílnál) levelezőlistáról érkezett levelekhez való. A listakezelő szoftver List-Post fejlécet tesz az üzenetbe (RFC 2369), és a webmail ilyenkor a listának küldi a válaszát, nem pedig annak, aki az üzenetet írta.

Ha nem biztos benne, hogy a Válasz vagy a Válasz mindenkinek a megfelelő, küldés előtt nézze meg a Címzett és a Cc mezőt. Pontosan látja, ki kapja meg a levelet. Törölje azokat, akik nem tartoznak bele.

Válaszcím és Hírcsoport válasz

A Válaszcím mezővel (a Reply-To fejléc) azt jelzi: az erre a levélre érkező válaszokat egy másik címen szeretném megkapni. Sanne például a sanne@example.com címről küld egy levelet egy rendelésről, de azt szeretné, hogy a válaszok a közös info@example.com címre érkezzenek, hogy Daan is lássa őket. Ilyenkor a Válaszcím mezőbe az info@example.com címet írja. Ha az ügyfél a Válasz gombra kattint, már az info@ cím szerepel címzettként.

A Válaszcím a csalók kedvelt trükkje is: a feladó rendben lévőnek tűnik, de a válasza egy teljesen más domainre megy (2.4. lecke). Ezért a saját válaszainál is nézze meg időnként, milyen címet tölt ki a webmail.

A Hírcsoport válasz mező (a Mail-Followup-To fejléc) a levelezőlisták világából származik. Azt jelzi vele, hová menjenek egy vita további hozzászólásai, például csak a listára, és ne Önnek személyesen is. Nem minden levelezőprogram veszi figyelembe. Hétköznapi üzleti levelezésben hagyja üresen.

Továbbítás: a szövegben vagy csatolmányként

A Továbbítás gombbal egy beérkezett üzenetet küldhet el valaki másnak. A mellette lévő nyíllal választhatja ki, hogyan:

a szövegben (inline): a régi üzenet idézetként kerül az Ön szövege alá. Hasznos, ha gyorsan tájékoztatni szeretne valakit. A címzett hagyományos levélként olvashatja.
csatolmányként: a teljes eredeti üzenet .eml-fájlként megy tovább, az összes fejléccel együtt. Erre akkor van szükség, ha valakinek látnia kell, honnan érkezett valójában a levél, például ha adathalász levelet továbbít egy ügyfélszolgálatnak.

Továbbításkor figyeljen arra, mi szerepel az idézetben. Egy hosszú levélváltás gyakran tartalmaz címeket, telefonszámokat vagy megállapodásokat olyan emberektől, akik nem tudják, hogy Ön továbbadja ezeket valakinek. Törölje azt, amit az új címzettnek nem kell látnia.

Sok címzett: a napi korlát

A postafiók személyes levelezésre készült, nem hírlevelekre. A visszaélések megelőzése érdekében naponta korlátozott számú levelet küldhet. A WebOké-nál ez a korlát a teljes csomagjára együttesen vonatkozik: az összes postafiókra, a webmailre és a weboldalára. Figyelem: minden címzett számít. Egy üzenet kétszáz címmel a Bcc mezőben kétszáz levélnek számít. Ha rendszeresen nagy csoportot szeretne elérni, használjon hírlevélszolgáltatást. Az a leiratkozást és a rendezett listát is kezeli, ami egy hírlevélhez hozzátartozik. Más szolgáltatóknál is vannak hasonló korlátok.

Példa: egy levél, három mező

Sanne elküldi Ahmednek az esküvői virágokra szóló árajánlatot.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmednek jóvá kell hagynia az ajánlatot, ezért ő a Címzett mezőben szerepel. Daan készíti a virágokat, és olvassa a levelet: Cc. Ahmed látja, hogy Daan is olvassa, és ez így jó, mert lehet, hogy Daan később felhívja. A válaszok az info@ címre érkeznek, amelyet Sanne és Daan is figyel.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

Az Új üzenet ablakban található a Címzett mező. A mező jobb oldalán lévő pluszjellel adhatja hozzá a Másolat, a Titkos másolat, a Válaszcím és a Hírcsoport válasz mezőt. A kis emberalakos gombbal névjegyeket vagy egy csoportot választhat ki a címjegyzékéből. Egy megnyitott üzenet felett található a Válasz, a Válasz mindenkinek (a nyíl alatt a Válasz a listának) és a Továbbítás (a szövegben vagy csatolmányként választással). A lépéseket a Roundcube kézikönyv tartalmazza. Más webmailekben, például a Gmailben vagy az Outlook.com-ban, a gombok neve szinte ugyanaz, és hasonlóan működnek.

Az Új üzenet képernyő a Feladó, Címzett és Tárgy mezőkkel, az üzenet szövegével és a Küldés gombbal — (1) Feladó, (2) Címzett, (3) Tárgy, (4) az Ön üzenete, (5) Küldés

Összefoglalás

A Címzett mező azoknak szól, akiknek tenniük kell valamit, a Cc azoknak, akik olvassák a levelet, a Bcc azoknak, akiknek láthatatlannak kell maradniuk.
A Bcc a borítékon keresztül működik: a cím megkapja a levelet, de a Bcc fejléc nem jut el a többiekhez.
Az egymást nem ismerő emberek látható címe adatvédelmi incidens lehet (GDPR 4. cikk 12. pont); hogy be kell-e jelenteni, az a kockázattól függ (33. cikk).
A Válasz mindenkinek gombot csak akkor használja, ha mindenkinek szüksége van a válaszára; az a Bcc-címzett, aki használja, leleplezi magát.
A Válaszcím egy másik címre irányítja a válaszokat; minden címzett beleszámít a napi korlátba.

Kvíz

Feladat

Feladat A3.1: Kit melyik mezőbe ír? Olvassa el az öt helyzetet, és mindegyiknél döntse el, hogy a megnevezett személy vagy csoport a Címzett, a Cc vagy a Bcc mezőbe tartozik. (1) Sanne elküldi az esküvői virágokra szóló árajánlatot, és azt szeretné, hogy Ahmed jóváhagyja: hová írja Ahmedet? (2) Ugyanebben a levélben Sanne azt szeretné, hogy Daan tudjon a megállapodásról; Daannek nem kell semmit tennie, és Ahmed láthatja, hogy Daan is olvassa: hová írja Daant? (3) Sanne levélben értesít negyven, egymást nem ismerő ügyfelet, hogy a bolt a holland Királynapon zárva tart: hová írja az ügyfeleket? (4) Sanne a futárszolgálatot (planning@example.org) és Daant is megkéri, hogy péntek előtt erősítsék meg, ráérnek-e szombaton; mindkettőjüktől választ vár: hová írja a futárszolgálatot? (5) Sanne válaszol egy ügyfél panaszára, és másolatot szeretne a saját archívumcímére, az archief@example.com címre; ez a cím nem csinál semmit a levéllel, és az ügyfélnek nem kell látnia: hová írja az archief@example.com címet? Minden helyzetnél a legördülő mezőkből választ, és a program összeveti a válaszait a megoldókulccsal. Minden helyzetnél látja, hogy helyes-e a választása, és miért.

Bővebben olvasva

Ahol a webmailben végzendő lépések szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

Sütik a WebOké oldalán

Sütibeállítások

Szükséges

Marketing